Kuinka yksinkertaistaa tehtäviä, jotta voit lopettaa viivyttelyn ja saada enemmän aikaan

Mitä enemmän sinun on tehtävä, sitä vaikeampaa on aloittaa. Ja mitä vaikeampaa aloittaa, sitä enemmän säästämme. Ratkaisu ongelmaan on yksinkertaistaa kaikkea mahdollista. Ainakin Greg McKeon, kirjailija ja yritysvalmentaja, joka työskenteli Googlessa ja Facebookissa, ajattelee niin.

Kirjassa Effortless. Tee siitä helpompaa. ”McKeon selittää, kuinka menestyä ja olla palamatta loppuun. Lifehacker julkaisee kustantamo "MYTH" luvalla kahdeksannen luvun, joka kertoo tavoista yksinkertaistaa tehtäviä.

---

Helmikuussa 1998 Seattlessa Peri Hartman ilmestyi Keskustelusta Peri Hartmanin kanssa 17.4.2020. viisikerroksisesta tiilirakennuksesta, jossa oli Amazon-varasto, tapaamaan Jeff Bezos ja Shel Kafan, yrityksen ensimmäinen työntekijä ja digitaalisen kehityksen johtaja. Ohittuaan muutaman talon hän meni pieneen pubiin kuuluisalla Pike Place Marketilla keskustellakseen kaikesta heidän kanssaan illallisen aikana.

Bezos Pääsin kokoukseen, koska pohdin paljon tilaamista nopeasti kasvavasta verkkokaupastani, mikä ei tuolloin ollut kovin yksinkertaista. Tilauksen tekemiseksi ostajan piti käydä läpi pitkä, monivaiheinen prosessi, mikä oli silloin luonnollista verkkotilauksille.

Sivu, jolle sinun on kirjoitettava nimi - napsauta hiirellä. Sivu, johon sinun on kirjoitettava osoitteen ensimmäinen rivi - napsauta. Kaupunki, postinumero, tyyppi luottokortti, kortin numero ja viimeinen voimassaolopäivä. Laskutusosoitteen kirjoittamista varten minun piti täyttää muutama lisälomake eri sivuilla - klikkaa, napsauta, napsauta! Toimitusosoite - napsauta uudelleen. Automaattinen täydennys -ominaisuutta ei tuolloin ollut, joten ostoksen tekeminen voi viedä muutaman minuutin.

Illallisella, Bezos sanoi Richard L. Brandt, One Click: Jeff Bezos ja Amazon.comin nousu (New York: Portfolio / Penguin, 2011). : ”Meidän on tehtävä tilausjärjestelmästä vähemmän hankala. Jotta ostaja voi tilata tuotteen ilman vaivaa. Sinun tarvitsee vain napsauttaa sitä - ja olet valmis."

Hartman muistelee sitä päivää, ja sanoo, että tehtäväehdot olivat kristallinkirkkaat: "Tavoitteena on yksinkertaistaminen." Bezos ymmärsi: "Mitä enemmän vaiheita teet kassalle, sitä enemmän heillä [ostajilla] on aikaa muuttaa mieltään. Jos järjestät kaiken niin, että käyttäjä voi tehdä ostoksen yhdellä napsautuksella, hän todennäköisemmin tekee sen."

Ajatus verkkokaupoista oli tuolloin vielä uusi ja monet ihmiset pelkäsivät verkko-ostoksia. Pitkä tietojen syöttäminen ja hiiren napsauttaminen oli hankalaa ja paljon ikävämpää kuin se, johon kaikki olivat tottuneet: mene kassalle ja ojenna kortti kassalle. Osoitteen, kortin ja tilinumeron tulostaminen joka kerta oli vaikeus ja ongelma. Tarvittiin suuri läpimurto korvata se kaikki yhdellä napsautuksella.

Tänään yhden napsautuksen ostopäätös näyttää meille itsestään selvältä. Mutta sitten Hartman, koulutettu ja intohimoinen ohjelmoija, vietti kaksi tai kolme kuukautta virtaviivaistamiseen ja yksinkertaistamiseen tilauksen jokaista vaihetta, eikä hänelle edes tullut mieleen, että yhdellä napsautuksella osto voidaan tehdä. "Kukaan ei tehnyt sitä", hän selitti. - Jeff ehdotti: "Tehdään se." Ja teimme."

