6 vinkkiä matkakulujen vähentämiseen

1. Kehitä matkustuspolitiikka

Matka-aikataulusi tulee sisältää:

• Luettelo kuluista, jotka yritys on valmis ottamaan. Esimerkiksi kumppaneiden ruuat ja lahjat maksaa yritys, mutta työntekijä maksaa matkaviestinnän ja taksit.
• Matkustus- ja majoitusrajoitukset eri tehtävissä toimiville työntekijöille. Oletetaan, että neljän tähden hotellit ovat osastojen päälliköille, kolmen tähden hotellit tavallisille työntekijöille.
• Asiakirjanhallinnan säännöt. Nämä ovat työmatkan myöntämisen ehdot, tehtävien valmistelu, hakemusten ja raporttien jättämismenettely. On myös tärkeää nimetä työntekijä tai osasto, joka vastaa matkapolitiikan noudattamisesta.

Voit lisätä matkustusasiakirjoihin malleja - työntekijöiden on helpompi täyttää ne ja väärin laadittujen papereiden määrä vähenee huomattavasti.

Jotta matkapolitiikkasi olisi entistä kannattavampaa, jaa se useisiin osiin työmatkojen tärkeyden mukaan. Ajattele erilaisia ​​sääntöjä ja rajoituksia niille. Nämä matkat voivat olla:

• Kuvan ylläpitämiseksi. Esitykset konferensseissa, osallistuminen foorumeihin tai koulutuksiin. Tällaiset tapahtumat eivät tuota välitöntä hyötyä, joten lippujen ja majoituksen kustannuksia voidaan alentaa.
  instagram viewer
• Yrityksen kehittämiseen. Työtarkastukset, kokoukset ja neuvottelut. Tällaisten matkojen tarkoituksena on lisätä voittoja, joten voit kuluttaa niihin hieman enemmän. Tässä on etusijalla työntekijöiden mukavuus ja liikkumisnopeus.

Koodijärjestelmä auttaa sinua lajittelemaan matkat tehtävien mukaan nopeammin. Määritä numerot eri matkustusmuodoille, kerää ne yhteen luetteloon ja liitä se matkapolitiikkaasi.

2. Harkitse erilaisia ​​kuljetuksia ja asumista

Lentokone ei ole aina kätevin ja kannattavin tapa matkustaa. Jos haluttuun kaupunkiin ei ole suoria lentoja, yhteydet voivat kestää kauemmin kuin junamatka. Lisäksi autossa työskentely on todella mahdollista: monissa junissa on Wi-Fi, kaksiosastoa ja jopa sisäpuhelinosastoja. Toinen vaihtoehto on bussit. Lyhyt matka niillä ei heikennä mukavuutta, samalla kun säästät tarpeeksi aikaa ja rahaa siirtojen puutteen vuoksi.

Asuminen on sama tarina. Hotelli on kalliimpi, mutta keskustassa se on joskus kannattavampaa kuin budjettivaihtoehto kaupungin laitamilla: taksin tai julkisen liikenteen hinta kattaa erotuksen. Tapahtuu, että asunnon päivittäinen vuokra on halvempaa kuin hotelli. Ja vakaa Wi-Fi ja pesukone käsillä tekevät pitkästä matkasta mukavampaa.

3. Älä pidennä matkaasi

Mitä lyhyempi matka, sitä halvempaa se on yritykselle. Jokainen työpäivä on tarpeellinen kompensoida päivärahoilla, ja jos matka osuu viikonloppuihin tai pyhäpäiviin - myös kaksinkertaisella hinnalla.

Siksi laske aina huolellisesti tehtävien suorittamiseen tarvittava aika. Jos työntekijän on esimerkiksi puhuttava konferenssissa torstai-iltapäivällä, ei keskiviikkoa ja perjantaita tarvitse ottaa tien päälle. Voit lentää sisään aamulla ja lentää ulos illalla - kolmen päivän sijasta työmatka kestää vain yhden.

Tämä järjestelmä toimii useimmissa tapauksissa, mutta poikkeuksiakin on. Oletetaan, että kaikki kannattavat liput halutulle päivälle ovat ohi ja vain bisnesluokka on jäljellä. Se voi maksaa enemmän kuin päiväraha ja yö hotellissa. Täällä kannattaa laskea usean vaihtoehdon kustannukset, verrata summia ja valita paras.

4. Hanki yrityskortti

Sen avulla työmatkoista tulee mukavampaa sinulle ja työntekijöillesi. Voit asettaa rajoja, jotta työntekijät eivät ylitä budjettia matkustaessaan. Ei enää tilittämättömiä kuluja - näet kaikki tapahtumat henkilökohtaisella tililläsi. Lisäksi yrityskorteissa on yleensä erikoisbonuksia, kuten korotettuja käteispalautuksia tai palvelualennuksia.

Pääasia, että arvonlisävero on mahdollista palauttaa ostoksista ilman turhia hermoja. Veronpalautusta varten edellytetään vain lasku, ja jos työntekijä maksaa hotellimajoituksen ja kuljetukset käteisellä tai tavallisella palkkakortilla, paperia ei saa antaa.

5. Anna työntekijöille mahdollisuus valita

Näyttää siltä, ​​että lentojen ja hotellien järjestäminen itse on oikea päätös säästää rahaa. Mutta on olemassa riski, että valintasi tuntuu työntekijälle epämukavalta: mukavuus kärsii tästä ja halu työskennellä matkoilla todennäköisesti vähenee. Lisäksi suunnittelusta vastuussa oleva henkilö menettää aikaa, joka voitaisiin käyttää muiden liiketoiminnan kannalta tehokkaampien tehtävien ratkaisemiseen.

Jos liikematkustaja valitsee oleskelu- ja liikkumisehdot, sinun ei tarvitse huolehtia näistä ongelmista. Tärkeintä on ilmoittaa hänelle matkapolitiikan rajoitukset ja ehdot. Ostokset voi myös uskoa vastuuhenkilölle, kuten kirjanpitäjälle: matkustaja antaa linkit käteviin vaihtoehtoihin, järjestäjä maksaa ne ja jakaa liput ja varaustiedot.

6. Analysoi aiempien matkojen raportit

Tarkista eri työntekijöiden dokumentit, eroaako kustannukset ja etsi syitä kulujen kasvuun. Esimerkiksi joku valitsi lennon, joka oli yritykselle hankala tai ruokaili yksinomaan kalliissa ravintoloissa. Tällaiset tiedot auttavat mukauttamaan matkapolitiikkaa ja tuomaan sen parhaaksi vaihtoehdoksi yrityksille.

Analysoinnin helpottamiseksi kannattaa olla pivot-taulukko. Jaa asiakirja sarakkeisiin luokkien mukaan: liput, majoitus, ateriat, matkaviestintä, kuljetus matkan aikana ja niin edelleen. Ilmoita myös matkapäivä ja lähetettävän työntekijän nimi. Taulukkoon voidaan ladata vain kulujen määrät ja tiedot voidaan tallentaa raportteihin. Jos huomaat poikkeaman, vedä paperit esille nähdäksesi, miksi kulutus on kasvanut.