4 henkistä ansaa, jotka tappavat tuottavuuden
Miscellanea / / April 06, 2023
Timeboxing auttaa kiertämään niitä ja ylläpitämään "tuottavaa ajattelua".
Tuottavuudella on monia vihollisia: loputtomat kokoukset, häiritsevät työkaverit, moniajo ja paljon muuta. Mutta useimmiten olemme hämmentyneitä henkisistä ansoista. PhD, Toronton yliopiston professori Andre Kukla kirja kirjoittaa, että nämä ovat vakiintuneita ajatusmalleja, jotka tuhlaavat aikaamme ja energiaamme antamatta mitään vastineeksi.
Andre nukke
Kirjoittaja kirjan "Mental traps. Tyhmiä asioita, joita järkevät ihmiset tekevät tuhotakseen elämänsä.
Nämä ovat tallattuja ja tavanomaisia polkuja, joita pitkin ajatuksemme liikkuvat tuskallisesti ja turhaan polttaen uskomatonta paljon aikaamme, imevät energiaa eivätkä luo arvoa itsellemme tai kenellekään oli.
Kun opimme tunnistamaan ja neutraloimaan nämä "viholliset", voimme merkittävästi lisätä tuottavuuttamme. Tässä on joitain yleisiä sudenkuoppia, jotka voivat olla tiellämme.
1. suunnitteluvirhe
Tämä trendi aliarvioi tehtävän suorittamiseen kuluvaa aikaa. Osa suunnitteluvirheestä johtuu siitä, että mekin olemme
optimistinen tarkastelemme tuottavuuttamme ja yliarvioimme vahvuuksiamme.Tämän ansan takia olemme jatkuvasti aikataulusta jäljessä. Jos työssä joudut pitämään kiinni tiukoista määräajoista, esimerkiksi tiimiprojektin valmistumisaika riippuu sinusta, suunnitteluvirhe voi vahingoittaa maineesi merkittävästi.
Toinen seuraus siitä on, että yritämme tehdä mahdottoman ja onnistumme suorittamaan valtavan määrän tehtäviä lyhyessä ajassa. Tämä johtaa epätasapainoon. Kun otamme liikaa töitä aikaa rakkaille eikä henkilökohtaista elämää ole.
Korkeat odotukset ja määräaikojen hallinnan puute on suora tie burnoutiin. Kun menetämme tärkeän tehtävän, meidän on uhrattava tunteja, jotka meidän olisi pitänyt käyttää viihteeseen, itsehoitoon ja jopa nukkumiseen. Tämä johtaa vähitellen emotionaaliseen, henkiseen ja fyysiseen väsymykseen, jonka aiheuttaa pitkittynyt tai toistuva stressi.
Kuinka voittaa
Älä käytä tehtäväluetteloita ilman aikarajaa. Listat ovat sinänsä turhia. Jos heillä ei ole selkeitä määräaikoja, ne eivät auta lainkaan priorisoimaan ja noudattamaan realistista aikataulua.
Timeboxing auttaa ratkaisemaan ongelman. Tämä menetelmä koostuu tietyn ajan osoittamisesta kullekin aikataulun tehtävälle. Sen avulla voit käsitellä suunnitteluvirhettä tehokkaasti, koska sen avulla on mahdollista visualisoida työaika.
Valmistaudu etukäteen, jotta vastaanotto olisi entistä tehokkaampi. Aseta ajastin aina, kun teet tehtävän, kuten harjoittelet tai lajittelet työpapereita. Joten ymmärrät kuinka paljon aikaa yleensä käytät sellaisiin asioihin, mikä tarkoittaa ajoittaa tulee olemaan yksinkertaisempi. Voit syöttää tarkan ajan kalenteriin ja saada todellisen käsityksen siitä, mitä sinulla on aikaa tehdä yhden päivän aikana.
Älä pelkää hallita aikaasi vapaasti. Älä varaa kullekin tapaukselle vähimmäisaikaa, kuten optimistisessa skenaariossa, vaan enimmäismäärää, kuten pessimistisessä skenaariossa. Jos saat kaiken valmiiksi aikaisin, voit levätä ennen seuraavaa tehtävää.
2. siirtymähetkiä
Nämä ovat hetkiä päivän aikana, kun siirrymme toiminnasta toiseen. Kun esimerkiksi avaamme välilehden selaimessa, ärsyyntymme siitä, että sivun latautuminen kestää kauan, ja avaamme seuraavan täyttämään ajan. Tai kun tarkistamme sosiaalisen median palatessamme töihin kokouksesta. Kaikki alkaa harmittomasta viidestä minuutista ja päättyy syyllisyyteen puolen tunnin hukatun ajan jälkeen.
