Secrets yrityssähköpostista-kirjeenvaihto
Työ Ja Tutkimus / / December 25, 2019
Mikä on sähköposti? Nykypäivän liike-elämässä, se on:
- Naamasi. On sähköpostitse, voit luoda positiivista kuvaa silmissä vastapuoli pilata ensivaikutelman.
- Työsi työkalu. Paljon yhteydenpitoa ulkomaailmaan tapahtuu sähköpostitse. Niin hyvä hallussaan instrumentin, voit yksinkertaistaa elämääsi suuri.
- Tehokas häiriötekijä. Ulkomaailman yrittää tavoittaa teitä, kääntää ja harhaan harhaan sähköpostitse.
Näistä tehtävistä ja katsoa työn sähköpostitse. Aloitetaan yksinkertainen.
kirjaimet koristelu
Käytän Mozilla Thunderbird sähköpostiohjelma, joten aion puhua hänen esimerkki. Luo uusi kirje ja menevät ylhäältä alas luettelon aloilla.
Koomaan. Kopio. bcc
Ehkä joku ei tiedä, mutta "To" Mozilla voidaan muuttaa "CC" tai "Piilokopio".
- ketä: Kirjoita pääkohde tai useita kohteita puolipisteillä eroteltuna.
- kopio: Kirjoita kenen olisi lukenut, mutta josta emme odota reaktiota.
- bcc: Kirjoita kenen pitäisi lukea kirjeen, mutta täytyy pysyä tuntemattomana loppuvuoden vastaanottajille. Erityisesti tällöin käyttää massapostituksiin liiketoiminnan kirjaimia, kuten ilmoituksista.
väärä massan jakautuminen täsmentää vastaanottajille kentän "Kopioi" tai "To". Useita kertoja vuodessa saan kirjeitä, joissa mainituille vastaanottajille 50-90 "Kopioi". On yksityisyyden loukkaus. Ei kaikki vastaanottajat on tiedettävä kuka muu olet työskennellyt samanlaista aihetta. No, jos se tuntee toisensa ihmisiä. Ja jos luettelossa kilpailevien yritysten, jotka eivät tiedä toisistaan? Ainakin yksi on varauduttava ylimääräisiä selitys, sillä suurin - lopettamaan yhteistyön yksi heistä. Älä ole niin.
oikein joukkopostituksia lähetetään nimesi, ja kaikki vastaanottajat laittaa alalla "piilottaa kopio."
aihe
Tärkeyttä otsikkokenttään kirjoitetaan usein (joskus järkevästi) niiden yritysten blogit asiantuntijapalvelut lähetykset. Mutta usein on puhe myynti kirjaimet, jossa subject ratkaisee ongelman «sähköpostin pitäisi avata."
Keskustelemme myös päivittäistä liikekirjeenvaihdon. Tässä on aihe ratkaisee ongelman "kirjain ja sen tekijä olisi helppo tunnistaa, ja sitten löytää." Ja diligence palaan muodossa karma useita kirjeitä vasteen, vain prefiksien Re: tai fwdJoista on löydettävä oikea kirjain aiheesta.
Kaksikymmentä kirjeet - on määrä yhden päivän vastaavuus keskijohdon. Yrittäjiin ja yritysten omistajat eivät puhu, niillä on useita kirjeitä on joskus ylittää 200 ja enemmän päivässä. Siksi vielä kerran: Älä lähetä sähköposteja tyhjän teema.
Joten, miten oikein muotoilla otsikkokenttään?
Olemme hänen "taivas" suositellaan ulkoisen kirjoittamaan kirjeitä otsikkokenttään: "Heaven
Virhe numero 1: Vain yrityksen nimi otsikkokenttään. Esimerkiksi 'Sky' ja kaikki. Ensinnäkin, varmasti olet yksi yrityksen yhteydessä vastapuoleen. Toiseksi, ei ole mitään järkeä teema ei edistä, koska yrityksen nimi, ja näin voidaan nähdä osoitteen. Kolmanneksi arvata miltä se näyttää oman laatikko tämä lähestymistapa viestintään? Näin.
