Miten siivota asioista ja kaikki tahdissa: Täysi opas GTD järjestelmä
Tuottavuus / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Laatija hankkeen "tuottavuus master».
Mitä hyvää GTD järjestelmä?
tuottavuus palvelut Ongelmana on, että jokainen pitää itseään paikkana, jossa voi ratkaista kaikkia ongelmia, tallentaa tietoa, kommunikoida. Suurin osa palveluista tarjoat asettaa painopisteet ja toimivat niiden mukaisesti.
Mutta harvat voivat keskittyä suorittaa tärkeitä tehtäviä ja eivät kiinnitä huomiota ollessaan pikkuasioista: kiireellinen tehtävä, halu työtovereiden, ystävien tai tuttavien. Kun tehtävä tulee monia, on vaikea ymmärtää. Näin ollen käytännössä on välttämätöntä käyttää useita palveluita asianhallinnan. Noustaessa paljon tapauksia, alamme hämmentyä näitä palveluja, ja luettelot ja lopulta lakkaa käyttää niitä.
Menetelmät Getting Things Done (GTD) tarjoaa universaalin suunnitelman paikka rakentaa yhteen järjestelmään, jossa voit ratkaista kaikki ongelmat. Voit rentoutua ja olla huolehtimatta, niin varmasti ei unohda mitään. Oikealla hetkellä, järjestelmä ehdottaa, mitä tehdä ja mitä keskittyä.
Joten miksi niin monet tuottamatonta työtä?
Ihmiset alkavat työskennellä tuottamattomia kun projekteja ja tehtäviä tulee paljon. Heidän mielestään on vaikea pitää kaiken päähäni, saati asettaa prioriteetteja. Joten joko tekemättä mitään tai tehdä mitä on helpoin ja tekemistä viivytellä. On toinenkin ongelma: kun kiireellisiä tehtäviä voidaan ratkaista eilen.
Lisäksi henkilö alkaa kyllästyä nopeasti, tulee ärtyisä. Hän oli jatkuvasti käynnissä kuin orava pyörän rutiini, ja todella tärkeä, raha- ja strateginen hanke pidetään sivussa.
Tässä tilanteessa hoitaa järjestelmän Getting Things Done, David Allen kuvattu kirja, Joka julkaistiin vuonna 2001, ja siitä tuli kansainvälinen bestseller.
Kerro minulle peruskäsitteet GTD, jotka täytyy tietää
rutiini - nämä ovat asioita, ajatuksia ja huolenaiheita häiritsevät, Distract ja tuhlaavat energiaa. Vaikka rutiini ei siirretty ongelma, on mahdotonta kontrolloida. Harkitsetko sama ongelma muutaman kerran - se on tehoton tapa käyttää luovaa energiaa, joka aiheuttaa turhautumista ja stressiä.
Tarkoituksena GTD - vapauttaa päätään rutiini ja poista sisäinen jännitys.
Toiminnassa ihmisen muisti - aivojen alue, jossa on lyhytkestoista muistia. Siitähän me yleensä täsmää nykyisen keskeneräisiä, annetaan henkilölle lupauksia ja muita ajatuksia, jotka huolestuttavat meitä. Valitettavasti ei ole rajoittaa määrää rutiini, voit pitää aivot toimisi kunnolla. Jos muisti on täynnä, olet hajamielinen pieniä asioita ja unohtaa niiden tavoitteet, mikä johtaa stressiin.
Työkalut tiedon keräämiseen - että kun tieto siirtyy ja minne korjata mitä pitää tehdä. Esimerkiksi:
- järjestäjät;
- muistikirjat;
- sähköposti;
- kalenteri;
- tallennin.
Cart "Saapuneet" - yhden arkiston rutiini, että käännyt asioihin ja tehtäviin. Yksi tärkeimmistä säännöistä kori "Saapuneet" - on hänen säännöllistä puhdistusta.
yksinkertaisia toimenpiteitä - yksi askel toimenpiteitä, jotka täytyy suorittaa alle kaksi minuuttia. Käytännössä se on helpompi ottaa nämä asiat viidessä minuutissa.
projekti - tehtävä, joka suorittamisen vaatii enemmän kuin yhden askeleen. Sinun täytyy jättää muistutuksen hankkeesta ja kuvaavat ensiaskeleet sen täytäntöönpanoa. Tämän seurauksena hanke muuttuu yksinkertainen toiminta, joka voidaan suorittaa seuraavan viiden minuutin ja saada lopputulos.
