10 tapaa tehdä työkalenteristasi mahdollisimman tehokas
Miscellanea / / June 14, 2022
Ota aikaa ongelmien ratkaisemiseen ja luovu ajanhallinnasta.
Mitä menestyneitä duettoja tiedät? Batman ja Robin, pelimerkit ja jalkapallo, Olivier ja uusi vuosi. Tiedätkö mikä muu sopii hyvin yhteen? Kalenteri ja tuottavuus. Vakavasti, yritä parantaa vain yhtä asiaa parantamatta toista - et todennäköisesti onnistu. Tässä on muutamia tapoja muuttaa työkalenteristasi tehokas työkalu tavoitteidesi saavuttamiseen.
1. Varaa loma ongelmien ratkaisemiseksi
Jokaisella on keskeneräisiä tehtäviä suoritettavana tai aloitettavia projekteja rakentaakseen esimerkiksi unelmiensa yritystä. Mutta harvoin löydämme aikaa tälle kaikelle.
Yksinkertainen kaava auttaa ratkaisemaan ongelman: aika × suurin keskittyminen yhteen tehtävään. Jos aikaa ei ole tarpeeksi, pitoisuutta on lisättävä entisestään. Ja tätä varten sinun on poistettava kaikki häiriötekijät.
Aloita kysymällä, mitä sinun on opittava edetäksesi urallasi. Todennäköisesti tulet tekemään useita erittäin suuria tehtäviä, joita on vaikea suorittaa vapaa-ajan puuttuessa. Ja tässä tulemme tärkeimpään - lomaan tärkeiden tehtävien ja ongelmien ratkaisemiseksi. Näin järjestät sen:
- Varaa kalenteriisi 2-3 päivää tai mikä tahansa muu aika, joka auttaa sinua edistymään merkittävästi.
- Lisää toinen päivä. Mitä varten? Useimmiten yliarvioimme vahvuuksiamme.
- Keskity täysin tehtävään tällä hetkellä.
Käsittele tätä ajanjaksoa kuin normaalia lomaa. Tee kaikki meneillään olevat työprojektit valmiiksi etukäteen. Varoita asiakkaita tai kollegatettä et ole toimistossa näinä päivinä. Ota automaattinen vastaus käyttöön sähköpostissasi, jotta mikään ei häiritse sinua. Myös moniajo ja sosiaaliset verkostot ovat ehdottomasti kiellettyjä. Tehtäväsi on keskittyä työhön ja edistymiseen.
2. Aikataulu vuodeksi eteenpäin
Koko vuoden suunnittelu etukäteen kuulostaa valtavalta tehtävältä. Lisäksi on mahdotonta ennustaa tarkasti, mitä tulevaisuudessa tapahtuu. Tietenkin nämä ovat kaikki erittäin hyviä argumentteja. Pitkän aikavälin suunnitelma voi kuitenkin olla avain hyvään ajanhallintaan.
Tämä ei tarkoita, että sinun on kirjoitettava muistiin joka minuutti seuraavien 365 päivän aikana. Lisää kalenteriisi vain olennaiset asiat: säännölliset kokoukset, tapaamiset, syntymäpäivät, loma, matkat, tapahtumat ja toistuvat tehtävät. Tämä lähestymistapa auttaa vähentämään stressitasoa ja varmistamaan, että työskentelet joka päivä todella tärkeiden asioiden parissa.
3. Luo täydellinen viikkosi
Nyt kun yleissuunnitelmasi on tehty, on aika rajata asioita hieman suunnittelemalla viikkoa. Tämä voidaan tehdä joka sunnuntai.
Kohdella suunnittelu kuinka jakaa budjetti, vain tässä tapauksessa sinun on jaettava aikasi. Ja kuten rahankin kanssa, käytät sen ensin paperille kirjoitettuna suunnitelmaasi.
Voit myös keksiä aiheita jokaiselle viikolle – suuria tehtäviä, joita työskentelet seuraavat 7 päivää.
4. Yksinkertaista päiväohjelmasi
Ei ole mitään järkeä tehdä monimutkaista ja pitkää suunnitelmaa, päinvastoin, mitä yksinkertaisempi, sen parempi.
Jotkut ihmiset käyttävät kaaviota, jonka mukaan sinun on korostettava päivän kolme päätehtävää. Tämä voi olla tehokasta, mutta tässä menetelmässä on myös pari aukkoa. Voit esimerkiksi valita vääriä tehtäviä. Tai on väärin määrittää niiden suorittamiseen kuluvaa aikaa. Lisäksi muita tapauksia voi aina yhtäkkiä ilmaantua, mitä niille tehdä?
Yksinkertaisen mutta tehokkaan suunnitelman laatiminen on helppoa. Katso selkeää päivittäin aikatauluPäivän kuva: Benjamin Franklinin päiväohjelma / The Atlantic yksi Yhdysvaltojen perustajista, Benjamin Franklin. Siellä oli jopa paikka hyville tavoille.
- Viritä päivään: suihku, aamiainen, henkilökohtaiset tehtävät, valmistautuminen työhön (3 tuntia).
- Aamutehtävät (4 tuntia).
- Nykyisten projektien analyysi ja lounas (2 tuntia).
- Päivittäiset tehtävät (4 tuntia).
- Illallinen, lepo ja työpäivän loppu (4 tuntia).
- Unelma (kello 7).
