Ohjaavat "vesiposti", tai miten ei hukkua informaatiotulvan ja tehtäviä

Kun "vesiposti" Työlista ei ole koskaan tyhjä. Koska "vesiposti" - se ei ole vain tietoja, on tehdas uusia työpaikkoja. Jotkin kohteet tehtävälista ovat selkeitä, kuten sähköposteja pomo tai asiakkaat, jotka vaativat huomiota. Mutta monet eivät ilmenny erikseen.

Tämä artikkeli, joka on lukemisen arvoinen ja pohtineet sen yli. Post että haluat kommentoida. Jaa pitivät ystävien ja kollegoiden kanssa.

Sillä ei ole väliä, kuinka monta tuntia päivässä olet mukana pienyritys. Pääasia on, että ne päättyvät näköpiirissä. Tämä on "vesiposti".

Ja tämä käsite on paljon laajempi kuin pelkkä luettelo tehtävistä. Ja päivällä, valitettavasti on edelleen 24 tuntia.

kiuru

Jos olet kuten minä, kaikki luova ja monimutkainen toimivat hyvin Se liikkuu aamulla aikaisin. On monia syitä - psykologisia ja fysiologisia, - miksi näin on. Mutta "vesiposti" sisäinen rytmit ovat syvästi välinpitämättömiä. Koska nukkuessasi, tiedon määrä kasvaa jatkuvasti.

Aamiainen, avaa postilaatikkoosi, ja virtaus "vesiposti" pirstoutuu näyttöä, että koko yö oli alle paine kirjaimet sähköpostitilit in "Bitrix», Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello ja kuten. Kalenteriin - voi vastata ja ohjeita pomo, yhteistyökumppanit, asiakkaat, alihankkijat, kollegat. Ja se, että eilen ei ollut tehtäväluettelo tänään valaistu ja vaatii välitöntä toteuttamista.

"Hydrant" ei odota teitä. Hän äänekkäästi vaatii aikaa ja huomiota.

Yhtäkkiä kello 11 aamulla - ja olet jo menettänyt suurimman osan päivästä.

Miten vastata tähän tilanteeseen? Tarjoavat yleensä kaksi vaihtoehtoa: joko muuttamaan käyttäytymistä tai tekniikan käytössä. Mutta miksi ei käytä teknologiaa luomaan perustan käyttäytymisen muutos?

Miten hallita tietoa, tehtävät ja ideoita tehokkaasti? On ymmärrettävä, että jatkuva tietoa, ja yleensä, se on lisää virtoja: toimittamat tiedot sähköpostiviesteistä, sosiaaliset verkostot ja median, web-sivustot, sanomalehdet, kokousten aikana, ystävien ja jopa pää. Kaikkea ei voida kattaa.

Sinun täytyy käsitellä viestejä, päättää, mitä tehdä niiden kanssa: reagoida, käyttää, jakaa, tallentaa myöhempää tai poistaa? Milloin tehdä se? Ja miten löytää aikaa käsitellä kaiken tämän?

Valitettavasti moniajo tilassa, kun yrität saada se kaikki kerralla ei toimi. Et hallitse aikataulu, olet vaikea löytää vapaa-ajallaan, lukuun ottamatta postin ja keskittyä johonkin yli 5 minuuttia. Jos näin on, check out my menetelmä ajankäytön maksimituottavuus koko päivän - ehkä tämä on mitä tarvitset.

Kolme uutta työkaluja ja tekniikoita

Päivittäinen rituaali. Tällä hetkellä meillä harjoittavan organisaation ja suunnittelua, jossa keskitytään suuria ja pieniä ongelmia.

Tutkimus - Jonossa - varastosta - Distribution. Rahalähetykset alkaen "vesiposti" materiaalissa, jonka kanssa työskennellä. Muodostavat tehtäväluettelo, henkilökohtainen kirjasto hyödyllisiä resursseja, vakaa nauha tietoja sosiaalisten verkostojen ja media.