Kuinka voittaa
Seuraavan kerran, kun haluat tarkistaa sosiaalisen median karkottaa tylsyyttä tai vain hajamieliseksi, odota 10 minuuttia. Todennäköisesti, kun ne vanhenevat, muutat jo mielesi.
Kuvittele, että spontaani impulssi tehdä jotain on aalto ja olet surffaaja. 10 minuutin sääntö antaa sinulle aikaa "ratsastaa halun aallolla". Pidät tauon, huomaat tunteesi ja saat sitten niistä paremman. Tämä auttaa vastustamaan äkillisiä toiveita ja selviytymään tunteista, kunnes ne laantuvat.
10 minuutin sääntö toimii hyvin erilaisten häiriötekijöiden käsittelyssä. Esimerkiksi halulla syödä jotain haitallista tai katsella toista sarjaa kahdelta aamulla.
3. Yksinkertainen kiireellisyyden vaikutus
Tämä trendi valitse kiireelliset ja nopeat tehtävät tärkeiden ja pitkien tehtävien sijaan. Toisin sanoen asetamme etusijalle lyhyen tehtävän, joka kestää 5 minuuttia, verrattuna suureen projektiin, joka vie tuntia työtä.
Täydellinen esimerkki on sähköposti. Tilastojen mukaan tavallinen työntekijä saa 121 viestiä päivässä. Vaikka vastaat jokaiseen sähköpostiin 2 minuutissa, se kestää 4 tuntia. Mutta tämän ajan voi käyttää todella tärkeisiin asioihin.
Kuinka voittaa
Timeboxing suojaa sinua pienten tehtävien houkuttelevalta kutsulta. Varaa aika aikataulustasi keskittynyt työ ja varoittaa apua tarvitseville, kuten perheelle tai esimiehille, että et ole tavoitettavissa tällä hetkellä. Tämä vapauttaa sinut syyllisyydestä ja ahdistuksesta, joka johtuu siitä, että et vastaa kirjeisiin tai viesteihin. Kaikki tietävät, että olet erottamattomasti mukana liiketoiminnassa.
Yritä olla toteuttamatta toiveitasi. Aluksi saatat tuntea houkutusta tarkistaa nopeasti sosiaalinen media tai heittää vaatteet pesukoneeseen, jos työskentelet kotoa käsin. Muistuta itseäsi, että nyt on keskittyneen työn aika, ja kaikki muu on ehdottomasti kiellettyä.
4. Häpeän tunne
Ihminen ei ole kone, joten tuottavuutemme laskee ajoittain, vaikka suunnittelemmekin aikamme vastuullisesti ja käyttäisimme huomiomme vain tärkeisiin asioihin. Tämä on luonnollinen prosessi.
Itsensä häpeäminen siitä, ettet tee jotain, on täysin turhaa. Kyllä, olet ehkä nukkunut aamutreenin yli tänään tai hajamielinen tavallista useammin. Älä syytä itseäsi. Myrkylliset tunteet vain saavat sinut tuntemaan olosi huonommaksi ja ironista kyllä, vielä enemmän hajamielistä käsittelemään negatiivisuutta.
Kuinka voittaa
Osoita itsellesi enemmän myötätuntoa. Kaikilla on ongelmia pitääkseen huomionsa pitkään ja ollakseen häiritsemättä pienistä asioista. On tärkeää ottaa vastuu teoistaan ilman myrkyllistä häpeän tunnetta.
myötätunto itseään kohtaan tekee meistä sitkeämpiä täyttymättömien odotusten edessä, koska se vähentää stressiä, joka usein liittyy epäonnistumiseen. Jos huomaat alkavasi kuunnella sisäistä kriitikkoasi uudelleen, älä usko sitä tai väittele sen kanssa. Sen sijaan muistuta itseäsi siitä, että esteet ovat osa menestyksen polkua.
Puhu itsellesi samalla tavalla kuin puhut ystävällesi. Näin voit tarkastella tilannetta ulkopuolelta ja nähdä sen sellaisena, mikä se todella on. Piristä itseäsi. Esimerkiksi näin: "Olet polun alussa." Tai näin: "Olet jo muuttumassa parempaan suuntaan."
Häpeän ja syyllisyyden tunteet ovat toinen syy, miksi timeboxing on parempi kuin tehtävälista. Listat pitävät yllä haitallisia stereotypioita itsestämme ja toimivat jatkuvana muistutuksena siitä, mitä emme tehneet tänään, vaikka lupasimme.
Lue myös🧐
- Kuinka nollata tuottavuus yhdellä laskentataulukolla
- Yksi tuottavuusvinkki, joka korvaa kaikki muut
- Miten ulkoiset tekijät vaikuttavat tuottavuuteen ja miten niitä käsitellään
Teksti työskenteli: kääntäjä Liza Zakharova, toimittaja Tanya Chudak, oikolukija Elena Gritsun