Strategiset istunnot: mikä tämä työkalu on ja kuka voi hyötyä siitä
Miscellanea / / April 21, 2023
Suuret tiimit kärsivät usein hajanaisuudesta ja yrityksen tavoitteiden väärinymmärryksestä. Näin voit korjata sen.
Mitä ovat strategiset istunnot
Strategiaistunnot ovat johtajien tapaamismuoto, jossa keskustellaan yrityksen kehittämissuunnitelmista. Tämä työkalu auttaa:
- arvioida yrityksen nykyistä asemaa, tunnistaa sen vahvuudet ja heikkoudet;
- löytää tapoja välttää ongelmia tai ratkaista olemassa olevia;
- määritellä toimintasuunnitelma - erityiset vaiheet tavoitteiden saavuttamiseksi;
- aseta vertailuarvot menestymisen mittaamiseksi.
Strateginen istunto on eräänlainen aivoriihi. Kokouksessa keskustellaan siis osastojen ongelmista ja onnistumisista, asetetaan kullekin tavoitteet, piirretään kaavioita ja kaavioita interaktiiviselle verkkotaululle.
Näitä tarkoituksia varten olemme valinneet Miro. Tämän työkalun avulla voit tallentaa ajatuksia ja ideoita visuaalisessa muodossa. Samaan aikaan kaikilla istunnon osallistujilla on pääsy siihen mistä päin maailmaa tahansa ja miltä tahansa laitteelta.
Sen jälkeen teemme taktista suunnittelua: kunkin osaston päällikkö jakaa tehtävänsä pienempiin osiin.
Kuinka järjestää strategiaistunto
Tässä on muutamia vaiheita, jotka auttavat sinua järjestäytymään.
Päätä kokousten tiheys
Strategisten istuntojen pitämiselle ei ole kiinteitä aikavälejä. Jotkut yritykset pitävät mieluummin neljännesvuosittain kokouksia, kun taas toiset voivat pitää niitä kuuden kuukauden tai vuoden välein.
Voit siis asettaa sinulle sopivan kokoustaajuuden.
Yrityksessämme strategiset istunnot pidetään kerran vuosineljänneksessä. Sitten rikotaan tarkoitus tavoitteet jonkinlaiseen sprinttiin. Tätä varten sinun on päätettävä, mihin toimiin ryhdytään suurten ongelmien ratkaisemiseksi, kuinka kauan se yleensä kestää, mitkä osastot ovat mukana ja kuinka paljon resursseja niillä on.
Esimiehet jakavat sitten tehtävät osastotasolla tarvittaessa. Ja 3 kuukauden kuluttua tarkistamme aikataulun.
Kutsu oikeat ihmiset
Ketkä kutsut strategiaistuntoon, riippuu ratkaistavaksi otettavien asioiden luettelosta. Jos esimerkiksi pidät kokouksen keskustellaksesi yleisestä liiketoimintastrategiasta, sinun tulee soittaa osastojen päälliköille. Voit myös kutsua projektipäälliköitä, jotka vastaavat avainindikaattoreista.
Jos strategiaistuntosi on omistettu joidenkin tietojen tarkasteluun ja keskusteluun, se kannattaa houkutella komentojoka on kerännyt nämä tiedot ja ymmärtää niiden tärkeyden.
Valitse kaikille sopiva päivämäärä ja aika
Kun asetat päivämäärää ja kellonaikaa, ota huomioon kaikkien mielipide. Vältä ajoittamasta tapaamisia työntekijöiden kanssa päivää ennen niiden määräaikaa. Ehkä heillä on tärkeä tapaaminen. tapaaminen tai on polttavia tehtäviä, joita he eivät voi lykätä. Tämän seurauksena voit asettaa heidät hankalaan tilanteeseen.
Ilmoita päivämäärää antaessasi, kuinka kauan istunto kestää. Esimerkiksi yrityksessämme koko työpäivä on varattu tähän tapahtumaan. Ja tässä tapauksessa on tärkeää pitää taukoja ajoissa ja antaa itsellesi ja kollegoille mahdollisuus rentoutua.
Aseta asialista
Esityslistalla voi olla tärkeitä aiheita, istunnon päävaiheita, keskustelua vaativia asioita. Älä lisää siihen suurta määrää pisteitä - on parempi ilmoittaa pääaihe. Se voi esimerkiksi olla uusille markkinoille tulo.
Poistamalla tarpeettomat kysymykset voit keskittyä päätehtävään.