Vireillepanomenettely loppuun. Hoidamme luettelo tehtävistä ja omaa aikaa.

Työ mukaisesti sisäisten rytmeihin

Vain voit laskea omat tapoja lisätä tuottavuutta - kaikki, voin vain jakaa.

Olen erottuvat paras aika puuttua tärkeimpiä haasteita

Aamulla kun aivoni toimii parhaiten, olen jakaa 2-3 tuntia, jotta työt tärkein tehtävä, ja ei saa häiritä millään siitä lisää. Tutkimukset osoittavat, että työssään hajamielinen - vai ovatko ne häiritsee itse - ainakin kerran 3 minuutissa, edellyttää vähintään 20 minuuttia sukeltaa tehtävään uudelleen.

Aloita päiväsi arvoista vaikean tehtävän, vaikka kyseinen henkilö voi aloittaa jotain helpompaa. Päivässä tarvitaan ennakoimattomista olosuhteista, ylimääräisiä kokouksia - ja tärkeä prioriteetti ja ei suoriteta.

tauon

Mikä se oli, yleensä 60-90 minuutin pitoisuus laskee, joten olen samaa aamulla työjakson kahteen osaan, joten se on lyhyt tauko, jonka aikana välttämättä poistua työpaikalta paikka.

Tutkijat väittävät, että liikunnan puute johtaa sydänongelmia, huono asento, tiettyihin syöpiin.

Vaikka istut yhdessä paikassa vain 30 minuuttia, aineenvaihdunta hidastuu 90%.

illalla

Energia laskee jyrkästi iltapäivällä, minkä vuoksi monet suosivat tällä hetkellä nukkua. Illallisen jälkeen yritän:

• tavata ihmisiä, olen varma, että se tuskin pystyy tekemään hyvää työtä kerrallaan, ja viestintä antaa lisäsysäyksen energiaa;
• sijaitsee pieni, yksinkertainen, ja organisaation tavoitteet.

Aamulla ja illalla rituaali

Sinun täytyy päättää, mitä tehdä tänä aikana. Tämä tarkoittaa sinun täytyy avata sähköpostin, kääntää osa viestien tehtäväluettelo ja löytää aikaa, jotta ne muun muassa projekteja.

Ongelmana on, että viestejä täyttää postisi - todellisten vampyyrien jotka syövät aikaa. Analysoimalla niitä, viettää enemmän aikaa ja vaivaa kuin miltä se näyttää. Ja pahinta, että riippumatta siitä, miten se kireät, osa sinusta haluaa aina tarkistaa sähköpostiisi.

Ratkaisu on, että saapuva olisi katsottava vaarallisia eläimiä, jotka suurimman osan ajasta sinun täytyy pitää häkissä, mutta silti ajoittain tuottaa, joten ne eivät räjähtää itse.

Olen työskennellyt jäsenten kanssa kahdesti päivässä - aamulla ja illalla rituaaleja. Olen niin tottunut tähän menettelyyn että työ saapuvan tuli hullu samalle automatisoitu tehtävä, sekä tarvetta syödä kehon ja juomaa.

Näiden kahden jakson aikana, en välitä, onko jotain postia ja se ei ollut unohdettu olenko jotain tärkeää - Luotan järjestelmään. Siksi sulkeminen postilaatikko, menen töihin pää kylmänä.

Ja aamulla rituaali on yleensä lyhyitä (useimmat organisatorisia kysymyksiä lähti illalla rituaali), olen kiinnittää enemmän huomiota tärkein tehtävä.

työlista

Järjestää päivä ja pysäyttää saapuvia, imee kaikki mehut pois elämästäsi, sinun täytyy käyttää tekniikoita ja työkaluja.

Yksi tällainen tehokkaita tekniikoita on "Tutkimus - Jonossa - varastosta - Distribution", mikä tarkoittaa sattumanvaraista virtaus:

• kätevä tehtävälista,
• henkilökohtainen kirjasto hyödyllisiä materiaaleja, joita varastoidaan myöhempää heidän kanssaan,
• joukko materiaaleja jakaa kollegojen.