Se on kätevä tarkastella sellaisia aiheita?
Virhe numero 2: Flashy markkinointi otsikko. On hienoa, jos osaat kirjoittaa niin otsikoihin. Se on vain siitä, onko käyttö on aiheellista näitä taitoja liikekirjeenvaihtonsa? Muista varten yritykselle aiherivi: älä myy ja todistettava henkilöllisyytensä ja etsiä.
väärä | oikein |
Asioita ostaa akselit kohtuulliseen hintaan! | Kaupallisen tarjouksen toimittamisesta akselien |
Meidän täytyy kiirehtiä kuulemaan kiinnostusta! Rodion on tulossa! | Yhdenmukaistaa teko paikat tarkkailun Alyona Ivanovna |
VAROITUS! Porfiry Petrovitš ratkaista arvoituksen Raskolnikov ja ratkaisemaan ongelmia | Ehdotuksen konsultti: psykologinen vähennys |
»
Tekstissä kirjeen
On olemassa monia oppaita kirjoittamista teksteistä erilaisiin tilaisuuksiin. Esimerkiksi paljon hyödyllistä tietoa Maxim Ilyahova, Alexander Amzin ja muiden mestareiden sanan. Kehotan teitä lukemaan artikkeleita ainakin lisätä yleistä tietoisuutta ja parantaa yleistä kirjoitustyyli.
Tässä prosessissa kirjeiden, meidän on jatkuvasti tehdä useita päätöksiä.
kohteliaisuus kysymys. Alussa kirjaimen voidaan näön kohteliaisuus tai kiintymystä hengessä "Rakas Rodialta, kahdelle hieman yli kuukauden, koska en ole puhunut teille kirjallisesti, josta hän kärsi, ja jopa iltana ei unta, Ajattelen. " Hyvin kohtelias ja hyvin kallista, sekä ajallisesti kirjoittamalla tämän merkinnän, ja kun joku hänen käsittelyssä. Kirjeenvaihto jälkeen liike, muistatko? Ei kirjain-kirjoituskilpailu eikä Raskolnikov äiti ja liikekirjeenvaihdon.
Kunnioitamme aikaa ja vastaanottaja!
Edustaa ja muistuttavat olosuhteet rakkauden merkitystä ainoastaan ensimmäisen viestin jälkeen lähetetyt ohikiitävä kokouksen messuilla. Jos tämä on yhteistyön jatkamisen tai virran kirjeenvaihtoon, ensimmäinen kirjain päivänä kirjoittamisen: "Hei, John," toisella ja myöhemmin: "John ...".
valitus. Olen aina ollut huolestunut kysymys, kenen puoleen kääntyä kirjeessä, jos määrälle vastaanottajia. Äskettäin kirjoitin kirjeen, joka oli osoitettu kolme tyttöä nimeltä Anna. Ei epäillä, kirjoitin "Rakas Anna" ei koskaan noussut. Mutta niin onnekas ei aina.
Mitä jos vastaanottaja kolmen tai jopa seitsemän, ja ne eivät tee sama nimi? Voit luetella nimiä: "Hyvää päivää, Rodion, Pulcheria, Avdotya Petr Petrovich." Mutta se on pitkä ja vie aikaa. On mahdollista kirjoittaa: "Hyvät kollegat".
Olen itselleni käyttää sääntöä soveltaa nimen, joka seisoo "Vastaanottaja" -kenttään. Ja niille, jotka ovat kopio ei koske lainkaan. Tämä on yleensä samalla sallii määritellä tarkemmin yhden (!) Kirje vastaanottaja ja tarkoitus tämän kirjeen.
lainaus. Usein kirjeenvaihto on keskustelun kysymyksiä ja vastauksia - toisin sanoen vuoropuhelua. Hyvä käytäntö on poistaa historiaa kirjeenvaihto ja kirjoita vastaus päälle lainattua tekstiä, että palaamista tähän kirjeenvaihtoon viikon kuluessa, oli helppo lukea vuoropuhelun ylhäältä alas laskevassa mennessä.