Amazon on julkaissutMike Arsenault, "Kuinka arvokasta on Amazon's1 - Click Patent? It's Worth Billions, ”Rejoiner, luettu 15. lokakuuta 2020. yhdellä napsautuksella tilauspatentti, joka on antanut hänelle valtavan edun kilpailijoihin verrattuna lähes 20 vuoden ajan. Tätä yksittäistä innovaatiota ei voi liikaa korostaa: se on antanut valtavan panoksen verkkokaupan kehitykseen.

Helpoimmat vaiheet ovat ne, joita et tee.

Olin hämmästynyt siitä, että Hartman oli yksinkertaistanut jokaista kassaprosessin vaihetta kuukausien ajan ajattelematta sitä poista portaat ja yksinkertaistaa itse prosessi. Tämä johtuu siitä, että näiden kahden lähestymistavan välillä on valtava ero.

Niin yksinkertainen kuin vaihe onkin, on helpompi olla ottamatta mitään.

Kun poikani oli 12-vuotias, hän teki tavoitteekseen liittyä partiolaisiin ennen kuin täytti 14. Epäilemättä tavoite oli erittäin kunnianhimoinen, mutta otimme sen yhdessä ja aloimme juhlia edistymistä. Juuri ennen neljäntoista syntymäpäiväänsä hän aloitti loppuprojektin, jossa 40 hengen tiimi henkilö joutui rakentamaan uudelleen 180 jalkaa aidan - edellinen paloi vuosi sitten tulipaloissa Kalifornia. Pojan täytyi vain kirjoittaa projektiraportti. Se tuntuisi helpolta tehtävältä, mutta kahden vuoden jatkuvan työn jälkeen kyllästyimme tähän osaan projektia niin, että siitä tuli helpompaa. lykätä.

Aloitimme projektin työskentelyn etukäteen, ja kun innostus katosi, olimme jo puolessa välissä tavoitetta. Mutta projektin toinen osa näytti pelottavan meitä enemmän kuin ensimmäinen. Emme voineet lakata miettimästä, kuinka raporttia voisi parantaa edelleen: esipuhe täynnä eläviä ja tarkkoja yksityiskohtia, kymmeniä Valokuvat, ammattimainen suunnittelu. Öljyä tuleen lisäsi myös se, että näimme muiden partiolaisten tarttuvia projekteja, jotka piipahtivat niitä monta tuntia. (tai pikemminkin, jonka yli heidän vanhempansa kurkivat monta tuntia), ja ponnistuksen määrä nousi yhä korkeammalle ja edellä.

Joten projekti pysähtyi. Heti kun ajattelimme palata töihin, siitä tuli heti sietämätön. Päivät kuluivat ja jatkuivat ilman mitään edistystä. Kaksi viikkoa myöhemmin, sattumalta, aloin tutkia yksinkertaistamisprosesseja monimutkaisissa rakenteissa. Ja sitten minulle valkeni: monimutkaisimme projektia liikaa. Lisäämällä siihen niin monta askelta, jopa henkisesti, teimme itse jopa yhden seuraavan askeleen vaikeammaksi itsellemme.

Joten astuessamme taaksepäin, kysyimme itseltämme, mitä vähimmäisvaiheita on suoritettava työn suorittamiseksi loppuun. Raporttia varten ei tarvinnut tehdä erityistä puusidontaa. Sinun ei tarvitse sisällyttää kaikkia kuvia. Meidän ei tarvinnut kirjoittaa jokaiselle valokuvalle kilometriä pitkiä kuvauksia tai keksiä epätavallista kantta. Raportin esipuhe ei ole elinikäinen tehtävä.

Lyhyesti sanottuna olemme koonneet yleisen luettelon todella tärkeistä vaiheista: tulosta 20 lausetta tai lainausta. Tulosta ne. Leikata. Liimaa paperille. Tulosta kansi. Aseta kolme erotinta. Kirjoita ja tulosta kolmisivuinen essee, jossa on selkeät vastaukset vain esitettyihin kysymyksiin. Vie raportti toimistoon ja luovuta se. Valmis!