Ihannetapauksessa nämä on puututtava aikana aamulla ja illalla rituaali. Tarkastellaan tätä prosessia tarkemmin.

Tutkimuksessa oli mukana

Saapuneet - on kaikkea sähköposteja ja viestejä Twitterissä ja viimeistely nauhoituksia.

Ensinnäkin muista, ei saapuvia ei vaadi välitöntä vastausta. Me kaikki oppineet lähettää ja vastaanottaa nopeasti vastauksia sähköposteihin, mutta se on väärin: joku odottaa siinä asetetaan lisävelvoitteita teitä.

Toiseksi avaa jokaisen sähköpostin ja vastata siihen - aivan tehotonta. Sinut tuottavampi, jos teet yhden asian. Esimerkiksi vain selata postilaatikossa. Meidän aivot eivät ole kovin hyvät yhteydet useita tehtäviä yhdessä. Kun ihmiset ajattelevat, että he voivat helposti selvitä moniajoon, itse asiassa, ne vain nopeasti vaihtaa tehtävästä toiseen. Mutta tämä on negatiivinen vaikutus käsitykseen ja keskittymistä.

Siksi, kun avaat postilaatikkoon, yksinkertaisesti tarkistaa ne. Tämä on klassinen yhden prosessimalli "tuoda asian loppuun":

• jos näet saapuvan alle kahdessa minuutissa, ja tehdä;
• jos et voi, lisää se luetteloon tehtävistä, jotka täytyy palata myöhemmin;
• voit jättää tiedoston.

Vaikka avaat luettelon jonossa tuleva heti tarkastelet viestiä, sinulla on vielä aikaa säätää.

Tarkastele saapuvia aamulla vain välttämättömissä.

Kun aamulla tarkastella viestejä, kysy itseltäsi kysymys: ovatko ne kiireellisiä? Näiden kiireellisten viestien - vihollinen numero yksi, koska ne poistavat kallisarvoista aikaa, joka haluaisi viettää tehdä tärkein tehtävä.

Muussa tapauksessa sinun tarvitsee vain lisätä luetteloon Valitse "Tarkista viestit illalla" tehtäviä.

jonotus

Ei-kiireellisiä tehtäviä, jotka vievät yli 2 minuuttia, laita toinen rataosilla:

1. Mitä sinun täytyy lukea tämä: online resursseja, että sinun täytyy lukea ja pohtia yhdellä klikkauksella lisätä tasku. Nämä materiaalit voivat palata myöhemmin ja millä tahansa laitteella.
2. Mitä on tehtävä: saapuvien viestien avulla DoIt.im toimitetaan suoraan tehtävälista.

Tietenkin luettelo tehtävistä voi olla käsin, mutta uskon, että se on helpompaa sovellus.

Lukeminen ja jakelu materiaalien henkilökohtainen kirjasto

Illan aikana rituaali menen takaisin luettelo tehtävistä ja tarkista aineksia, jotka ovat jonossa lukemiseen. Koska käytän Pocket, voin katsella niitä matkoilla metro odottaessaan kokoukseen tai muuhun vapaa hetki. Siksi yleensä nopeasti säröillä alas luettelossa.

Jos materiaali on todella syytä, voin lisätä sen Diigo - Minun verkkokirjasto hyödyllisiä materiaaleja. On mahdollista järjestää tunnisteet, niin helppo löytää merkinnän seuraavana päivänä, kuukauden tai jopa vuoden. Ja erityinen kiitos mahdollisuuden Diiogo monimuotoisen haku.

L8R tunniste (joka on myöhemmin - alkaen Englanti. "Myöhemmin") laittaa resurssi toisessa paikassa, johon käännyn aikana iltaisin tarkistaa tehtävälista.