Jostain syystä oletusasetus Mozilla pitäisi "Kursori jälkeen lainatun tekstin." Suosittelen sitä muuttaa valikosta «Työkalut» → «Tilin asetukset» → «valmistelu ja käsitellä." Sen pitäisi olla niin.
Tarkoituksena kirjeen. Liikekirjeet on kahdenlaisia:
- kun me vain ilmoittaa keskustelukumppani (esim raportti tehdystä työstä viime kuussa);
- ja kun haluamme jotain keskustelukumppani. Esimerkiksi hän suostui liitteenä laskun maksamisesta.
Pääsääntöisesti kannustavat kirjeet monta kertaa enemmän kuin raportoitavaa. Jos haluamme saavuttaa jotain lähteestä, se on erittäin tärkeää sanottavaa tästä kirjeessä tekstimuodossa. Kehotus toimia olisi liitettävä viesti puolesta ja mene viimeinen virke kirjeen.
väärä"Porfiry Petrovich, tiedän kuka kaataa vanha nainen."
oikein"Porfiry Petrovich, minä kaataa vanha nainen, pyydän pidätyksen toimenpiteistä väsynyt kärsiä!".
Miksi kirjeenvaihtaja must voit ajatella, mitä tehdä tämän kirjeen? Loppujen lopuksi se voi ottaa ja väärän päätöksen.
allekirjoituksen tekstiä. Sen täytyy olla. Erityisesti kaikki sähköpostiohjelmia voit muokata autosubstitution allekirjoituksen esimerkiksi klassinen "vilpittömästi ...". Mozilla tämä tehdään valikossa «Työkalut» → «Tilin asetukset."
Kirjoittaa tai ei kirjoita kontakteja allekirjoitus - yksityisasia. Mutta jos olet jotenkin liittyvät myynti - se on pakollista kirjoittaa. Vaikka kauppa ei tapahdu perusteella viestinnän tulevaisuudessa, voit helposti selvittää kontakteihin allekirjoituksen.
Vielä yksi piirre viestin kehon niille haastatelluista, jotka eivät pidä (tämä ei onnistu, ei halua, ei ole aikaa) vastata sähköposteja. Osoittavat viestin tekstiin oletuksena. Esimerkiksi "Porfiry Petrovich, jos ei tule pidättää minut ennen 12:00 perjantaina pidän itseäni armahdetaan." Tietenkin ajan on oltava todellinen (ei tarvitse lähettää tekstin esimerkin perjantaina klo 11:50). Vastaanottaja on pystyttävä fyysisesti lukea ja päättää kirjeen. Tämä "default" vapauta sinut vastuun vastauskadon keskustelukumppani. Kuten aina, jotta käyttää tätä siru pitäisi lähestyä älykkäästi. Jos henkilö on ajoissa ja säännöllisesti vastaa sähköposteja, tämä uhkavaatimus on se, jos et vahingoita heitä, hieman venyttää tai johtaa päätökseen olla vastaamatta kirjeen juuri nyt, ja tee odotat perjantaina.
liitetiedostoja
Letters usein liitteineen: jatkaa, kaupantekotarjous, kustannusarviot, piirustukset, skannatut asiakirjat - erittäin kätevä työkalu ja samalla lähde suosittu virheitä.
virhe: Valtava määrä investointeja. kirjeet tulevat usein liitteineen enintään 20 megatavua. Pääsääntöisesti se skannaa mitä jotkut asiakirjat TIFF-muodossa, jonka resoluutio on 600 dpi. Mailer kirjeenvaihtaja lähes varmasti ripustaa muutaman minuutin turha yrittää ladata esikatselun liitetiedostoja. Ja Jumala varjelkoon vastaanottaja yrittää lukea tämän kirjeen puhelimeen ...