Pojalleni tärkeä projekti eteni "jäädytys"-vaiheesta viimeiseen muutamassa päivässä, koska tunnistimme ja suoritimme vähimmäismäärän vaiheita. Pojastani tuli partiopoika viikkoa ennen kuin hän oli neljätoista.

Tämä lähestymistapa ei tietenkään toimi vain Scout-projekteissa. Kysy itseltäsi yksikokoinen kysymys, joka auttaa sinua välttämään tuskallisen päänsäryn ja saamaan sinut jatkamaan tärkeitä, mutta uskomattoman vaikeita tai hämmentäviä tehtäviä.

Selvyyden vuoksi todettakoon, että askelmäärän vähimmäismäärän määrittäminen ei tarkoita "lyömään sitä" tai tekemään jotain, josta et ole ylpeä. Pelkät tarpeettomat askeleet ovat tarpeettomia. Poistamalla ne ohjaat energiaa projektin loppuun saattamiseen. Millä tahansa alueella tapauksen lopettaminen on monta kertaa parempi kuin ylimääräisten vaiheiden lisääminen, jotka eivät lisää projektiin arvoa. Ja valmistuminen on vain jotain, josta voi olla ylpeä.

Menestyäksesi missä tahansa, sinun on suoritettava se.

Ylimääräistä vaivaa ei aina tarvita

Minun yksi koulu paras ystäväni vietti vähemmän aikaa opiskeluun kuin minä, ja hänen arvosanansa olivat paremmat. Mikä on salaisuus? Kun opettaja pyysi häntä tekemään jotain, hän teki juuri sen, mitä häneltä pyydettiin, eikä mitään muuta. Menin pidemmälle: luin enemmän kuin pyysin; etsii enemmän tietoa kuin vaadittiin.

Yritin niin kovasti täyttää ohjelman yli, ettei itse ohjelmalle jäänyt energiaa. Yksi asia on ponnistella ylimääräisissä asioissa (esimerkiksi leikkauksen jälkeen tehdä ylimääräinen toimenpide, jotta haavaan ei tule tulehdusta). Ja aivan eri asia on lisätä tarpeettomia, keinotekoisia yksityiskohtia.

Johdin itselleni säännön: eJos sinua pyydetään tekemään x, se ei ole tarpeeksi hyvä syy tehdä y. Jos sinua esimerkiksi pyydettiin kirjoittamaan esitys, tämä ei ole tarpeeksi hyvä syy luoda dioja, joissa on videoita, hauskaa grafiikkaa ja paljon tietoa. Kuinka usein jouduit katsomaan esityksiä liian monta dioja tai liian monta sanaa jokaisessa diassa? Vai onko siinä ylipäätään liikaa? Haluatko todella jonkun olevan sinun kengissäsi?

Älykkäämpi lähestymistapa osoittaa Louis V. Gerstner, Jr., Who Says Elephants Can't Dance (New York: Harper Business, 2003), 43. pieni, mutta avain IBM: n radikaaliin muutokseen. Toimitusjohtajaksi juuri ryhtynyt Lou Gerstner kutsui ylimmän johtajan Nick Donofrion puhumaan yhtiökokoukseen. Gerstner muistelee: ”Silloin IBM: n tärkeiden kokousten vakiomuoto oli esitys, jossa käytettiin huipputeknisiä projektoreita ja grafiikkaa. Nick oli juuri siirtynyt toiselle dialle, kun menin yli ja sammutin projektorin yrittäen tehdä sen mahdollisimman kohteliaasti tässä tilanteessa. Pitkän kiusallisen tauon jälkeen sanoin: "Puhutaanpa vain yrityksestäsi."

