Jos sähköpostiviesti on ylikuormittunut, ehkä ongelma ei ole tekniikka
Vinkkejä Tuottavuus / / December 19, 2019
On olemassa valtava määrä artikkeleita aiheesta parantamista eri sähköpostijärjestelmät. Mutta joka tapauksessa, riippumatta siitä, mitä me teemme, ajoittain, alamme ajatella, että C-posti, joka ei ole oikein, että se jotain ei ole tarpeeksi tuottava - ja me taas kaivaa asetukset. Kuitenkin Joshua Lyman (Joosuan Lyman), web-kehittäjä, sanoo, että se ei ole sähköposti ei toimi kunnolla, ja itse.
Joshua aikoo soveltaa työssään sähköpostilla kaikissa kolmessa sääntöjä. He auttavat sinua pitämään jopa kaksi kertaa niin paljon, ja työn sähköposti ei aiheuta negatiivisia tunteita.
Sammuta ilmoitukset
Kun työpöytä näkyä jatkuvasti ilmoituksen, että sinulla on uusi viesti, on vaikea pitää toiselta sähköpostiohjelma. Miksi konfiguroida kassa sähköpostiohjelma tarkistaa sähköpostit 5 minuutin välein? Tilanteet, joissa sinun tulee välittömästi vastata kirjeeseen, ovat hyvin harvinaisia, ja yleensä ihmiset valmiiksi puhelun sanoa, että kirje lähetettiin. Kaikki muut viestit eivät vaadi välitöntä vastausta ja voi odota hetki. Pääsääntöisesti, jos on jotain kiireellistä, tavalliset ihmiset soittaa, mutta älä kirjoittaa kirjeen ja odottaa vastausta.
Sama pätee ja jatkuvasti auki välilehtiä kanssa postitse. Lyön vetoa olet vain takaisin tarkistaa ilman syytä 10 minuutin välein. Ja jos sinulla on yksitoikkoinen työ tai valmistelee seuraavaa kertomusta, voimassaoloaika on kuitenkin 3-5 minuuttiin (no, älä pese kristallikruunu).
Tee suullinen sopimus kollegoiden
Ei ole väliä miten organisoida työtä sen sähköpostijärjestelmän, tärkeintä tässä nippu edelleen inhimillinen tekijä. Sähköpostit säännöllisesti kulkevat välillä osoitteita. Mutta varautuu näihin viestejä ihmisille, ja jokaisella on oma määritelmä kiireellisyyden. Joku katsoo asianmukaisiksi ajanjakso vastauksessaan 1-2 tuntia. Ja kuka hän on 8-24 tuntia. Eli kirje ei vastata, ei siksi, että sähköpostijärjestelmä on rikki, mutta koska joku uskoo, että on pätevä vastaamaan siihen seuraavana päivänä.
Ja jos henkilökohtaisia viestejä, kaikki on paljon helpompaa, sinun täytyy keskustella kollegoiden näitä hetkiä. Jos tiedät, että kollega standardi aikaa vastata kirjeeseen - 2 tuntia, ja vastaus tarvitaan tunnissa, on parempi olla tuhlata aikaa ja hermoja ja puhelun. Tai, kun otetaan huomioon kaikki nämä ominaisuudet, lähettää sähköposteja kysymyksiä, jotka eivät edellytä kiireellistä vastausta etukäteen.
Tuottavuus vs. kiihtyvyys
David Levi (David Levy), professori University of Washington, uskoo yhteiskunnassamme usein sekoittaa Tuottavuuden lisääntyminen. Kaikki on tehty nopeasti, mutta ei aina parempi. Sen sijaan että istua alas ja ajatella hyvin, ja sitten lähettää lyhyt mutta informatiivinen kirje, heitämme toisilleen lyhyitä viestejä, jotka jatkuvasti häiritsevät meitä ja se ei tee aivan oikea tietoa.
On käynyt ilmi, että kulutat enemmän aikaa lukemiseen lyhyellä mutta merkityksetön kirjaimia kuin yksi perusteellinen.
Jatkuva parantaminen sähköpostijärjestelmien - se on hienoa, mutta älä unohda, että tarkastus sähköpostin ja eivät reagoi kirjainta järjestelmän, ja ihmiset. Joten kannattaa opetella käyttämään teknologiaa siten kommunikoida tehokkaammin muiden ihmisten ja työskentelemään tehokkaammin.