Lisäksi Diigo tallentaa automaattisesti kopion mikä tahansa teksti, lisäsin muistiinpanokenttään. Voin muokata tätä merkintää, liitä huomautukset, ajatuksia, jotka näkyvät sopiva hetki, kun haluan joku jakaa materiaalia.

osake

Jotkut tagit Diigo voit julkaista resurssi minnekään. Kiitos että maaginen IFTTT:

• tagilla Kuten materiaali lähetetään minun Tumblrkak lainattu postitse
• jos valitset tunnisteen Tweet otsikko ja linkki post lähetetä Twitteriin,
• Voit määrittää tunnisteet muille tileille: LinkedIn, Facebook ...

Menetelmän ansiosta, koko virtaus "vesiposti" lähetetään tehtäväluettelo ja henkilökohtainen kirjasto ja tiettyjen luonnonvarojen puolestaan ​​voidaan jakaa. Ja kaikki tämä menettämättä keskittyä.

ilta rituaali

Koska tänä aamuna haluan keskittyä luovaan työhön, ilta rituaali - on kulmakivi suunnittelusta koko päivän.

Miten aloitan illalla rituaali

Mennessä lounaan jälkeen:

• Olen jo valmiiksi aamulla työtä tärkein tehtävä;
• saapuvan kertynyt lukemattomia viestejä että sain kun olin kiireinen työ on tärkein tehtävä;
• jonossa luetteloon tehtävistä sisälsi Taxco, jonka esitin siellä aamulla ja yhteisiä tehtäviä että esiinnyn illan aikana rituaali joka päivä.

Nykyinen päivittäisistä tehtävistä

Kuten aiemmin mainittiin, illalla rituaali sisältää tehtäviä, kuten:

1. Näkymä. Tämä on täydellinen tarkastus kaikille: minä käsitellä kaikkia mahdollisia, vaikka ne materiaalit, työ, joka vie yli 2 minuuttia.
2. Lue, jakaa, jakaa. Työskentelen kaikki mielenkiintoisia asioita, joita olen lisännyt viimeisen 24 tunnin aikana.
3. Ohjaus tehtävälista. Avoin puolestaan ​​tavoitteet ja perustuvat edistymiseen työn tärkein tehtävä, I:

• Päätän että aion tehdä tänä iltana ja joka siirretään seuraavana päivänä,
• päättää, mikä tehtävä on tärkein tehtävä huomisaamuna, ja määrittää, kuinka kauan se on maksettava,
• aikataulun aikaa levätä (tai seistä sen jälkeen tai koskaan).

On meneillään useita tapauksia, esimerkiksi vastata sähköposteihin saanut eilen, tai pito kirjanpidon rahoitusta ja muita. Jotkut heistä ovat ainoastaan ​​erityinen päivä. Esimerkiksi voin tarkistaa edellä Diigo joka keskiviikko ja lauantai.

viikoittain testi

Joka maanantai luetteloon tehtävistä sinun täytyy sisällyttää erään "Tee lista tavoitteita viikolla." Joten joka ilta viikolla pitää mielessä tavoite: on kätevää, kun sinun täytyy päättää, mitä tehdä tänään, ja mitä jättää myöhemmin.

Joka perjantai-iltana, olen henkisesti tarkistaa nämä tavoitteet ja kriittisesti arvioida niitä.

Vasta sitten tulee lepoaikaa

Illan helpompi hallita aikataulun ja vaikeampi työtä vaikeita ongelmia, niin päivällä olen todennäköisesti osallistuvat ottaen ja lisätä tehtäviä ja materiaalit paikallaan. Mutta tässäkin tapauksessa, ainakin puolet päivän Saapuneet suljetaan.

My day päättyy tavoite "Tutkimus - Jonossa - varastosta - Distribution", niin uusi päivä kierrosta aloittaa ilman kuormaa keskeneräisiä asioita.

Toivomme, että tämä tekniikka on tuottavuuden lisääminen on hyötyä sinulle.