Hanke olisi linkki korttiin tai tiedoston, joka on kuvaus: vastuullinen, määräajat, luokka (esimerkiksi "markkinointi", "Legal osa", "kehitys"), viittaukset pienempiin korttien tehtäviä. Tällainen rakenne on kätevä järjestämään Trello.
konteksti lista - luettelo asioista sopivaa suorittaa tietyin edellytyksin. Esimerkiksi linkkien luetteloon "Lähellä" on luettelo kohteista ja tuotteista, jotka sinun täytyy ostaa varastoon. Kun "pyytää" voi olla luettelo puheluista, jotka sinun täytyy tehdä, kun olet vapaa.
Kätevä yksittäisiä yhteydessä luettelot ihmisistä, joiden kanssa työskentelet ja kommunikoida. Tavatessaan tietty henkilö, voit nopeasti avata luettelon ja päättää tarvittavat kysymykset.
Miten kalenteria?
kalenteri on tarpeen syöttää:
- toimet on suoritettava tiettyyn aikaan (kokoukset, kokoukset, seminaarit);
- toimet, jotka on suoritettava tiettynä päivänä (hankkeen loppuun tiettyyn päivämäärään mennessä, osallistumaan konferenssiin);
- tietoa tiettyinä ajankohtina (vuosipäiviä, syntymäpäivät, lomat).
Käytän «Google-kalenteri", jonka Tuon kaikki nämä asiat. Tämä palvelu on hyödyllinen, koska:
- Sitä on saatavana puhelimen ja tietokoneen;
- yhdellä näytöllä, voit näyttää useita kalentereita;
- on muistutuksia älypuhelimeen.
Jos sinulla on jotain tuonut kalenteriin, vai oletteko seurata tai siirtyy toiselle päivälle., Ei tarvitse sotkea kalenterin tehtävälistan, joka kuljetetaan säännöllisesti päivittäin. Tämän luettelon perusteella, on olemassa joitakin ratkaisuja.
Jos säännöllisesti tarvitaan tietty aika soittaa asiakkaiden, tavarantoimittajien tai alihankkijoiden, se on parempi käyttää CRM-järjestelmää.
Mitä luettelot pitäisi aloittaa?
Luettelot ensisijaisista toimista
Luo raportti viikon tutkia kilpailupaikalla, poista "Saapuneet" -kansion postilaatikkoon, luoda toimeksiannon suunnittelijoille - kaikki nämä toimet kestää yli kaksi minuuttia, mutta ne eivät voi olla kuka tahansa delegoida. Tällaisia tapauksia on merkittävä luetteloon ensisijaisista toimista ja suorittaa koko päivän.
Säännöt käsitellä tällaisia listoja:
- Luettelot pitäisi olla paljon, vain kaksi tai kolme. Esimerkiksi "Henkilökohtainen", "työ", "Family". Jos sinulla on tehtävälistan päivä, laita muistutuksen kalenteriin.
- Tehtävissä tässä luettelossa voidaan tehdä helposti leimata yhteydessä: "On the road", "tietokoneen", "Read", "osta", "Promises". Tehtävät voi olla yksi tai useampia merkkejä. Esimerkiksi ongelma "kävellä koiran" viittaa hankkeen "Private" ja etiketti "lupauksia."
- Ennen lisäämistä luetteloon tehtävistä, mieti onko sinun ei tarvitse tehdä sitä ollenkaan. Jos vastaus on 'kyllä', päättää henkilökohtaisesti suorittaa tämän liiketoimintaa. Loppujen lopuksi voit lähettää ääniviestin alisteinen ja siirtää hänelle. Tehtäviin, jotka on määrätty sinulle merkitsee "tehdään." Se on liiketoimintaa luettelosta "työ" ja valitse "henkilökohtainen".
- Selaa luetteloita säännöllisesti. Tee tämä kun oli vara minuutti. Siirrä ylös asioita, jotka on tehtävä ensin.
- Puhdista luettelot vähintään kerran kuukaudessa.
