7 ilmaisen Bitrix24:n ominaisuutta, joiden avulla tiimisi voi tehdä enemmän
Miscellanea / / June 14, 2022
1. Kätevä tehtävien ajoitus
Oletetaan, että olet online-tilausalalla. Menestys tässä liiketoiminnassa riippuu pitkälti määräaikojen noudattamisesta: saada tavarat varastosta ajoissa, ehtiä toimittaa ne jakelupisteisiin ja ilmoittaa asiakkaille. Näiden ja kymmenien muiden prosessien on suoritettava rinnakkain. Kaikkien seuraaminen reaaliajassa ei ole helppoa. Jotta työ saadaan tehtyä ja määräajat eivät polttaisi, on osattava asettaa tehtävät oikein. Kaikkien tehtävien ja toimeksiantojen hallitsemiseksi on ilmainen Bitrix24-tehtävähallinta, joka sisältää työkalut suunnitteluun ja tehokkaaseen tiimivuorovaikutukseen.
Ymmärtääksemme, miten tämä toimii, kuvitellaan, että aiot laajentaa maantieteellistä aluettasi - uusi noutopiste on avautumassa. Luo "Bitrix24» projekti, lisää tiimi ja aseta yksittäisiä tehtäviä. Esimerkiksi nämä:
- Tee vuokrasopimus.
- Etsi urakoitsijat ja tee kosmeettiset korjaukset.
- Ota käyttöön logistiikkajärjestelmä tavaroiden toimituksen seuraamiseksi.
- Määritä sovellus varoittaaksesi asiakkaita.
- Palkkaa henkilökuntaa.
Lisää jokaiseen kohtaan vastuullinen toteuttaja, liitä mukaan tarvittavat asiakirjat ja kuvaus tehtävästä sekä aseta myös määräajat - ja nyt työ on jo alkanut.
Aloita ilmaiseksi2. Tarkistuslista alitehtävineen
Äänenvoimakkuusongelma kohteessa "Bitrix24» voidaan helposti jakaa konkreettisiksi vaiheiksi. Palatakseni edelliseen esimerkkiin, noutopisteen kunnostamiseen liittyy monia työntekijöitä. Sinun on löydettävä urakoitsijat, ostettava materiaalit, harkittava suunnittelua ja valittava oikeat huonekalut. Jokaiselle vaiheelle yleistehtävän suorittaja voi nimetä vastuuhenkilön, joka jakaa toimeksiannon työn tulokset. Voit myös liittää osatehtäviin tarvittavat asiakirjat ja asettaa määräaikoja.
Monihaarainen hanke muuttuu kokonaiseksi ekosysteemiksi, jossa jokainen osallistuja on selkeästi tietoinen vastuualueestaan. Yleissuunnitteluvaiheessa on helppo jättää väliin tärkeä, mutta ei ilmeinen tehtävä. Mutta alatehtäviin jakamisen aikana "kadonnut osa" asettuu nopeasti paikalleen järjestelmään, ja siksi on mahdollista välttää ikäviä yllätyksiä työprosessissa.
3. Erilaiset tehtävän visualisointitilat
Jotta liiketoimintasi tehostuisi ja prosessit eivät mene päällekkäin, etsi kätevä tapa visualisoida työsi. AT "Bitrix24» Voit valita kalenterin, tarramuodon määräajoineen, lineaarisen listan tai Gantt-kaavion. Luodaksesi kaavion, napsauta "Gantt"-painiketta päätehtävävalikossa. Tehtävät muunnetaan vaakasuuntaisiksi lohkoiksi, jotka on venytetty kalenteriruudukolle. Tässä muodossa on helppo seurata, kuinka monta prosessia kullekin tehtävälle on käynnissä ja miten ne suoritetaan. Kun viet hiiren lohkon päälle, näkyviin tulee välittömästi tiedot esiintyjistä, ohjaajasta, määräajoista ja tehtävän tärkeydestä.
"Oma suunnitelma" -tilassa jokainen työntekijä näkee oman henkilökohtaisen kanbaninsa, jossa on helppo valita, mitkä sarakkeet luodaan ja miten tehtävät jaetaan niiden kesken. Lisää virstanpylväitä, määritä ylimääräisiä määräaikoja - nämä toimet eivät näy päätehtävässä, eivätkä muutosilmoitukset häiritse ketään.