Suurin osa esitelmistä on tarkoitettu vain "puhumaan liiketoiminnasta". Lyhyesti sanottuna, seuraavan kerran sinun täytyy kirjoittaa raportti, valmistella esitys tai keksiä markkinointitemppu, karkottaa kiusauksen lisätä tarpeettomia lisäyksiä. Ne häiritsevät paitsi sinua, myös kuuntelijoita. Nyt kun valmistelen esitystä, valmistelen kuusi diaa, joissa on alle kymmenen sanaa.

Ensisijaisen tehtävän suorittamiseen vaadittavan lisäponnistuksen tarve on erittäin harvinaista. On parempi suorittaa vain pakollinen ohjelma kuin olla tekemättä mitään.

Aloittaa alusta

Kun Applen huippusuunnittelutiimi tapasi Steve Jobsesitelläksesi iDVD: n suunnittelun (tämä vanhentunut apuohjelma salli käyttäjät polttavat musiikkia, elokuvia ja digitaalisia valokuvia tietokoneelta levylle), he odottivat, että pomo ihailla. Se oli upea käyttäjäystävällinen muotoilu, ja vaikka ohjelmassa oli useita toimintoja ja ominaisuuksia, suunnittelijat olivat ylpeitä siitä, kuinka he onnistuivat yksinkertaistamaan tuotteen alkuperäistä versiota, jonka käyttöohje vei tuhat sivuja.

Hyvin nopeasti joukkue kuitenkin huomasiFarhad Manjoo, "Invincible Apple: 10 Lessons from the Coolest Company Anywhere", Fast Company, 1. heinäkuuta 2010.että Jobsilla oli jotain muuta mielessä. Hän käveli taululle, piirsi suorakulmion ja sanoi: "Tässä on uusi ohjelma. Hänellä on yksi ikkuna. Vedät videon tähän ikkunaan, napsautat "Tallenna" -painiketta - ja siinä kaikki. Tässä on mitä aiomme tehdä."

Mike Evangelist, yksi tuotesuunnittelijoista, oli järkyttynyt ydintä myöten. Hän sanoi: "Minulla on edelleen dioja, jotka valmistelin tuota kokousta varten - ne ovat uskomattoman hankalia." Vasta myöhemmin taaksepäin katsoessaan hän näki selvästi, että "kaikki muut toiminnot vain häiritsivät". Evankelistan mukaan häntä järkytti eniten se, että hän ja hänen tiiminsä ymmärsivät väärin itse prosessi. He aloittivat uskomattoman monimutkaisen tuotteen ja yrittivät yksinkertaistaa sitä, ja Jobs meni vastakkaiselta puolelta. Hän aloitti tyhjästä ja selvitti, kuinka monta vähimmäisvaihetta tarvitaan tuloksen saavuttamiseksi.

Olemme niin tottuneet kaikkien elämämme prosessien monimutkaisuuteen, että yritämme harvoin epäillä sen tarpeellisuutta.

Aloitin esimerkiksi podcastin kirjoittaessani tätä kirjaa. Aluksi ohje, jonka aioin lähettää jokaiselle vieraalle, koostui 15 vaiheesta.

1. Rekisteröidy osoitteessa Zencastr.com ja anna käyttäjätietosi.
2. Käyttäjätunnus: XYZ.
3. Salasana: ABC.
4. Seuraa Zencastrin sähköpostissa olevaa linkkiä, joka tulee sähköpostiisi pian rekisteröitymisen jälkeen.
5. Jos käytät Chromea, anna Zencastrin lähettää sinulle ilmoituksia paremman videolaadun saavuttamiseksi.
6. Lisää Zencastr kirjanmerkkeihin (klikkaa tähtikuvaketta Chromen valikkopalkin oikealla puolella) suojataksesi vaiheen 3.
7. Vahvista mikrofonitesti napsauttamalla Hyväksytty.
8. Jos se ei auta, napsauta soundbarin alareunassa keskellä olevaa kuvaketta, jossa on nimesi selvittääksesi ongelman, napsauta linkkiä ja tee vianetsintä.
9. Vahvista, että kuulet minut ja voimme olla yhteydessä Zencastrin kautta.
10. Seuraa linkkiä sisään Zoomauslähetetään sinulle sähköpostitse; sen pitäisi olla myös ensimmäisessä kirjaimessa.
11. Heti kun päästän sinut huoneeseen Zoomissa, sammuta mikrofoni välittömästi.
12. Muuta video zoomaukseksi.
13. Kun olen ottanut Zoomin ja Zencastrin tallennuksen käyttöön, varmista, että näet tallennuskuvakkeen molemmissa ohjelmissa, ja tervehdi kaikkia.
14. Ja näillä mennään!
15. Istunnon lopussa kirjaudu ulos Zencastrista ennen ikkunan sulkemista.