List "Jonakin päivänä"
Luettelossa asioita, jotka eivät edellytä toimia. Se voi olla:
- kirjoja, levyjä, video koulutus, jotka haluavat ostaa;
- hyödyllinen taidotKuka haluaa oppia;
- paikkoja Haluan käydä;
- asioita, joita haluan ostaa.
Tässä lista käyttäjän kannattaa katsoa, kun kirjaa ja kääntää ne tavoitteet, joihin liittyvät työt tehdään.
Miten säilyttää viittaus tietoa, mikä on hyötyä tulevaisuudessa?
Tämä tieto ei edellytä. Tärkeimmät kriteerit varastoinnin näihin tietoihin
- Helposti etsiä otsikoita, tunnisteet ja lyhyt kuvaus.
- Helppous asettaa tiedot arkistoon.
- Intuitiivinen varastointi rakenne tiedot. Kun uusia tietoja, sinun täytyy valita pikaisesti luokka ja alaluokka, mihin ne.
- varastointi pääsee millä tahansa laitteella.
Onko pakollinen rituaaleja GTD?
Kyllä, useita.
Tietojenkokoamisvaihe koriin "Saapuneet"
Kerätä paljon tietoa. Mutta kaikki tämä pitäisi parven paikka, jonka kanssa ja jatkaa työtä.
Tyhjennä roskakori "Saapuneet"
Kerran tai kahdesti viikossa on tarkistettava luetteloon "Saapuneet" ja lajittele kertynyt kansioita tai tarroja. Tämä rituaali on tullut tavaksi, joka on muodostettu intuitiivinen algoritmin toimien ja niiden systemaattista toistoa.
Sinun pitäisi olla yksinkertainen askel askeleelta suunnitelma miten vietät viikkosiivous asioihinne järjestelmään. Hanki kalenterit, mikä merkitsee päiviä, jolloin tietää sen. Määritä itsellesi palkinnon, jos esimerkiksi ainakin 20, sinun on 30 päivää aikaa kansioon "Saapuneet" ja hävitetään päivän kalenteriin.
Tarkistaminen luettelo ensisijaisista toimista ja luettelo "Jonakin päivänä", priorisointi
Tarkistaminen luettelot on tärkeää priorisoida ja realistisesti laskea voimia. Tämä on tarpeen, jotta ei ladata itsellesi mahdottoman korkeita tavoitteita ja eivät kärsi ymmärtämättä sen tehottomuudesta.
Tuhoaminen ylimääräistä koreja
Usein aikana viestintää työtovereiden ja kumppaneiden uusia postilaatikoita, asiakirjoja, luetteloita.
Sinun tehtäväsi - niin paljon kuin mahdollista automatisoida kaikki tietojen kerääntyi "Saapuneet" kansioon.
Tämä voi olla postilaatikko ja elektronista. Automatisoida ja asian tietopalvelut sovi IFTTT ja Zapier. Korit keräämiseen olisi pieni.
Miten työskennellä kori "Saapuneet" ja lajittele kertynyt hänen tapauksessaan?
Poista ensin ongelma, tarjoukseen tai informaatioon kansiosta "Saapuneet" ja vastaa kysymykseen: "Mitä tämä on? Onko minun todella täytyy tehdä jotain? "
Jos et tarvitse mitään muuta, sinulla on kaksi vaihtoehtoa. Jos se on roskaa, joka ei enää ole sinulle hyötyä hänen vasikka. Jos tämä on hyödyllistä tietoa, laita se arkistoon. Rakenteesta olisi luokkiin ja tunnisteet helpottavat löytää tarvittavat.
Jos tiedot, joita tarvitset jotain tekemistä, on olemassa kolme vaihtoehtoa:
1. Run tarvita. Jos toiminta on tärkeää, eikä se saisi kestää yli 2-5 minuuttia.
2. Delegoida joku. Jos kanne kestää yli kaksi minuuttia, ajattele onko mahdollista periä joku.
Milloin delegiruesh joku olisi rekisteröitävä:
- lopputulos;
- työsuunnitelma (polku tavoite);
- määräaika tehtävien suorittamiseen;
- Tarkistettu ja tuloksen olevan valmis siihen (väli- tai lopullinen).