Henkilökohtaisesti olen heti poistaa tällaiset viestit. Halua kirje ilmestyi korissa ennen lukemista? Tarkista liitteen koon. On suositeltavaa, että se on enintään 3 Mt.
Mitä jos yli?
- Yritä määrittää skannerin eri muotoon ja resoluutio. Esimerkiksi, tai PDF-300 dpi skannausta saatu melko luettavissa.
- Ajattele ohjelmaa kuten WinRAR arkisto tai 7zip. Jotkin tiedostot pakata hyvin.
- Mitä jos valtava kiinnitys ja pakkaa se ei toimi? Esimerkiksi lähes tyhjä kirjanpito pohja painaa 900 megatavua. Tulla auttamaan tietojen pilvi varastointi: Dropbox, Google Drive ja vastaavat. Jotkin palvelut, kuten Mail.ru, automaattisesti muuntaa valtavia investointeja viittaus pilvi varastointi. Mutta mieluummin hallita omia tietoja tallennetaan pilveen, joten automatisointi Mail.ru ole tervetulleita.
Ja vielä yksi suositus ei ole aivan selvillä investoinnit - niiden nimi. Sen pitäisi olla ymmärrettäviä ja hyväksyttäviä vastaanottajalle. Kun olemme yhtiö varautui tarjouksen nimetä... olkoon se Fjodor Dostojevski. Sain kirjeen johtaja hankkeen hyväksyttäväksi CP, ja kiinnitys oli tiedoston nimeltä "DlyaFedi.docx". Johtajan kanssa, lähetti minulle tämän, vuoropuhelua samanlainen seuraavaa:
- Hyvä johtaja, olet itse valmis lähestyä tätä kunnioitetaan mies ja kutsuvat häntä kasvoihin Fedor?
- Siellä noudatetaan henkilönä, se kaikki minun nimelläni kutsutaan.
- Miksi olet liitteen nimellä "DlyaFedi"? Jos nyt lähetän hänelle luulet hän ostaa meidän akselit tässä opasta?
- Aion nimeä sitten ...
Miksi cook aikapommi - mahdollisen asiakkaan vika - tai luo itsellesi lisätyötä nimeämällä tiedoston? Miksi ei heti liitteen nimen on oikea: "DlyaFodoraMihaylovicha.docx" tai vielä parempaa - "KP_Nebo_Topory.docx".
Niin, sähköposti "kasvot" on enemmän tai vähemmän selvitetty. Siirrytään edelleen sähköpostin tarkastelun välineenä tehokasta työtä ja puhua siitä häiritsevää komponentti.
Työskentely kirjaimilla
Sähköposti - on voimakas häiriötekijä. Kuten minkä tahansa häiriötä, posti on torjuttava kiristyminen sääntöjen ja toteutusaikataulu.
Vähintäänkin sinun täytyy poistaa käytöstä kaikki ilmoitukset saapumisesta postin. Jos sähköpostiohjelma on oletusarvoisesti, sinulle ilmoitetaan, ja äänimerkillä, ja räpytteli kuvaketta kellon vieressä, ja näyttää esikatselun kirjeen. Lyhyesti sanottuna tehdä kaiken ensin repiä sinut pois kovaa työtä, ja sitten syöksyt kuiluun lukematta sähköposteja, ja avaamattoman postilähetykset - miinus tunnin tai kaksi elämän.
Joku voimakas tahto mahdollistaa ei saa häiritä ilmoitusta, ja tavallisten ihmisten on parempi olla uhmata kohtaloa ja poistaa ne. Vuonna Mozillla Thunderbird tapahtuu valikon «Työkalut» → «Settings» → «Basic» → «Kun uusia viestejä."
Jos ei ole ilmoituksia, miten ymmärtää, että se on kirjain?
