Kuinka nollata tuottavuus yhdellä laskentataulukolla

Kuvittele, että sinulla on visuaalinen "aikakone", joka vie sinut mihin tahansa menneisyyden hetkiin. Ja näet, mihin käytit aikasi – mitä tehtäviä suoritit ja mitkä eivät, ja miksi. Tällainen "laite" voi olla käytettävissäsi milloin tahansa. Sinun tarvitsee vain luoda tuottavuuslaskentataulukko. Tämä on asiakirja, johon tallennat henkilökohtaisen suorituksesi joka päivä.

Kuinka luoda tuottavuuslaskentataulukko

Paras vaihtoehto on käyttää Google Sheetsia, Exceliä tai Numbersia. Mutta jos se on sinulle kätevämpää, muistikirjaan tai muistiinpanojen kirjoittaminen puhelimella toimii myös.

Joka tapauksessa taulukossa tulee olla 4 saraketta:

• Päivämäärä. Se voidaan korostaa kirkkaalla värillä, kuten keltaisella.
• Tehtävä. Tämä on sarake, jossa on luettelo asioista, joita teet päivän aikana.
• Kategoria. Tässä sarakkeessa sinun on merkittävä suoritettujen tehtävien tyyppi, sano "työ" tai "henkilökohtainen". Jokainen kategoria voidaan myös korostaa värillä. Tämä auttaa sinua nopeasti navigoimaan tiedoissa ja näkemään, mihin painopiste on useimmiten suunnattu.
  instagram viewer
• pöytäkirja. Tässä on vielä kirjattava, kuinka kauan tietyn tehtävän suorittamiseen kului aikaa.

Vältä lisäämästä kaavioosi aktiviteetteja, jotka auttavat sinua lataamaan, kuten meditaatio tai harjoitus. Niiden avulla voit ylläpitää työn ja yksityiselämän tasapainoa ja ylläpitää sitä mielenterveys, mutta ei suoraan liity tuottavuuteen. Siksi tässä tapauksessa on parempi ohittaa ne.

Yritä täyttää laskentataulukko, kun suoritat tehtäviä pitkin päivää. Se myös auttaa jakamaan työn paremmin ja siirtymään tietoisesti tehtävien välillä sen sijaan tartu heti seuraavaan asiaan tai tee useita kerralla, mikä vain sattuu tuottavuutta.

Kuinka tuottavuustaulukko toimii

Käytämme harvoin aikaa itsetutkiskeluun emmekä ajattele, miksi toimintamme eivät tuota toivottuja tuloksia. Ja tämä on suuri virhe. Kun meillä on selkeä tieto silmiemme edessä, meidän on paljon helpompi ymmärtää, mihin tuhlaamme aikaamme ja mikä estää meitä etenemästä. Tuottavuuskaavio näyttää selkeästi virheemme ja antaa mahdollisuuden analysoida, miten niitä voidaan välttää jatkossa, mihin suuntaan ottaa enemmän askeleita ja mihin jakaa huomio uudelleen.

Oletetaan, että päätät laskea, kuinka monta tuntia päivässä käytät työtehtäviin. Jos kokonaismäärä ei sovi sinulle, voit taulukon perusteella miettiä, miten sitä voi lisätä tai vähentää - esimerkiksi lyhentää lounasaikaa tai delegoida tehtäviä muille.

Laskentataulukon avulla on myös helpompi analysoida, kuinka eniten aikaa käyttämäsi tehtävät vastaavat pitkän aikavälin tavoitteitasi. Jos haluat kirjoittaa kirjan, mutta työskentelet sen parissa vain tunnin päivässä, on aika muuttaa aikatauluasi.

On tärkeää tutkia tuottavuustaulukkoa säännöllisesti. Varaa esimerkiksi puoli tuntia tai tunti 2-3 päivän välein kaikkien tehtävien tarkistamiseen ja tietojen analysointiin. Etsi toistuvia malleja ja ole rehellinen itsellesi. Käytätkö todella tarpeeksi minuuttia tavoitteidesi saavuttamiseen vai käytätkö paljon enemmän aikaa sosiaalisessa mediassa? Analyysi auttaa sinua löytämään lisäresursseja ja lisäämään tuottavuutta elämäsi tärkeillä alueilla.