Strategisen istunnon päätteeksi muista käydä koko asialista uudelleen läpi ja vahvistaa saavutetut sopimukset.
Pyydä osallistujia valmistautumaan etukäteen
Esimiesten tulee olla tietoisia osaston tämänhetkisistä indikaattoreista: alaisten työmäärästä, tehtävien kokonaismäärästä ja niin edelleen.
Heillä tulisi myös olla ajantasaiset tiedot siitä, miten ja milloin keskeiset indikaattorit - sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Jos esimiesten on keskusteltava joistakin osaston asioista ja ongelmista, heidän tulee myös laatia niistä etukäteen luettelo.
Ennen eräitä strategisia istuntoja voi olla hyödyllistä paitsi jakaa kokouksen asialista, myös laatia yksityiskohtainen raportti tärkeiden tehtävien edistymisestä. Voit tehdä yhteenvedon tavoitteista ja niihin liittyvistä KPI: istä laskentataulukoissa.
Järjestä kokous
Kokouksen aikana sinun ei pitäisi vain käydä läpi kaikkia asioita, vaan myös antaa ihmisille mahdollisuus puhua rehellisesti ja ilmaista mielipiteensä. Kannusta osallistujia tekemään niin, mutta yritä olla keskeyttämättä muita ja palaa keskeytettyjen luo.
Usein on tehokkaampaa luovuttaa istunnon johtaminen ja hallinta isännälle (moderaattorille). Näin johtaja voi siirtyä työntekijöiden kanssa samalle kentälle ja siirtyä tapahtuman seurannasta aktiiviseen vuorovaikutukseen esimiesten kanssa ja ongelmien ratkaisemiseen.
Tee muistiinpanoja kokouksen aikana
Sinun on kirjattava tärkeimmät kohdat, ideat, tiedot, aikajanat ja kaikki muut tärkeät tiedot, joista keskustelet istunnossa, koska niistä on hyötyä jatkossa taktisessa suunnittelussa.
Jokaisella osastolla on aina käsitys siitä, kuinka paljon aikaa tarvitaan tietyn tehtävän suorittamiseen. Tämä mahdollistaa jo istunnon aikana hahmotella suuntaa-antava ehdot.
Johtajat yleensä keräävät tietoa edetessään, mutta yleisraportti tulee myös laatia istunnon jälkeen.
Yrityksessämme moderaattori on vastuussa tästä. Toisin sanoen hän ei ainoastaan järjestä ja valvoo kokousta, vaan myös tuottaa raportin tehdyistä päätöksistä.
Pyydä palautetta
Sen ansiosta voit nähdä erilaisia näkökulmia ja selvittää mitä Kollegat kiinnitä erityistä huomiota. Ja myös - stimuloida heidän vuorovaikutustaan keskenään.
Pyydä osallistujia kirjoittamaan mahdollisista ongelmista. Vielä parempi, käytä kyselysovellusta nähdäksesi heidän vastauksensa reaaliajassa. Nämä voivat olla esimerkiksi kysymyksiä istunnon tehokkuuden yleisestä tunteesta ja erilaisista organisatorisista asioista sekä toiveista tulevia tapahtumia varten.
Kenelle tämä työkalu on tarkoitettu?
Uskon, että liiketoimintaa ei voi olla ilman suunnittelu. Niitä tulee aina käsitellä – riippumatta työsi markkinaraosta ja muodosta.
Ilman omaa strategiaasi on vaarana priorisoida väärin tai jättää huomiotta tietyn osaston ongelmat, mikä kaikki vaikuttaa koko yrityksen tulokseen. Tämän seurauksena sisäisistä ongelmista tulee ennemmin tai myöhemmin suurempia ja yritykselle tuhoisampia.
Strategiset istunnot auttavat selviytymään niistä ja luomaan työnkulun. Siksi mielestäni ne ovat hyödyllisiä kaikille yli 3-4 hengen joukkueille.
Loppujen lopuksi, mitä enemmän sinulla on yksittäisistä asioista vastaavia osastoja, sitä suurempi on johtajien erimielisyys. Strategisten istuntojen avulla voit synkronoida yrityssuunnitelmat ja varmistaa parhaan ymmärtäminen hänen sisällään.
Lue myös🧐
- 3 myrkyllistä lausetta, joita toimitusjohtajan ei pitäisi sanoa
- Kuinka innostaa työntekijöitä saavuttamaan yhdessä enemmän
- 5 merkkiä hienosta yrityksestä jokaisen yrityksen omistajan tulee pitää mielessä