3. Lykätä tulevaisuuteen. Tällöin kirjoita:
- Haluttu tulos;
- pian sen jälkeen, kun toiminta, jonka haluat suorittaa. Muista: se on mahdotonta toteuttaa hanke kokonaisuudessaan, voi vain ottaa konkreettisia yksinkertaisia ohjeita, tuo sinut lähemmäksi lopputulosta;
- määräaikaa. Jos ei ole tarkkaa päivämäärää, säilytä toiminta luettelossa "Jonakin päivänä".
Voit lähettää viestejä itse saada heidät nimetty päivä. Tähän sopiva «Google-kalenteri" muistutus haluamasi päivämäärän, ja hakemus virkaan bumerangiJoka lähettää sinulle sähköpostia tiettyyn aikaan.
Miten suunnitella työsi?
Kaikki työ voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen:
- Performing suunnitella etukäteen. Se voi olla yhtä strategisesti tärkeitä asioita, joita sinun lähemmäksi tavoitetta, ja rutiini, joka yksinkertaisesti pitää tehdä.
- Mennä töihin kuin hänen odottamaton ulkonäkö. Tämä on, kun päivällä saapuvat tehtävät kollegojen, esimiesten, kirjeet asiakkailta.
- Suunnittelu tulevan työn laadintaan ja tarkistaminen luettelot prioriteetteja. Tämä kohta ei saisi vie liikaa aikaa, joten sinun ei harjoita suunnitteluun suunnitteluun.
Käytäntö Sisätilojen suunnittelussa ja tavoitteiden (muisto kirja) on kuvattu kirjassa David Allen.
David Allen
Konsultti henkilökohtaista tehokkuutta ja ajanhallinta, tuottavuus menetelmät GTD kirjailija
Sillä muisto kirja tarvitsee 43 kansiot: 31, merkitty numerot 1 ja 31, 12 kuukautta lisää nimen kanssa. Päivittäinen kansiot laitetaan edessä, aloittaen huomisen päivämäärä. Kansion numerolla 31 on kansio ensi kuussa, jonka jälkeen kansio muuhun kuukausina.
Sisällön kansion seuraavan päivän joka päivä siirretään koriin, niin kansio laitetaan viimeinen päivittäinen kansiot (kuten se siirretään seuraavaan kuukauteen). Kun vapautat kansion 31 kuluvan kuukauden, se on kansio nimellä kuukauden, jonka jälkeen kansio päivän kuluessa uuden kuukauden. Samoin kansion kuluvan kuukauden siirretään seuraavalle vuodelle, jolloin hän läpäisi.
Tietyn kansion on tarpeen tallentaa asiakirjoja, jotka edellyttävät erityisiä toimia (täytettävä lomake, kirjeen lähetettävän).
Jotta järjestelmä toimisi, se täytyy päivitetään päivittäin. Jos unohdat päivittää sijainti päivä huomenna, et voi luottaa järjestelmään. Ne puuttuu tärkeitä tietoja, mikä on välttämätöntä ymmärtää muilla tavoin.
Jos olet menossa pois muutaman päivän, ennen lähtöä, sinun täytyy tarkistaa kansio joina olet poissa.
Miten järjestää se käytännössä ottaen nykyaikaisten suunnittelujärjestelmissä:
- Sen sijaan, että muisto kirjan käyttää järjestäjälle luettelot tapauksia joka päivä ja pani ne tehtävät päivä. Kokouksiin ja käsittelyihin liittyy tarvittava aika kirjoittaa ensimmäinen paikka, ja asettaa muistutuksia järjestelmään niistä etukäteen.
- Luoda tiedoston luettelon tapauksista kuukaudessa. Tämä on lista, mitä haluat saada tehdyksi tuona aikana. Lisäät sen tapauksessa koko kuukauden. Tarkistamista tehtävien tulisi tapahtua kerran viikossa. Suunnittelun yhteydessä tärkeimpiä asioita hajonta viikkoja ymmärtää niiden prioriteetit. Heidän toteutat ensinnäkin, muuten koko ajan menee pieniä ja kiireellisiä asioita.
- Luo tiedoston vuosisuunnitelmistaan. Se olisi tarkistettava kerran kuukaudessa. Tapauksissa tämä tiedosto siirretään suunnitelmat kuukausi.
