Kuinka liikekirjeenvaihdon tyyli auttaa tekemään oikean vaikutelman vastaanottajaan

Kuvittele: keksit loistavan idean, päätät jakaa sen esimiestesi tai asiakkaidesi kanssa, lähetät kirjeen tai viestin sanansaattajalle. Ja toisella puolella he lukevat ja ajattelevat: "No, mikä äijä kirjoitti tämän!" Tai: "Mikä tylsä!" Ja he päättävät olla ottamatta huomioon ehdotustasi.

Etkä ole tylsä. Ja idea oli hyvä. Kaipasit vain tyyliä ja loit väärän kuvan itsestäsi.

Mitkä ovat kirjoitustyylit

Kirjeenvaihtotyyliä voidaan mitata asteikolla keskustelullisesta muodolliseen.

Liikkumalla sitä pitkin korostamme tiettyjä ominaisuuksia, kokeilemalla erilaisia ​​​​kuvia. Mitä enemmän vasemmalle, sitä enemmän korostuu avoimuus, rehellisyys, dynaamisuus. Mitä enemmän oikealle, sitä näkyvämpiä ovat asemaamme, asemaamme, asemaamme liittyvät ominaisuudet: konservatiivisuus, vankkaus, rationaalisuus.

Eri tilanteet vaativat erilaisia ​​tyylejä. Tässä ovat vaihtoehdot.

Jos tyyliä kaipaa, kaikki on helppo pilata. Jos esimerkiksi kirjoitamme kollegoille samalla tavalla kuin puhumme virkamiehille ("Lähetän ehdotuksen ajan lyhentämiseksi täyttääksemme tuotantotavoitteemme”), silloin he todennäköisesti päättävät, että haluamme näyttää ylivoimamme. Ja ongelma ei ratkea.

Ja jos käännymme pomon puoleen tyyliin "Ystävä" ("On aihe, kuinka tehdä työmme nopeammin"), niin hän saattaa hyvinkin ajatella, että hänelle kirjoittaa kevytmielinen henkilö, joka tuskin pystyy tarjoamaan mitään hyvä.

Kirjeenvaihdon tyyli riippuu viestintäkanavasta

Voimme lähettää tarjouksemme sekä sähköpostitse että viestillä osoitteeseen sanansaattaja. On kuitenkin tärkeää muistaa, että viimeinen kanava on "inhimillisempi", epävirallinen. Ja tyyli, joka saa sinut näyttämään liikemieheltä sähköpostissa, voi näyttää mahtipontiselta, luonnottomalta sanansaattajassa. Siksi, kun vaihdat tähän viestintäkanavaan postista, kannattaa tehdä asteikon säätö puoli askelta.

Kuinka kieli vaikuttaa kommunikointityyliin

Kuinka säilyttää haluttu tyyli kirjeessä tai viestissä? Ensinnäkin kannattaa kiinnittää huomiota siihen, mitä sanoja ja lauseita valitsemme.

Kirjoitetaan "Kaverimme ovat mahtavia kavereita" - meistä tulee "ystävä". Osoitamme, että "Meillä on erinomaiset asiantuntijat työskentelemässä" - meistä tulee "kollega". Jos kirjoitat "Ammattimaiset asiantuntijat työskentelevät yrityksessä", saat "Työntekijä". No, jos "Tiimin jäsenet erottuvat ammattitaidolla" - toimimme "virkailijana".

Milloin viestintätyyli sallii emojien käytön ja milloin ei

Nykyaikaisessa kirjeenvaihdossa muotoilemme ajatuksia paitsi sanojen avulla. Hauskojen tai surullisten kasvojen, sydämien ja jopa kakan aikana - emoji. Ja ne vaikuttavat myös kirjoittajan tyyliin ja vaikutelmaan hänestä.

Tunteita käyttäen sanomme ikään kuin vastaanottajalle: "Olemme avoimia, moderneja!" Siksi emojit sopivat eloisille ja dynaamisille "ystävälle" ja "kollegalle". Kun käytät toista tyyliä, on parempi käyttää "klassisia" vaihtoehtoja: hymiö, sydän, käsi nostetulla peukalolla. "Buddylla" on myös varaa luoviin emojiin, kuten paholaiset ja kakka.

No, vakavaa ”työntekijää” ja ”kollegaa” häiritsee emoji: millaisesta lujuudesta ja tasapainosta voidaan puhua, jos viesti on täynnä kasvoja.

Otetaan kaksi esimerkkiä emojien käytöstä.