Hyvin yksinkertaista. Te itse, tietoisesti varata aikaa jäsentää sähköpostin, avaa sähköpostiohjelma ja nähdä kaikki lukemattomat viestit. Tämä voidaan tehdä kaksi kertaa päivässä, esimerkiksi lounaan ja illalla tai sen aikana seisokkeja, sanovat, ruuhkissa.
Ihmiset kysyvät usein, miten vasteaika ja kiireellisen? Vastaus on: ei tarvitse kiireellisen postissa. Ellei työskentelet asiakastuesta (tässä osiossa työaikataulu sähköpostitse).
Jos on kiireellisen, lähettäjä ilmoittaa sinulle muiden kanavien - puhelin, tekstiviestit, Skype. Sitten tietoisesti jäämään sähköpostiohjelma ja hoitaa kiireellisiä sähköpostin. Kaikki gurut ajanhallinnan (esim Gleb Arkkienkeli hänen "Getting Things Done") ilmoittaa tavallinen vastaus sähköpostitse 24 tunnin kuluessa. Tämä on normaali sääntö etiketti - älä odota, että keskustelukumppanina välittömän vastauksia sähköpostitse. Jos on kiireellinen kirje ilmoittamaan nopealla viestintäkanavia.
Joten, olemme poistaneet ilmoituksessa sisällyttää sähköpostiohjelma oman aikataulun.
Mitä tehdä, kun menimme posti ja tehdä toimintaansa otsikko "laatia" sähköposti? Missä on alku ja loppu tämän työn?
Olen kuullut paljon nolla postilaatikkoon järjestelmä, mutta valitettavasti ei täyty yksi henkilö soveltamisesta. Se oli tarpeen keksiä polkupyörän. Artikkelit aiheesta on Layfhakere. Esimerkiksi "nolla saapuvan». Alla aion puhua nollapäästöjärjestelmää postilaatikkoon minun tulkinnassa. Olisin kiitollinen, jos GTD guru huomautti kommentit, täydentää tai parantaa järjestelmää kuvattu.
On tärkeää ymmärtää ja hyväksyä, että sähköpostin - tämä ei ole Tehtävien ajoituksen ja arkistoida yrityksellesi. Siksi kansioon "Saapuneet" pitäisi aina olla tyhjä. Jos tulet tarkastelemista mukana, älä lopeta eivätkä saa häiritä mitä hyvänsä, kunnes tämä tyhjentää kansion.
Mitä tehdä roskapostia postilaatikossa? Meidän täytyy mennä peräkkäin kutakin kirjainta, ja poista se. Kyllä, vain valitse se ja klikkaa näppäimistön Delete. Jos et voi tuoda itseäni poistaa kirjaimen, sinun täytyy päättää, mitä tehdä sen kanssa.
- Voit vastata siihen kolmessa minuutissa? Täytyykö minun vastata siihen? Kyllä, meillä on, ja vastaus kestää enintään kolme minuuttia, sitten vastata heti.
- Vastaamaan tarpeeseen, mutta vastaus valmistelu kestää yli kolme minuuttia. Jos käytät Tehtävien ajoitus, jonka avulla on mahdollista muuntaa sähköpostiviesteistä tehtäviä puolestaan sähköposteja tehtävä ja unohtaa hetkeksi siitä. Esimerkiksi käytän aivan loistava palvelu Doit.im. Sen avulla voit luoda henkilökohtaisen sähköpostiosoite: toimitettu hänelle kirjeen, ja siitä tulee ongelma. Mutta jos sinulla ei ole tehtävän aikataulu, siirto kirjeen alikansioon "0_Vypolnit".
- Kun nopea vastaus kirjeen, sen muuttaminen tehtävän tai pelkkä tutkiminen on tarpeen päättää, mitä tehdä tämän viestin: tai poistaa tai lähettää tiettyyn kansioon pitkäksi varastointi.
Tässä muutamia kansioita pitkäaikaista varastointia olen.
