Kuinka tehdä enemmän, asettaa tehtäviä oikein ja hallita työntekijöiden aikaa

Todennäköisesti vain laiska julkinen henkilö ei puhunut siitä, kuinka tärkeää on suunnitella työajat, jotta voisimme tehdä enemmän, ansaita paljon ja yleensä olla "paras versio itsestäsi". Mutta jostain syystä edessämme on vielä myöhässä olevia määräaikoja, täyttämättömiä tai tehtyjä vääriä tehtäviä. Jaan menetelmät, miten johtaja voi tehokkaasti järjestää työntekijöiden työajan, kuinka rakentaa viestintää ja asettaa tehtäviä niin, että ne suoritetaan oikein.

Poista kaikki tarpeettomat

Ajanhallinta. Rakastan tätä sanaa. Se on erittäin kätevää: En ole ollenkaan hidas ja huono työssä, minulla on ongelmia ajanhallinnassa.

Reseptini on poistaa kaikki tarpeettomat tai, kuten kutsun, leikata paskaa. Poista ja poista käytöstä kaikki tarvitsemasi.

Sinun ei tarvitse 25 tuntia päivässä tehdäksesi enemmän, sinun tarvitsee vain käyttää vähemmän aikaa turhiin asioihin.

Työssä on välttämätöntä kommunikoida usein - yhdistää kaikki kirjeenvaihdot yhteen lähettipalveluun äläkä koskaan mene muihin.

Oletko kehittäjä? Ei? Miksi sitten tarvitset useamman kuin yhden selaimen? Tarvitsetko varmasti kolme samaa tekstinmuokkaussovellusta? Ja niin edelleen.

Työssäni alkaen virtaus voi koputtaa useita asioita, joita tapahtuu säännöllisesti: viestit messengerissä, saapuvat kirjeet postissa, toimistoon saapunut henkilö, puhelin soi.

Joten koin kaiken viestinnän sähkeeseen, sammutin ilmoitukset kaikista keskusteluista, arkistoin kaikki kanavat - joten voin itse päättää, kun minulla on aikaa vastata.

Postissa peruutin kaikki postitukset, lukuun ottamatta 5-6 tarpeellisinta. Käytän Unroll.me-palvelua kerätäksesi ne yhteenvetoon, joka tulee kerran viikossa minulle sopivaan aikaan. Tarkistan myös postini muutaman kerran päivässä, en heti kirjeen vastaanottamisen jälkeen.

Puhelimessa pyydän vain, että en soita - voit melkein aina kirjoittaa tai sanella viesti. Ja henkilökohtaiset kokoukset pidetään vain suunnitelman mukaisesti - laitoin ne kalenteriin (on erittäin kätevää tehdä tämä Calendly.com-palvelun avulla), yleensä arkipäivän iltapäivällä.

Resepti on yksinkertainen ja ilmeinen, mutta kuten käytäntö osoittaa, sitä eivät aina sovelleta eivätkä kaikki, joilla on "ongelmia ajanhallinnassa".

Käytä seurantaa

Pidän usein niin rakastettuja kokouksia. Vaikka ne häiritsevät ihmisiä työstä, ne ovat silti mukavin tapa välittää uutta tietoa. välittömästi suurelle joukolle ihmisiä, käsittelemään vastaväitteitä ja antamaan vastauksia kysymyksiin, jotka kuullaan välittömästi kaikki.

Mutta miten tehdä kokous tehokas? Varsinkin kun niitä pidetään 20-50 hengelle, eikä ole mitään keinoa varmistaa, että kaikki kuuntelevat tarkkaan.

Helpoin ja tehokkain tapa on pyytää kaikkia seuraamaan alusta alkaen. Toisin sanoen on opinnäytetyö kirjoittaa kaikki, mikä vaikuttaa tärkeältä. Lähetä teksti heti kokouksen jälkeen sinulle henkilökohtaisesti postitse tai messengerillä.

Esittäjälle tämä menetelmä antaa ensinnäkin mahdollisuuden nähdä heti, kuka ja miten havaitsee tiedot. Ja toiseksi, saadaksesi välitöntä palautetta: onko yleisön pääviestit tulleet vai puhekykyäsi vielä parannettava.