4. Scrum - projekteihin, joissa joustavuus on tärkeää
Scrum-tilassa voit jakaa rooleja ryhmien sisällä ja siirtyä kohti tavoitetta pienin iteraatioin. Murto-osainen ja mukautuva scrum-lähestymistapa soveltuu sellaisten hankkeiden johtamiseen, joissa muutokset ovat väistämättömiä, eikä alussa ole selkeää suunnitelmaa. Esimerkiksi ohjelmistokehityksessä ei aina ole mahdollista ennustaa, miten prosessi etenee. Scrum auttaa tiimiä muuttamaan nopeasti työn suuntaa, vaikka sen pitäisi mennä täysin päinvastaiseen suuntaan. Tällaista formaattia arvostetaan suuresti IT-alan lisäksi myös teollisuudessa, tapahtumateollisuudessa, rakentamisessa – kaikilla aloilla, joilla työssä on arvaamattomia muuttujia. Bitrix24:ssä voit luoda viisi Scrum-tiimiä ilmaiseksi — systematisoida suuria tavoitteita ja globaaleja liiketoimintasuunnitelmia.
5. Keskity olennaiseen
Kaikissa projekteissa on tärkeää ymmärtää, mitkä tehtävät ovat kiireellisiä ja mitkä eivät vaadi välitöntä vastausta. Kun tehtävien vuori kerääntyy, esimiehen on vaikea hallita määräaikoja ja työntekijöiden on vaikea priorisoida. AT "Bitrix24» Voit seurata tehtävien tilaa kätevän suodattimen avulla. Määrittääksesi sinun on avattava "Tehtävät ja projektit" -osio, käytä navigointipaneelia tehtävien lajitteluun roolin mukaan: "Minä teen", "Autan", "Assigned", "Havainnoin". Jokaisen roolin vieressä on numerot - laskurit, jotka kertovat, mitkä tehtävät ovat myöhässä, mitkä eivät ole katsottuja, mitkä vaativat valvontaa tai osoittautuivat ilman määräaikaa. Joten mikään tehtävä ei jää ilman valvontaa ja kaikki valmistuu viipymättä.
6. Mobiilisovellus
MobiilisovelluksellaBitrix24» toimisto sopii älypuhelimeen: luo tehtäviä suoraan viesteistä ja kommenteista chatissa ja soita videopuheluita liikkeellä ollessasi. Mobiiliversion ajastin on suunniteltu tehtävälistaksi: voit priorisoida tehtäviä, määrittää määräaikoja ja tiloja, delegoida tehtäviä muutamalla napsautuksella. Ja tietysti tehtävien asettaminen ja hallitseminen on yhtä helppoa. Bitrix24-sovelluksella olet aina yhteydessä tiimiin ja synkronoida Bitrix24-kalenteri tavallisen älypuhelimesi kalenterisi kanssa, jotta et menetä yhtäkään määräaikaa tai yhtä tapaamista.
7. Kaikki työkalut yhdessä palvelussa
«Bitrix24» mahdollistaa kaiken työn suorittamisen tiimin ja asiakkaiden kanssa yhdessä paikassa. Kolmannen osapuolen palveluiden kirjeenvaihdon ei tarvitse häiritä sinua – keskustele asioista sisäänrakennetussa messengerissä. Lähetä ääniviestejä, aseta reaktioita viesteihin, luo videokokouksia ja pidä suunnittelukokouksia – Bitrix24 täyttää kaikki yrityksen tarpeet. Voit seurata sisäisten kokousten sopivia aikoja yhdessä kalenterissa - Bitrix24:ssä näet, mikä paikka on ilmainen kaikille osallistujille. Ja jos sinun on kutsuttava asiakkaita tai kumppaneita, lähetä heille kokouslinkki mihin tahansa kätevään messengeriin tai sähköpostiin.
myös "Bitrix24» on kätevää vaihtaa tiedostoja työtovereiden kanssa työlevyn kautta huolehtimatta asiakirjojen turvallisuudesta. Eikä mitään häviä, koska kaikki tärkeät puhelutiedot, sopimukset, määräykset ja listat kerätään yhteen virtuaaliseen tilaan. Ja monitoiminen CRM-järjestelmä auttaa automatisoimaan myyntiä ja tallentamaan kaikki asiakastiedot, mukaan lukien kirjeenvaihto sosiaalisissa verkostoissa.
Yrityksen "Knowledge Base" -tietokannan avulla pidä ohjeet ja oppaat yhdessä paikassa säästääksesi aikaa aloittelijoiden kouluttamiseen tulevaisuudessa. Lisäksi Bitrix24:ssä on uutissyöte – voit nopeasti tiedottaa työntekijöille yrityksen saavutuksista, järjestää kyselyitä ja lähettää kiitoksia ja onnitteluja kollegoille.
Joten Bitrix24 on täydellinen työkalusarja yrityksille, joka on ilmainen:
- päästä eroon esimiesten ja työntekijöiden päivittäisistä rutiineista,
- Muistuttaa tehtävistä ajoissa
- tarjoaa yritykselle viihtyisän toimiston virtuaalitilan,
- auttaa hallitsemaan ja suunnittelemaan tehtäviä,
- tehostaa viestintää tiimissä ja asiakkaiden kanssa,
- välttää virheet ehtojen ja työvoimakustannusten arvioinnissa,
- automatisoi liiketoimintaprosesseja.