Olin itse kyllästynyt lukemaan tätä ohjetta. Mitä voimme sanoa vieraista, joiden on tehtävä tämä kaikki kohta kohdalta!

Ja aloitin alusta. Kysyin itseltäni: "Mikä on vähimmäisvaiheiden määrä, jonka henkilön on tehtävä ottaakseen minuun yhteyttä Zencastrin kautta?" Muotoiltuani vastauksen lyhensin ohjeita.

1. Seuraa Zencastrin sähköpostilla lähettämää linkkiä rekisteröitymisen jälkeen.
2. Hoidan tallennuksen itse, ja sinun tarvitsee vain liittyä chattiin.

Tässä se on! Vain kaksi helppoa vaihetta. Jos elämässäsi on liian monta vaihetta, yritä aloittaa alusta. Ja jos pystyt tasoittamaan tietä samalle tulokselle, ota vain vähemmän askeleita.

Maksimoi vaiheet, joita et ota

Helmikuussa 2001 17 vapaamielistä ihmistä tapasi Snowbirdissä, hiihtokeskuksessa Utahissa korkealla Wasach-vuorilla. He aikoivat rentoutua, puhua, syödä, hiihtää ja keskustella ohjelmistoista. Heidän keskustelujensa tulos on nyt ilmennytJim Highsmith, "Historia: The Agile Manifesto", Agile Alliance, 2001. tunnetussa asiakirjassa nimeltä "Manifesti ketterä kehitys ohjelmisto". Siinä he muotoilivat joukon sääntöjä parempien ohjelmistojen kehittämiseksi, jotta käyttäjän olisi helpompi työskennellä poistamalla esteitä ja häiriöitä.

Yksi manifestin 12 periaatteestaKetterän manifestin perusperiaatteet: "Yksinkertaisuus - turhan työn minimoimisen taito - on välttämätöntä." Tämä tarkoittaa, että kehittämisen tavoitteena on luoda tuote, jota käyttäjä tarvitsee, ja jos tätä Tämä on juuri sitä mitä tarvitset päästäksesi sisään.

Vaikka tämä periaate koskee ohjelmistokehitystä, voimme mukauttaa sen päivittäiseen käyttöön elämä, esimerkiksi: "Yksinkertaisuus - taito maksimoida askeleet, joita ei oteta - on erittäin välttämätöntä." Toisin sanoen, olipa tavoitteemme kuinka tärkeä tahansa, meidän on keskitettävä ponnistelumme vain olennaiseen. Jokainen pieni askel maksaa meille hukkaan mahdollisuuden, ja sen poistaminen antaa meille enemmän aikaa, energiaa ja kognitiivinen resursseja, jotka suunnataan todella tärkeisiin tehtäviin.

Saatat yllättyä, kuinka monta vaikealta vaikuttavaa tavoitetta voidaan saavuttaa ja kuinka monia vaikeita tehtäviä voidaan ratkaista muutamalla askeleella. Kuten kirjoittaa Andy Benoit, Andy Benoit's Touchdown 2006: Kaikki mitä sinun tarvitsee tietää NFL: stä tänä vuonna (New York: Ballantine Books, 14. heinäkuuta 2006). urheilukolumnisti Andy Benoit, useimmat nerot "menesivät, koska he ratkaisivat vaikeita arvoituksia, vaan koska he seurasivat tietämättömän yksinkertaisuuden polkua".

Effortless on loistava opas niille, jotka haluavat saada enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa. Mutta kirja auttaa myös niitä, jotka ovat kyllästyneet loputtomaan juoksemiseen ja ikäviin asioihin.

Osta kirja