- Vuosisuunnitelmistaan, jotka perustuvat pitkän aikavälin tavoitteet 3-5 vuoden aikana. Nämä tapaukset ovat parempia rekisteröityä joko vuoden lopulla tai sen aikana loma-aikaa, kun pää on ladattu päivittäin tehtäviä.
Nämä neljä pistettä, David Allen kutsuu luonnollinen suunnittelujärjestelmä. Tämän järjestelmän avulla voit siirtyä kohti tärkeää tavoitetta sinulle eikä tuhlata aikaa rutiinia.
Onko yleinen suunnitelmansa, jonka voit suunnitella tahansa projektin?
Kyllä, tietenkin. David Allen kutsuu sitä mallia luonnon suunnittelua. Se koostuu useista vaiheista.
Vaihe 1. Tarkoituksen ja kuvankaunis tulokset
määrittää tavoite tai täydelliseen lopputulokseen, kuvitella, että olet saavuttanut sen.
Kuvailla sitä kaikki onnistumiskriteerit (raha, ihmiset, tunnustusta). Mitä enemmän kirjoittaa lopputuloksen, vahvempi motivaatio, varsinkin aikoina, kun haluat suorittaa tiettyjä toimintoja, kunhan se ei ole.
Vaihe 2. periaatteet
Kuvaile periaatteita että te kiinni tavoitteiden saavuttamista. Esimerkiksi: "Minä annan vapaat kädet ihmisiä, jos he... (pysyä budjetissa, täyttää tietyn aikavälin hanke)." Kysy itseltäsi: "Mihin toimiin estää toimintaani? Kuinka voin estää heitä? "
Periaatteet ovat selkeys ja luotettava opas johtamisprosessissa.
Vaihe 3. aivoriihi
Brainstorm, jonka aikana tallentaa kaikenlaisia ajatuksia, jotka tulevat mieleen.
Keskeiset periaatteet aivoriihi:
- älä tuomitse;
- ei ole kiistetty;
- älä arvioida;
- älä arvostella;
- Ajattele määrästä, eikä laatua;
- siirrä analysointi ja organisointi toisen suunnitelman.
Vaihe 4. Hankesuunnitelman luettelona
Järjestää aivoriihi johtaa luettelo tilanteista. Aloita suunnittelu lopusta ja käydä läpi askelta taaksepäin. Joten voit helposti tehdä suunnitelma ja määritetään ensimmäinen askel kohti maalia. Esimerkkinä suunnittelu lopusta:
Target (Paras lopputulos): Voin puhua espanjaa ja ymmärtää ihmisiä.
miksi: Haluan kommunikoida ilman tulkkia aikana liiketapaamiset Espanjan kumppaneita ja kommunikoida vapaasti muiden kanssa lomallaan Espanjassa.
Vaiheissa tavoite:
- Yksi askel tavoitteen saavuttamiseksi: olen löytänyt tukea Espanjan kielen ja puhumaan hänelle kahdesti viikossa.
- Yhden askeleen päässä tästä, olen läpäissyt kokeen B1 kielitaidon.
- Yhden askeleen päässä tästä, olen läpäissyt kokeen tason A1 kielitaito.
- Yhden askeleen päässä tästä: Olen kahdeksan kertaa viimeisen kuukauden harjoittelun Espanjan ja täytti kaikki kotitehtävät.
- Yhden askeleen päässä tästä, olen kirjoilla espanjan kursseja ja maksanut kuukauden koulutuksen.
- Yhden askeleen päässä tästä, keräsin tietoa kursseista Espanjan ja verrannut pöytä.
- Ensimmäinen vaihe: Olen aikataulun kalenterissa jolloin minä kerätä tietoa espanjan kursseja.
Kun joukkue työskentelee tehtävä ja tarve järjestää koko suunnitelman yhdessä paikassa, kätevä käyttää janakaaviota. Ensimmäisessä sarakkeessa on - nämä ovat vaiheita matkalla maaliin, toinen sarake - vastuussa. Jatkossakin palstoja aikaa. Solut ovat tilan tietyssä vaiheessa, kuten "suunniteltu", "prosessissa", "Valmis", "odottaa".
GTD järjestelmä ja luonnon suunnittelu voi tuntua vaikealta. Mutta kun se on määritettävä itselleen, ja alkaa käyttää säännöllisesti, tunnet, että kaikki on paljon helpompaa kuin se näytti ensi silmäyksellä.