12 syytä Microsoft Office -sovellusten asettamiseen Maciin
Macos Teknologian / / December 30, 2020
Kaikenkokoiset yritykset tarvitsevat helppokäyttöisiä asiakirjojenhallintasovelluksia, jotka auttavat niitä toimimaan tehokkaasti ilman monimutkaista koulutusta alussa ja ongelmia prosessissa. Microsoftin toimistosovelluksia kehitetään jatkuvasti, jotta tekstien, laskentataulukoiden, esitysten ja muiden asiakirjojen käsittely olisi nopeampaa ja mukavampaa. Microsoft Office Home and Business 2019 ja Microsoft 365 Business Standard ovat liiketoimintalinjan nykyiset versiot.
Microsoft Office Home and Business 2019 sisältää klassisia toimisto-ohjelmia: Word, Excel, PowerPoint ja Outlook. Maksat ostoksesta kertamaksuna ja voit käyttää pakettia, kunnes päätät päivittää seuraavaan versioon.
Microsoft 365 Business Standardin avulla voit käyttää Wordin, Excelin, PowerPointin, OneNoten ja Outlook, yrityspalvelut, kuten yritysluokan posti ja pilvitallennus, sekä lisäominaisuudet turvallisuus. Mukana on myös Microsoft Teams, tehokas työkalu tiimien yhteistyöhön (mukaan lukien etäviestintä ja työ). Tuote on saatavana tilaamalla: ostat lisenssin (esimerkiksi vuodeksi) ja saat ohjelmien uusimmat, päivitetyt versiot.
Molempia tuotteita on saatavana Apple-tietokoneille. Ja niiden nykyiset versiot sisältävät monia uusia hyödyllisiä ominaisuuksia sovelluksissa. Tarkastellaan joitain niistä.
Tee työstä useilla laitteilla todella kätevää
Microsoft 365 Business Standard -tilauksella voit asentaa toimisto-ohjelmiston paitsi MacBookiin tai iMaciin. Tilaukseen sisältyvät sovellukset ovat saatavilla myös muilla tietokoneilla, älypuhelimilla tai tableteilla: tuetaan enintään viittä kutakin laitetta.
Näin voit alkaa käsitellä asiakirjoja toimistotietokoneella, jatkaa älypuhelimesta tien päällä ja lopettaa kotona työskentelyn iPadin kanssa. Vaihto on saumatonta: voit aloittaa muokkaamisen siitä, mihin jäit, laitteesta riippumatta.
Valitse luotettava ohjelmisto
Auttaa rakentamaan visuaalisia kaavioita ja selkeitä kaavioita
Ihmisen aivot havaitsevat visuaalisen visuaalisen tiedon nopeammin ja täydellisemmin kuin tekstisivut tai numerotaulukot. Kirkkaat kaaviot ja loogiset kaaviot tekevät dokumentista selkeämmän: niiden avulla lukija pystyy yhdellä silmäyksellä selvittämään, mitä halusit sanoa, ja tekemään tarvittavat johtopäätökset.
Excel kiinnitti erityistä huomiota kaavioiden ja kaavioiden luomiseen. Tehokkailla työkaluilla voit havainnollistaa mitä tahansa asiakirjaa ja välittää tietoja tehokkaammin kollegoille, asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Viimeisimmissä Excel-versioissa, mukaan lukien Excel 2019, ilmestyi uudet kaaviotyypit ja muut hyödylliset ominaisuudet.
Tee asiakirjoista inhimillisempiä
Microsoft Office -sovellusten nykyisissä versioissa on helppo lisätä kuvakkeita asiakirjoihin - pieniä kaaviokuvia. Kuvakokoelma sisältää suosittuja esineitä autoista ja elektroniikasta analyysityökaluihin ja käyttöliittymäelementteihin, ammateista ja hymiöistä palapeleihin ja viestintään.
Kuvakkeet auttavat luomaan selkeitä ohjeita, oppaita ja esityksiä. Yksi kuvake voi korvata useita sanoja kerralla: säästät sivulla tilaa ja helpotat asiakirjan lukemista.
Kuvakekokoelma on jaoteltu aiheittain. Voit valita sopivimman vaihtoehdon tai käyttää sanahakua. Se löytää oikean kuvakkeen, vaikka kirjoittaisit sanan väärin.
Anna valmistella asiakirjoja erityistarpeita omaaville
Jos valmistelet asiakirjoja ihmisille, joilla on erityistarpeita, saavutettavuustarkistus on kätevä. Hän etsii asiakirjoista yleisiä ongelmia ja auttaa ratkaisemaan ne.
Microsoft Office Accessibility Checker analysoi osioiden otsikot, dian otsikot, taulukon rakenteen ja asiakirjan värit. Esimerkiksi se muistuttaa, että kaikki kuvat on kopioitava tekstillä. Jos joku alkaa lukea asiakirjaa ääneen näytöltä, hän tietää mitä kuvassa näkyy. Oppimistesti: tekoälyä kehitetään jatkuvasti ja se toimii yhä tehokkaammin.
Käännä asiakirjoja maailman suosituille kielille
Vieraskieliset asiakirjat, erityisesti sanasto, voivat olla hämmentäviä. Ja vaikka puhutkin kieltä sujuvasti, manuaalinen käännös kestää kauan. Ammattikääntäjän palkkaaminen on pitkä ja kallista, ja tekstiasiakirjan tai taulukon kääntäminen verkkopalveluissa on hankalaa - muotoilu kärsii varmasti.
