Miksi tarvitsemme edelleen tehtäväluetteloita ja kuinka saada niistä kaikki irti

Miksi tarvitsemme tehtäväluetteloita

Tehtäväluetteloiden eduista on kirjoitettu paljon. Jotkut kuitenkin vastustavat eivätkä halua jäsentää tehtäviä. He ajattelevat, että se haittaa heidän luovuuttaan tai estää heitä olemasta joustavia päivän aikana. Tekijän näkökulmasta menetelmiä GTD ja kirjoittaja bestseller David Allen: Kuinka saada asiat tehtyä, tällaiset ihmiset ovat väärässä. Hän on varma, että jokaisen, jolla on kiireinen aikataulu mutta jolla ei ole selkeää rakennetta, on vaikea hallita kaikkea.

Kenen tahansa voi olla vaikeaa aloittaa tehtävä ja suorittaa se, mutta jollekin ongelmat alkavat jo aikaisemmin - siinä vaiheessa, kun täytyy ymmärtää mitä tarkalleen pitäisi olla tehty. Näyttää siltä, ​​​​että tämä on täydellinen hetki tehtäväluettelon laatimiseen. Tämä aika-testattu järjestelmä antaa meille mahdollisuuden kunnioittaa aikaamme, ja se on kaunis yksinkertaisuudessaan. Sinun tarvitsee vain kirjoittaa kaikki tehtävät järjestyksessä ja suorittaa ne sitten järjestelmällisesti ja ylittää ne luettelosta.

Jos päivämme olisivat vähemmän kiireisiä, voisimme luottaa muistiimme. Erinomainen psykologi, yksi Moskovan valtionyliopiston psykologian tiedekunnan perustajista, Bluma Zeigarnik, 1900-luvun alussa huomasi aivoissamme olevan pakkomielle kiireellisistä asioista. tehtäviä ja kuvaili vaikutusta, joka myöhemmin nimettiin Zeigarnik-efektiksi hänen kunniakseen: muistamme paremmin sen, mitä emme ole vielä tehneet, kuin mitä olemme jo tehneet. täyttynyt.

Vuonna 2011 tutkijat selvitettyettä vaikka keskeneräiset tehtävät häiritsevät meitä, kun teemme vain suunnitelman niiden toteuttamiseksi, se vapauttaa meidät ahdistuksesta. Tutkimukseen osallistujat suoriutuivat huonosti tehtävässä, jos he eivät kyenneet suorittamaan sitä edeltävää valmistelua. Mutta kun he kirjoittivat muistiin erityisen suunnitelman valmisteluvaiheen loppuun saattamisesta, työ eteni paljon paremmin. Erään tutkimuksen kirjoittajan mukaan jo pelkällä tehtävien kirjoittamisella meistä tulee tehokkaampia.

Kuinka tehdä hyödyllisiä tehtäväluetteloita

Joten tehtävälistat helpottavat ahdistusta elämän kaaoksesta, antavat meille suunnitelman, josta pidämme kiinni, ja ovat todiste siitä, mitä olemme saaneet aikaan päivässä, viikossa tai kuukaudessa. Mutta ei yhtään muistiinpanoja sanat "äiti" tai "pankki" eivät auta. Jotta luetteloista olisi hyötyä, sinun on laadittava ne hyvin.

1. Sisällytä lisätietoja

Mikä on tehtävän tarkoitus? Tarvitseeko sen viimeistelemiseksi soittaa, lähettää kirje vai tavata henkilökohtaisesti? Jos tehtäväluettelosi ei ole tarpeeksi selkeä ja ytimekäs, et todennäköisesti pysty priorisoimaan tehtäviä ja päädyt tekemättä mitään.

2. Aseta realistiset määräajat

Sinun on arvioitava, kuinka kauan kukin tehtävä kestää luodaksesi toteuttamiskelpoisen aikataulun päivälle. Samalla sinun on myös otettava huomioon, että jossain vaiheessa saatat joutua liian mukaansa sosiaalisiin verkostoihin tai muihin häiriötekijöihin, joihin sinulla on heikkoutta.

3. Jaa suuret tehtävät pieniin askeliin

Pelkäämme usein suuria projekteja ja lykkäämme niitä loputtomasti myöhemmäksi. Paras tapa voittaa tämä on jakaa ne pieniksi lohkoiksi, joita on helpompi käsitellä. "Kirjoita romaani" -tehtävä kuulostaa pelottavalta, kun taas "Ensimmäisen luvun hahmotteleminen" -tehtävä on miellyttävämpi ja siksi todennäköisemmin suoritettava.