- 0_Vypolnit. Olen kansiota ei ole olemassa, mutta jos ei ole ajoitettu, jälleen kerran, täällä voit lisätä kirjaimia, jotka vaativat yksityiskohtaista tutkimusta. Tämä kansio myös on puhdistettava säännöllisesti, mutta harkittuja lähestymistapa on erityisesti varattu aikaa.
- 1_Sprav. Pistän kirjeen taustatietoja: tervetuloa sähköposteja kirjautumisia eri verkkopalvelut, lippuja seuraavaa lentoa, ja niin edelleen.
- 2_Proekty. Se sisältää arkiston kirjeenvaihdon kumppaneiden ja projekteja, jotka ovat nykyisen suhdetta. Luonnollisesti kunkin hankkeen tai kumppanin puretaan erilliseen kansioon. Kumppani kansio kippaan kirjeen paitsi sen työntekijöiden, vaan myös kirjeitä työntekijöille "Heaven", joka liittyy tämän kumppanin. Se on erittäin kätevä: tarvittaessa kaikki kirjeenvaihto hankkeen käsillä muutamalla klikkauksella.
- 3_Muzey. Olen täällä suihkussa näihin kirjeisiin ja poistaa sääli, ja niiden edut ovat ilmeiset. Tässäkin vaeltavat kansioita suljettu projekti "2_Proekty". Lyhyesti sanottuna, "museo" varastoidaan ensin ehdokkaita poistamista.
- 4_Dokumenty. On kirjaimia elektronisella näytteitä asiakirjat, jotka voivat olla hyödyllisiä tulevaisuudessa kirjanpito-osasto, esimerkiksi sotatoimet täsmäytykset asiakkailta lippuja matkaa. Kansio pitkälti päällekkäinen kansiot "2_Proekty" ja "1_Sprav", mutta se pitää tilitietoja, kuten "2_Proekty" -kansioon - hallintaa. In "4_Dokumenty" - kuollut tietoa, ja "2_Proekty" - live.
- 5_Znaniya. Pistän hyödyllistä vain listan, johon en halua palata ajoissa inspiraatiota tai etsiä ratkaisuja.
On muitakin asetuksia sähköpostiohjelman, tärkeää, että tämä järjestelmä. Ensinnäkin Thunderbird oletuksena on valittuna "Merkitse viesti lukea." Mieluummin tehdä se tietoisesti, niin ruutuun pois! Voit tehdä tämän, siirry valikkoon «Työkalut» → «Settings» → «Laaja» → «Lukeminen ja näyttö."
Toiseksi käyttö suodattimet. Käytin aktiivisesti hakea suodattimia lähettäjälle osoitteen automaattisesti eteenpäin sähköpostit asianmukaisiin kansioihin. Esimerkiksi kirjaimet asianajajan siirretty kansioon "Lakimies". Luovuin tämä lähestymistapa useista syistä. Ensimmäinen on kirje asianajajalta 99% tapauksista, jotka liittyvät minkä tahansa projektin tai kumppanin, ja tämän vuoksi sen liikkeen tämän kansion tai hankkeen kumppanina. Toiseksi päätin lisätä tietoisuutta. Sinun on päätettävä, mihin tallentaa tietyn kirjeen, ja etsiä käsittelemättömän virkaa helpompaa vain yhteen paikkaan - postilaatikkoosi. Nyt suodatinta käytetään vain etäkansioiden säännöllisellä automaattisella viestejä eri järjestelmistä, eli kirjaimet, jotka eivät vaadi minua tekemään päätöksiä. Suodattimia Mozilla Thunderbird on määritetty valikossa «Työkalut» → «Message Filters".
Niin, oikea lähestymistapa sähköpostin pitäisi mennä 10-60 minuuttia päivässä, määrästä riippuen kirjeenvaihdon.
Niin, ja vielä yksi. Olet jo poistanut ilmoituksen uusista viesteistä? ;)