Ja tietysti seuranta auttaa saavuttamaan kokouksen päätavoitteen - varmistaa, että kaikki todella kuulevat ja muistaa tärkeää tietoa.

Arvioi tehtävän suorittamiseen kuluva aika oikein

Aluksi näyttää siltä, ​​että on mahdotonta arvioida oikein minkä tahansa tehtävän suorittamiseen tarvittava aika. Hieman myöhemmin voit nähdä käytännössä, että näin on todellakin.

Tästä syystä kunkin tehtävän arviointi on eräänlainen tutkintotodistus. Työntekijä kertoo kuinka monta tuntia hän aikoo käyttää toteutukseen, ja johtaja joko suostuu tai pyytää selittämään, miksi se vie niin paljon tai vähän aikaa.

Se on tämän "suojan" kanssa (ellei sitä suoriteta näyttelyä varten ja johtaja ymmärtää, mitä hän tekee työntekijä) ongelman arvioinnilla on todella järkevää.

Eri ihmiset arvioivat työnsä eri tavalla. Joku yliarvioi palkin ja rekrytoi joukon tehtäviä, jakamalla kullekin kerran vähemmän aikaa kuin heidän on käytettävä. Jotkut päinvastoin jälleenvakuuttavat itsensä ja asettavat jokaisen tehtävän ajan ylivoimaisen esteen ja "ajattelun" varalta.

Hyvän johtajan tulisi kysyä oikeita kysymyksiä:

• Miksi tarvitset X tuntia tämän tehtävän suorittamiseen?
• Luetaan uudelleen ongelman ehdot ja määritelmä sen toteuttamisesta uudelleen. Oletko varma, että ymmärrät kaiken oikein ja otit huomioon?
• Jos teet tällaista tehtävää ensimmäistä kertaa, oletko varannut aikaa perehtymiseen?

Ja tietysti on aina hyvä, kun yrityksessä on useita työntekijöitä, jotka suorittavat samantyyppisiä tehtäviä. Päähän voit keskittyä keskimääräiseen indikaattoriin, joka lasketaan työntekijöiden luokitusten perusteella.

Käytä tarkistuslistoja

Kuvittele, että sinulla on tehtävä työntekijälle. Ja se kuulostaa tältä: "Käynnistä tällainen ja uusi palvelu itse." Työntekijällä on kolme vaihtoehtoa suorittaa tällainen tehtävä:

1. Minimi. Toisin sanoen tehdä kaikki kirjaimelta, suorittaa tehtävä virallisesti. Palvelu käynnistetään, mutta ei ole tutkimusta, hinnoittelumalleja eikä ymmärrystä siitä, kuka ja mitä tarkalleen tekee. Myynti- ja markkinointiosastolla ei ole tietoa siitä, miten ja kenelle se myydään.
2. Maksimi. Toisin sanoen lähestyä tehtävää energisesti ja suurella innostuksella. Suorita valtava määrä tutkimusta, kommunikoi markkinoiden muiden yritysten kanssa, muodosta kymmenkunta mallia hinnoittelu, pidä useita kokouksia yrityksen sisällä (johdon, tiimin johtajien ja erikseen jokaisen ryhmän kanssa), tee useita esityksiä jokaiselle potentiaaliselle kohdeyleisölle.
3. Aivan. Tämä lähestymistapa on jossakin keskellä ensimmäisen ja toisen vaihtoehdon välillä: tehdään tutkimus 5-7 yrityksestä segmentissä, laaditaan selkeä konsepti, tehdään yksi esitys tai aloitussivu. Järjestetään yhtiökokous, jossa välitetään keskeiset tiedot palvelun myynnistä.

Estä työntekijää tekemästä liian vähän tai liikaa tehtävää suorittaessaan käyttämällä tarkistusluetteloa - numeroitua luetteloa vaiheista, jotka on suoritettava tuloksen saavuttamiseksi. Erityisen hyödyllistä on käyttää tarkistuslistoja, jos et ole varma, että työntekijä ymmärtää 100% tällaisen suorittamisen tehtävä, - esimerkiksi hän ei ollut vain tehnyt mitään sellaista aikaisemmin. Jos olet liian laiska maalaamaan, valmistaudu vaihtoehtoihin numero 1 ja 2. Viimeistelet sen myöhemmin, tai työntekijä viettää aikaa ja tiimin aikaa turhiin toimiin.