Miten luoda täydellinen tehtävä hallintajärjestelmä

Omistettu kaikille, jotka ovat innostuneita elämää, se on kunnianhimoinen suunnitelma, ja laaja etuja useita päivittäisistä tehtävistä.

Kerralla tehtävien hallinta aihe kiehtonut minua päätään. Aloin kerätä tekniikoita ja vinkkejä. Kukin Otin jotain, joka toimii yksinomaan minulle. Yritin toteuttaa kaikki ylimääräinen leikataan pois. Tuloksena oli järjestelmä, jonka haluan nyt esillä tarkistettavaksi. Mutta muista - ainoa ihanteellinen järjestelmä, se voi olla vain yksi, joka on kätevä sinulle.

• Sen pitäisi olla helppoa.
• Sitä ei vie paljon aikaa työskennellä sen kanssa.
• Eivät häiritse, ja paremmin auttaa suunnittelemaan, sekä päivän ja vuoden. Suunnittelu ja jatkuva hallinta tehtävät on oltava yhtenäinen.
• Pitäisi auttaa muistutuksia, aina käden ulottuvilla ja voit tehdä muistiinpanoja.
• Sen pitäisi kattaa kaikki alueet elämäni.
• Sen pitäisi auttaa "katsella ympärilleen" kaikki nykyiset ja tulevat haasteet. Tässä rakenteessa pitäisi asettaa itselleni.
• Koska järjestelmään, minun täytyy tietää tarkalleen, mitä ja milloin teen, järjestelmän on oltava riittävän joustava.

tehtävien hallinta koostuu 3 pääkohdat: rakenne työryhmiä (kansiot, kansio puu, konteksti), tehtävien hallinta sääntöjä ja työkaluja, jotka kaikki tämä auttaa.

Voin huoletta sanoa - Olen kokeillut kaikkea aiheesta ohjelman. Windows tasan kaiken Leader Tehtävä ja Essential PIM, että vähän tunnettu, kuten Kronos. Mac kaikilla on mahdollisuus synkronoida laitteiden välillä. Kuiva jäännös - 1 ohjelma. sitä kutsutaan My Life järjestäytyneen. Kehittäjät kaverit ja umnichki. On ohjelma jo pitkään, ja jokainen uusi versio miellyttää enemmän. Minulle valtava etu tämä ohjelmisto on kyky määrittää järjestelmän tarpeidesi kokonaan. Tässä tapauksessa mitään monimutkaista siitä. Toisin sanoen, tämä alustan avulla voit luoda ongelmia rakenteen ja noudattamaan sääntöjä johdon. No, tietenkin synkronointi kaikkiin laitteisiin ja cross-platform. Ainoa harmi ole versiota Mac (iOS). Tarkempi esittely My Life järjestäytyneen Minä jätän teille. Omiani vain suositella.

Lisäksi käytän Evernote tallentamiseen muistiinpanoja ja irtotavaraa. mieli johtaja suunnitteluun. Kalenteri - kotoisin Mac. Microsoft Project - suunnittelusta ja suurten hankkeiden hallinnoinnin, enimmäkseen työtä.

Monissa tekniikoita, kuten GTD ja Agile tulokset tarjoavat voi jakaa tehtäviä kansioihin mukaan elämänaloilla. Pidin ajatuksesta, mutta itse todennut, että en ole enempää kuin 5 ylätason kansioita kerrallaan kansio muistiinpanoja + + Saapuneet. Ennen olin vain 2 kansio - työn ja yksityiselämän.

Nykyinen ylätason rakenne:

• Saapuneet.
• työ
• kehitys
• talo
• Ironman
• verkkosivusto

Mielestäni nerokkaimmista käyttöönotto GTD on tullut Saapuneet-kansio ja sääntö - älä pidä tehtävää mielessä. Aloin seurata tätä sääntöä tiukasti. Tehtävät, pienetkin, ideoita, muistiinpanoja, vain ajatus, joka saattaa olla hyötyä - kaikki on kirjattu. Aluksi kaikki saavat sähköpostilaatikkoon. Lopussa päivän voin tehdä ulos tukos ja jakelee kaikki kansiot.

Kansio "työ", "kehittäminen" ja "House" löytyy rakenteen ajan. Myös enintään 2, varattu niille alueille tai hankkeita, jotka vievät suurimman osan ajasta tai on suuri arvo tällä hetkellä. Tähän mennessä tämä on kansio valmisteeseen liittyvät Ironman ja projektikansio minun verkkosivuilla. Saapuneet En usko viiden parhaan.

Itse asiassa, on olemassa toinen kansio. Sitä kutsutaan «Säännöllinen tavaraa». Tämä kansio sisältää kaikki tavalliset tehtävät. Siellä ovat kaikki asioita, jotka on tehtävä päivittäin, viikoittain ja kuukausittain. Kyseessä ovat: analyysi kansiot Saapuneet, Someday kansionäkymässä määritelmä tavoitteet vuoteen ja jne. Tuolloin järjestö säännöllisesti tehtäviä erilliseen kansioon auttoi minua tottua uuteen tilaus. Tämä on hyvä työkalu järjestäytyä ja kehittää tapoja työn järjestelmän kanssa. Kunhan et unohda laittaa muistutuksia tehtävistä. Vaihtoehtona - tehdä ongelman tällaista kalenterissa.

