"0 ulkopuolella" - selkeä järjestelmä säilyttää nollaan postilaatikkoon

Sähköposti moniin vielä ole vaihtoehtoa työväline ja päivittäin kärsimystä. Joku seitsemän saapuvat kirjeet ja hän on nyt purkaa ne nopeasti. Joku on 46 jäsentä, mutta ne myös razgrebot päivässä, koska sitä käytetään. Jokaiselle henkilölle on tietty kynnys saapuvia sähköposteja päivässä, jolla hän voi käsitellä viipymättä käsittelyä seuraavana päivänä, ja näin ollen aiheuttamatta tukoksia sähköisen ruutuun. Voit soittaa kynnyksellä "luonnollinen".

Jos kirjaimet enemmän kuin ihminen voi käsitellä, sinun täytyy muuttaa lähestymistapaa sähköpostin hallinta. Tämä lisää kynnystä vaadittuun arvoon yksittäistapauksessa. Sen pitäisi pystyä käsittelemään 100 kirjettä päivässä? Joten voit ja 100, vain käyttää postia oikea tapa. Mitä? Kuka kertoo.

Ainoa maininta siitä, että henkilö pystyy käsittelemään sähköpostin sisältyy nolla päivän päätteeksi. Avain hyviin saapuvien - ymmärtäen, että kirjaimen edessä. Ensin täytyy oppia tarkasti luokitella kirjeitä ja tietää mitä tehdä kunkin.

Kaikki saapuvat viestit voidaan jakaa seitsemään ryhmään:

1. Ei tarvitse vastausta, ei välttämättä lue. Tapa näissä kahdessa kirjeessä: arkistoida tai poistaa. Jos saat säännöllisesti uutiskirjeen, joka on koskaan lukeneet, tee itsellesi palvelus - saavuttaa tavoitteesi. Yksi toiminto vastineeksi eroon kymmeniä tällaisia ​​kirjeitä tulevaisuudessa. Haluamme oppia selviytymään virtaus sähköpostia päivässä? Vähemmällä helpompi käsitellä virtaus. Älä pelkää neiti jotain tärkeää. Todella tarvittavat tiedot saa sinut toisella tavalla, ja ponnahtaa eteesi vielä ainakin kerran.
2. Liitteineen. Tämä voi olla ilmoituksen tarvitse maksaa jotain tai tietoja nykyisen tai tulevan työn. Näistä kirjeitä on hyödyllistä luoda erillinen kansio, mutta ilman fanaattisuutta. On liian monta kansiota? Yksinkertaista. Jotta voitaisiin löytää jotain juuri silloin, en tarvitse tuhat kansioita ja kyky käyttää hakutoiminnon kirjeessä.
3. Vapaaehtoinen vastaus. Vastaus näyttää olevan ole pakollista, mutta joskus hyödyllistä kohteliaisuus. Sitten edetä pelkästään tilannetta.
4. Kanssa läpimenoaika tarkistettavaksi. On mielenkiintoista lukea, mutta ei välttämättä. Yritä liittyä tähän ja edelliseen luokkaan paljon kirjeitä kuin mahdollista. Tämä on avain tehokkaaseen työhön sähköpostin.
5. On vastattava tänään. Kaikki on yksinkertainen: ota vastuullinen ja nyt, jos jotain todella kiireellinen tai lopussa työpäivän.
6. On vastattava, mutta ei tänään. Kauneus sähköpostin, että hän ei chat tai puhelimitse. Kukaan ei odota, eikä niiden tule odottaa nopeaa vastausta sähköpostitse, jos et puhu siitä viestin otsikossa. Jos määräaika vastausta kutsutaan tiettynä päivänä tai itse tiedät ja tietää kuinka kauan sinun täytyy antaa vastauksen, sitten laittaa nämä kirjeet sopiva kansio. Esimerkiksi "Vastaa maanantaina", "Vastaa tiistaina" ja niin edelleen. Nyt tehdä itse tarkistuslista, jossa on kohde "prosessi postia aamulla, lykätty tänään." Sellaisiin tarkoituksiin, kuten olemassa erikoistuneita työkaluja: RightInbox Gmail, FollowUpThen.com ja FollowUp.cc.
7. Käsittämätön kirjeen. On kirjeitä, joita on vaikea katsoa johtuvan mihinkään edellä mainittuihin ryhmiin. Älä leikkaa itse heijastuksia järjestää tällaisia ​​kirjeitä viitata johonkin edellä mainittuihin ryhmiin.

Tämän luokituksen perusteella tarvitsemme № kansiot luokissa 2, 3, 4 ja 6.