1. Haluamme ilahduttaa kollegoitamme hyvillä uutisilla:

"Hyviä uutisia! 🔥 Osastomme voitti ykköspaikan "On Time to Work" -kilpailussa. 👍Palkintona iso suklaaherätyskello. Tule HR: lle. Jokainen saa palan! 😊»

Meidän on näytettävä avoimalta, eloisalta, demokraattiselta, ja siksi käytämme tyyliä "Kollega». Ja emojit sopivat tähän täydellisesti.

2. Käännymme johdon puoleen vakavalla ehdotuksella:

"Hyvää iltapäivää, Ivan Jurievich! 😊 Tarjoamme keskustelua mahdollisuudesta käyttää laitteitamme yrityksesi tuotantokapasiteetin lisäämiseen. 🔥»

Ja tässä kuvat ovat väärässä paikassa. Meille on tärkeää näyttää vakavalta, ammattimaiselta, "työntekijä" -tyyliä vaaditaan - eivätkä emojit sovi siihen.

Sinun tulee olla erityisen varovainen negatiivisuuteen liittyvissä tilanteissa. Käytämme usein emojia osoittaaksemme, että olemme järkyttyneitä. Mutta vaikutus voidaan kääntää.

Oletetaan, että kirjoitit tämän: "Hyvää iltapäivää, Margarita! Huomasimme juuri, että tehdas ei pysty toimittamaan tilaustasi ajoissa. 🤷‍♀️ Olemme todella pahoillamme! 😢»

Uskooko Margarita suruumme? Ei ole tosiasia. Monille emoji on edelleen jotain kevytmielistä, "lelua". Ja Margarita saattaa ajatella: "Tässä ovat pettäjät! He kirjoittavat pahoittelunsa, mutta piirtävät itse kasvot. He eivät ole katuneet!"

Miten lauserakenne vaikuttaa tyyliin

"Sopiutuaksesi" valittuun tyyliin sinun tulee myös kiinnittää huomiota siihen, miten lauseet rakennetaan tekstissämme.
Rakentamisessa on aina "sankari" - se, kenestä tai mistä puhumme. Yleensä hän tekee jotain: rakentaa, ajattelee, kirjoittaa, lukee... Ja voimme kertoa siitä lukijalle eri tavoin.

Mietitään, miten se toimii, esimerkkinä Agnia Barton runon rivistä.

Sopivin muotoilu yrityskirjeenvaihtoon: "Hänkä kävelee, heiluu". Siinä "sankari" on aiheessa (alleviivasimme sen), ja hänen toimintansa on osoitettu verbit (korostettu lihavoidulla).

Tämä malli sopii "ystävälle", "kollegalle" ja "työntekijälle". Esimerkiksi: "Esimiehet keskustelevat projektista kokoushuoneessa" tai "Kirjanpito on laskenut palkat."

Jos haluamme korostaa painoamme ja vakauttamme, voimme lisätä 1-2 lausetta eri tavalla: "Härki kävelee ja heiluu."

Tässä "sankari" on edelleen aihe, mutta sen toiminta on nyt merkitty substantiivilla. "Kävelyistä" on tullut "kävelyä", "keinumisesta" on tullut "heilumista". Esimerkkejä tällaisista ehdotuksista: "Johtajat keskustelevat projektista kokoushuoneessa", "Kirjanpito on laskenut palkat».

Huomaa: tässä tapauksessa maksamme ylimääräisestä "painosta" ja lujuudesta selkeästi. Tällaisilla lauseilla kirjeemme tulee vaikeammaksi lukea, joten on parempi olla käyttämättä niitä väärin.

Tämä ei kuitenkaan ole raja. On olemassa muodollisempi rakenne: "Käveleminen ja heiluminen on härkä." Siinä toimintaa ei osoita verbillä, vaan substantiivilla, ja "sankari" ei ole aihe. Esimerkkejä lauseista tällä rakenteella: "Esimiehet keskustelevat projektista kokoushuoneessa" ja "Palkanlaskennan teki kirjanpito."

Tällaisia ​​lauseita on erittäin vaikea lukea. Ne liittyvät lukijaan byrokraattien - virkailijan - kieleen. Siksi niitä tulisi käyttää vain, jos meidän on tehtävä kirjeestä erittäin muodollinen. Esimerkiksi valtavassa vaatimuksessa, vaatimuksessa - niin, että vastaanottaja tuntee: siinä se, vitsit ohi, sitten tuomioistuin ja vankila.

Valitsemalla tämän tai toisen tyylin lähetämme vastaanottajalle lisäviestin. Siksi on parempi käyttää tätä työkalua tietoisesti, niin siitä tulee tehokas vaikutusväline.