Office 2019: n ja Microsoft 365 for Macin uusimmissa versioissa voit kääntää koko asiakirjan tai vain valinnan. Tämä auttaa, kun et oikein ymmärrä, mistä tekstissä on kyse. Lisäksi sinun ei tarvitse kopioida asiakirjapalasia mihinkään ja palauttaa sitten niiden rakenteen.
Auttaa korostamaan muutoksia
PowerPointin Transform-siirtymä herättää kahden peräkkäisen dian väliset erot eloon. Se auttaa animoimaan muutoksia liiketoimintaprosessien kaavioissa, osoittamaan, miten kokonaisuus luodaan osista, miten esineiden tila muuttuu tai miten yrityksesi suorituskyky kasvaa.
Työkalu sijaitsee Siirtymät-välilehdessä. Dynamiikan muutosten näyttämiseksi sinun on vain tehtävä kopio diosta ja muokattava sitä. Voit työskennellä tekstin, kuvien, muotojen, taulukoiden ja muiden objektien kanssa, muuttaa niiden kokoa ja väriä ja siirtää niitä näytön ympäri. Sitten sinun on valittava Transform-siirtymä - työkalu luo automaattisesti tehokkaan siirtymän dioiden välillä. Tarvittaessa voit myös määrittää erityistehosteita erityyppisten kohteiden animoimiseksi.
Tukee online-videon lisäämistä esityksiin
PowerPointin uudessa versiossa voit upottaa online-videoita, kuten YouTube tai Vimeo, esityksiisi. Ne auttavat kuvaamaan diojasi häiritsemättä siirtymistä esityksen ja selaimen välillä.
Tässä tapauksessa asiakirjan koko tuskin muuttuu. Video tallennetaan edelleen verkkoon, mutta voit toistaa sen milloin tahansa suoraan esityksestäsi.
Osaa lukea asiakirjoja ääneen
Word- ja OneNote-asiakirjat voidaan lukea automaattisesti ääneen. Parantaakseen tekstin ymmärtämistä, etenkin vieraalla kielellä, järjestelmä voi korostaa siinä verbejä, substantiiveja ja adjektiiveja, sijoittaa välilyöntejä tavujen väliin.
Voit kuunnella, kuinka ohjelma puhuu asiakirjaasi, jos silmäsi ovat väsyneitä tai jos kuulet paremmin tietoja.
Voit muokata taulukoita kätevästi
Excel for Macin uusi versio on helpottanut laskentataulukoiden käyttöä. Voit siis valita suuren osan ja poistaa sitten yksittäisten rivien valinnan. Korostetut solut voidaan sitten kopioida uuteen taulukkoon tai toiseen asiakirjaan.
Jos käytät usein Exceliä, olet todennäköisesti törmännyt tilanteeseen, jossa korostat vahingossa tarpeettomia asioita. Viimeisen toiminnon kumoaminen ei auta tässä tapauksessa. Mutta jos pidät Cmd-painiketta painettuna, voit poistaa väärin valittujen solujen valinnan napsauttamalla niitä.
Suodata tiedot usean käyttäjän tilassa
Asiakirjojen kirjoittaminen yhdessä on loistava käytäntö: se vähentää hyväksyntöjen määrää ja nopeuttaa työnkulkuja. Mutta jos esimerkiksi sinun on suodatettava taulukon tiedot samanaikaisesti kollegoiden kanssa, tämä voi olla hankalaa.
Microsoft 365 for Macin Excel-verkkoversiossa voit luoda oman dokumenttinäkymän. Tällöin käyttämäsi suodattimet eivät häiritse kollegojesi työtä asiakirjan kanssa.
Voit asettaa joustavia asetuksia
Outlook 2019 for Mac -sovelluksessa voit mukauttaa eleitä postin käsittelyä varten. Esimerkiksi vierittämällä vasemmalle voit merkitä sähköpostin luetuksi, siirtää sen arkistoon tai poistaa - aseta tarvitsemasi toiminto useammin.
Työkalurivien mukauttaminen auttaa myös nopeuttamaan sähköpostikokemustasi. Kun olet määrittänyt kaiken tarvitsemasi, vietät vähemmän aikaa tavallisiin toimintoihin.
Tukee toimintaviestejä
Pikaohjeet ovat saatavilla Outlookin Microsoft 365 for Mac -sovelluksessa. Voit hyväksyä osallistujapyynnöt, lähettää kyselyjä ja muuta yhdellä napsautuksella siirtymättä sähköpostiohjelman ja kolmannen osapuolen sovellusten välillä.
Yritysten kannalta tämä vähentää itse asiassa aikaa, joka päivittäin käytetään rutiinitoimintojen suorittamiseen. Tämä tarkoittaa, että se lisää työn tehokkuutta ja vähentää kustannuksia.
Tilauksen tekeminen vie vain muutaman minuutin: valitse sopiva tuote ja kätevä maksutapa, määritä TIN - loput tiedot ladataan automaattisesti. Maksulasku lähetetään välittömästi sähköpostiisi. Ja saat aktivointikoodin postitse 10 minuutin kuluessa maksun tarkistamisesta.
Tee tilauksesi