Säännöt tehokasta käsittelyä sähköpostin

• Salli 30 minuutin lopussa päivä tuoda postilaatikkoon nollaan. Se on tehokkaampaa kuin yrittää heti vastata jokaisen sähköpostin. Ihmiset eivät asioita yhtä. Vähemmän häiriötekijöitä ja vaihto - suurempi tehokkuus.
• Mitä tehdä pikaisesti kirjeen? Aseta itsellesi tiheästi ruudut päivä. Esimerkiksi kerran tunnissa. Valintaruutu saatavuudesta kiireellinen ja tärkeä kirjeitä, jos ei ole saatavilla, työhön paluu. Muista hyödyntää posti: ei ole keino instant vuorovaikutukseen. On mahdollista, että ongelma, joka on mainittu yksi ei-kiireellinen sähköposteja, ilman osallistumista päätetään lopussa päivän tai päivän päätteeksi saat lisätietoja, joiden avulla ratkaisemaan ongelman nopeammin ja tehokkaasti.
• Milloin tahansa, kun et lukea sähköpostisi, pitää kuoren kiinni. Sammuta ilmoitukset. Eroon itse häiriötekijä mietiskelyn useita saapuvia sähköposteja. Nyt sinulla on toinen työ, ja aika posti ei ole vielä tullut. Hetkiä epäilystä siitä, pitääkö tämän lähestymistavan, muista: et ole ydinvoimala, mutta vaikka se on tehty, sen ylikuumenemisen reaktorin voisitte joka tapauksessa ilmoitetaan sähköpostitse.
• Käytä sitoumuksensa ajoissa lopettaa työpäivä nopeuttaa postin käsittelyä. Siksi on suositeltavaa purkaa postilaatikkoon nollaan lopussa päivän. Sinulla on 30 minuuttia, ja haluat nopeasti lopettaa kaiken. Itse asiassa, se kääntyy pois eräänlainen peli, mutta voit ja tavoitteellisesti geymifitsirovat käsittely sähköposti.
• Pidä ne lyhyt ja ytimekäs.
• Olla positiivinen ja ystävällinen.Sähköpostit voi rakentaa ja tuhota suhteita. Sen sijaan ratkaista todella tärkeitä asioita ihmiset joskus yrittää heittää haavoittuvin ja piilotettu vastustaja kutsutaan idiootti, ja kaikki teksti perustuu tähän. Ei ole mitään kummallista, että itse asiassa ilmaista positiivisia lähetti pienen mukavan lauseen runkoon email. Ystävällisyys tulevat takaisin sinulle, ja kirjeenvaihto on paljon mielekkäämpää ja tehokkaampaa.
• Kirjeet täytyy rake päinvastaisessa järjestyksessä. Ja ainoa tapa. Näyttää siltä, ​​että se on normaalia aloittaa isompien sähköposteja, mutta se on tavoitteemme - nolla postilaatikkoon, joka tarkoittaa sitä, että ennen päivän päätteeksi saamme edes aivan ensimmäinen saamastasi sähköpostista. Jos teet itsellesi palvelus ja alkaa jättämään viimeisen kirjaimen sai tänään huomenna, koko menettely lakkaa toimimasta. Miksi tutkia osaavasta sähköpostin, jos et noudata perussääntö? Jatka työtä kuin ennen, ja kärsimystä.
• Avaa vain tarvittava kirjeet arkistoida tai poistaa loput. Mekin väärinkäytöstä tilaukset tarpeettomia asioita (tilaus Layfhaker päinvastoin, erittäin tarpeellinen), ja sen seurauksena saada enemmän tietoa kuin mitä voidaan lukea. Miten erottaa haluttua kirjainta? Tähän on yksinkertainen, mutta erittäin tehokas sääntö: vain ne kirjeet, jotka on osoitettu tietylle henkilölle sinulle henkilökohtaisesti. Loput - yhdessä edellä mainituista ryhmistä alussa artikkelin tilanteesta.
• Luoda malleja. Usein vastaukset kirjeen melko vakio, eli et kirjoittaa sama asia. Huomannut, että tätä kirjoitettaessa lause usein? Tee malli nopeaa copy-paste tai luo sen postipalvelu.
• Jos posti käsitellään, ja vielä on aikaa, niin sinun täytyy käyttää sitä järkevästi. Siirry luokan kirjeiden määrä 3, 4 ja 6 ja laittaa asiat järjestykseen siellä.

Tämä käsikirja, joka perustuu, kuten sanoit, on oikeanlainen, on suuri lisäksi yleisempään vinkkejä kanssa postin LinkedIn toimitusjohtaja Jeff Weiner. Älä jää 10 vihjettä postin Leo Babauta. Itse asiassa on olemassa monia muita tapoja purista suurin sähköposti. Yrittävät soveltaa tekniikoita itselleen, analysoida tuloksia ja älä unohda jättää kommentteja oman vinkkejä parantaa tehokkuutta sähköpostin.