Voit käyttää tätä aikataulua mallina ja täydentää sitä sitten omilla tehtävilläsi.
5. Ole tietoinen vuorokausirytmeistä
Jokaisessa meissä on erityinen "kello", joka jakaa energiaa pitkin päivää. Nämä ovat vuorokausirytmejä. Ne tukevat kehomme perustoimintoja, kuten unta ja hereilläolo. Jos olet koskaan matkustanut kaupunkiin tai maahan, jossa on eri aikavyöhyke, ymmärrät luultavasti kuinka vaikeaa on sopeutua eri rytmiin.
Sama koskee työkalenteria. Yritä jakaa siinä tehtäviä vuorokausirytmien mukaan: tärkeintä on suunnitella keskipäivälle tai klo 18.00, helpoin - varhain aamulla, klo 15 tai myöhään illalla. Ja parasta on seurata aktiivisuuttasi koko päivän ajan. Saatat olla tuottavampi keskiyöllä kuin keskiyöllä.
6. Ottaa taukoja
Monet meistä uskovat virheellisesti, että tauot ovat ajanhukkaa. Loppujen lopuksi on parempi käyttää ne 15-20 minuuttia tärkeisiin tehtäviin.
Itse asiassa tämä lähestymistapa tuottavuuteen on ollut vanhentunut jo pitkään. Lisäksi säännölliset tauot voivat parantaa tehokkuutta huomattavasti. Mutta heitä on myös lähestyttävä vastuullisesti.
Varaa tauot etukäteen mieluiten vuorokausirytmien mukaisesti ja päätä miten käytät vapaa-aikaasi. Esimerkiksi, käy kävelyllä ulkona tai treenaa kuntosalilla.
Tärkeintä on löytää kultainen keskitie. Loput ei pidä väärinkäyttää, mutta pysähtymättä työskentely ei tuota sinulle tyydytystä. Aseta tauolle ajastin ja pidä sitä tärkeänä tapaamisena tai tehtävänä.
7. Lopeta ajanhallinnan käyttö
Se saattaa kuulostaa kielteiseltä, mutta totuus on, että aikaa on lähes mahdotonta hallita. Joten sinun on keskityttävä siihen, mitä voit hallita. Voit parantaa itseäsi ja kalenteriasi kiinnittämällä huomiota useisiin alueisiin:
- Energiaa. Sen sijaan, että pohdiskelet uusia haasteita, pidä tauko, kun olet väsynyt. Joten palautat energiaa ja lisäät tehokkuutta.
- Prioriteetit. Laita ne kalenteriisi ja käsittele ensisijaisia tehtäviä ensin. Älä tuhlaa energiaa tehtäviin, jotka voidaan delegoida, ajoittaa uudelleen tai jättää huomiotta.
- Aivot. Neuroplastisuus on aivojen kykyä luoda uusia ja palauttaa kadonneita hermoyhteyksiä. Mitä useammin harjoittelet tiettyjä tehtäviä, sitä helpompi sinun on työskennellä niiden parissa.
- Essence. Poista kalenteristasi turhat roskat, kuten liian pienet tehtävät, ja keskity olennaiseen.
- Keskity. Tämä on erilainen paikka teknologiaa. Esimerkiksi Pomodoro - 25 minuuttia työtä ja 5 minuuttia lepoa. Tai 52/17-sääntö - 52 minuuttia työtä ja 17 minuuttia taukoa. Tämä pitää huomiosi koko päivän ajan.
- Tunteet. Negatiiviset kokemukset eivät ole vain häiritseviä, vaan myös uuvuttavia. Lisää hauskoja aktiviteetteja kalenteriisi ja varaa aikaa itsehoidolle. Näin voit välttää palamisen.
8. Työnnä itsesi vaihtamaan tehtäviä
Motivoi itseäsi laittamalla älypuhelimesi kalenterimuistutukset päälle tai jopa asettamalla tavallinen keittiöajastin. Tärkeintä on, että ääni ei ärsytä sinua, vaan kehottaa hellästi, milloin on aika siirtyä seuraavaan asiaan. Tämä auttaa sinua pysymään aikataulussasi irrottamatta aiemmista tehtävistä.
9. Älä pelkää tiloja
Jos suunnittelet asioita huolellisesti, huomaat todennäköisesti aukkoja kalenterissasi. Ja tämä on täysin normaalia. Järkevyyden rajoissa tietysti. Jos tehtävien välissä on kahden tunnin tauko, kannattaa harkita, mutta 30 minuutin tauko on aivan luonnollista. Tänä aikana voit valmistautua uuteen tapaamiseen, selvittää kiireellisiä asioita, suorittaa vaikean tehtävän, meditoida, tehdä pari venytysharjoitusta tai arvioida päivän edistymistäsi.
10. Vältä kuvioita
Sähköiset kalenterit varaavat oletusarvoisesti jokaiselle tehtävälle vakiotunnin, mutta tämä ei ole paras keksintö. On monia asioita, jotka voidaan tehdä 30 minuutissa. Ja työkokouksen tärkeimmät tiedot mahtuvat helposti 15 minuuttiin.
Älä luota standardeihin – varaa työhön niin paljon aikaa kuin todella tarvitset.
Lue myös🧐
- 15 Google-kalenterin ominaisuutta, jotka sinun tulee käyttää täysillä
- Miksi kalenteri on parempi kuin tehtävälista
- Kalenteri, joka asettaa elämässä kaiken paikoilleen