Kaikki muut projekteja ja tehtäviä sijaitsevat juurihakemistossa.

Se on yksinkertainen ja selkeä ilman selitystä.

Koko rakenne Tärkeintä - yksinkertaisuus. Olisi suuri määrä ja alikansiot. Enintään 3 tasoa. Muussa tapauksessa järjestelmä tulee tarpeettoman raskas, ja lopettaa siksi suorittamaan päätehtävä - auttaa työssä. Lisäksi tilaa vievä rakenne erittäin helppo työskennellä mobiililaitteisiin.

Kontekstit ovat erittäin kätevä juttu. Pohjimmiltaan yhteydessä ilmaisee tietyn merkintä tai tila, jossa tehtävä suoritetaan. Tehtävä voi olla useita yhteyksissä. Sekä kansiorakenteen, on tärkeää tässä on yksinkertaisuus. Vältä sisäkkäisiä yhteyksissä. Käytä näissä yhteyksissä käytetään todella usein ja on suuri määrä tehtäviä.

1. Kaikki tehtävät on syötetty järjestelmään aikaan tapahtuman. Hänen päänsä ei pitänyt. Syöttäminen tehtäviä kansioon vain Saapuneet.
2. Muotoilussa ongelman vaiheessa merkintä, on oltava yksiselitteinen. Jos nimi ei riitä, sinun täytyy selittää - mitä tarkoitin. Tämä on tarpeen, jotta et muista, mitä minun täytyy tehdä ongelma, esimerkiksi "Igor, raportti".
3. Saapuneet-kansiossa jäsennetään kerran päivässä. En myöhään illalla.
4. Haastaa on siirretty Saapuneet-kansiossa, se olisi:

Muista:

• selkeä otsikko
• Määritetään arvioitu läpimenoaika.
• Alkamisajan tehtävän - kun tehtävä näyttää minun tehdä lista.

Tarvittaessa:

• Muistiinpanoja ja selityksiä.
• Alitehtävät suorittamaan menettelyyn.
• Määräaikaa.
• Kontekstissa.
• Jos ongelma on tavoite - nimetä tavoitteeksi.
• Päivämäärä ja aika nimityksestä.
• Riippuvuus muista tehtävistä.

1. En käytä matriisi Eisenhower "On tärkeää - pikaisesti." Jos tehtävä on kirjoitettu Siis se on tärkeää. Jos se on hätä - I tai siirtyy välittömästi sen toteuttamiseen ja määrittää tietyn ajan.
2. Pääsääntöisesti en vain sen ajan ongelma. Minä osoitan, kuinka kauan se kestää, vain arvioida aikaa suunnitteluun. Mutta ei jäykästi. Jos aika on selkeästi määritelty, se on vain, jos haluan perehtyä jäykkyyden ongelman rajoja tai keston liittyviä tehtäviä muiden resurssien - esimerkiksi kokous on määräaikainen.
3. Ongelmia tietty kesto ja aika sijoitetaan kalenterissa.
4. Sääntö 3. Yksi arvokkaimmista sääntöjen Agile tuloksia tekniikoita. 3 päätavoitteet valitaan kuukausittain. Kunkin viikon saman 3 maalia. Viikoittainen tavoitteet tulisi johtaa täytäntöönpanon kuukausittaisen tavoitteita. Joka päivä on 3 päätavoitteet. Nämä tavoitteet ovat sopusoinnussa viikoittain tavoitteet ja johtaa niiden toteuttamista. Muita töitä, että päivä - ovat toissijaisia.
5. Uudelleen. Joka päivä 3 päätavoitteita.
6. Ensin suorittaa pieniä tehtäviä. Tämä on täysin vastoin periaatteita projektinhallinnan, mutta se toimii täydellisesti minulle. Tässä tapauksessa pää on vapaa pieni tehtävä, kun suuret.
7. Tehtäviä määräämänä päivänä illalla, seuraavana päivänä.
8. Tehtävät on määritelty viikon sunnuntaina.
9. Haasteet kuukauden määräytyvät toinen numero.
10. Tarkistaa ja analyysi suorituskyvyn ja ei tehdä kerran viikossa perjantaisin.
11. Someday kansio katsella sunnuntaisin.
12. Haasteet yhteydessä "Control" nähdään joka päivä.
13. Jos vastaanotettu viesti vaatii vastausta tai toimen minulta, mutta myöhemmin olin tehtävässään ongelma MLO.
14. Jos kirje minulle vaatii vastausta vastaanottaja, laitoin kopio MLO osoite. Siten kirjeessä joutuu järjestelmään ja saa konteksti "Control".
15. Päivän aamuna tuleva tarkistus päivä.

Se on luultavasti kaikki. Yksinkertainen järjestelmä. Yksinkertaisia ​​sääntöjä. Miten järjestää tehtävät?

view: Shutterstock