Personal Kanban: Kuinka yksinkertaistaa työelämääsi Task Boardin avulla

Tunnettu kirjailija ja tietojenkäsittelytieteen professori Georgetownin yliopistossa Cal Newportissa kirjoitti kirjan New Principles of Business Communication. Siinä hän puhuu siitä, kuinka pääsimme jatkuvan kommunikoinnin kulttuuriin ja kuinka se vaikuttaa tuottavuutemme ja mielenterveyteemme. Julkaisemme MIF-kustantajan luvalla otteen viidennestä luvusta. Se kertoo työtehtävien tehokkaasta ratkaisemisesta Kanban-taulun avulla.

Jim Benson pohti paljon, kuinka optimoida työ henkisellä alalla. Hänen konsulttiyrityksensä Modus Cooperandi on erikoistunut kehittämään ainutlaatuisia menettelytapoja, jotka auttavat toimihenkilöitä työskentelemään yhdessä tehokkaammin. Benson on aiemmin työskennellyt ohjelmistokehityksen parissa ja tuntee hyvin ketterät hallintatekniikat. Luultavasti tästä syystä hän käyttää usein tehtävätauluja työssään. […]

Mutta mitä tulee henkilökohtaiseen tuottavuuteen, Jim Benson tuli tunnetuksi ohuesta kirjastaan, jonka hän julkaisi itse vuonna 2011. Sitä kutsutaan nimellä Personal Kanban, ja se tarjoaa houkuttelevan näkökulman: voit käyttää ketteriä hallintatekniikoita, jotka auttaa työntekijöiden ryhmiä toteuttamaan monimutkaisia ​​projekteja selviytyäkseen sotkeutuneista vastuiden sotkusta yksittäisissä ammattilaisissa elämää.

Kirjan ideat ovat melko yksinkertaisia. Ja Benson kuvaili niitä lyhyesti viiden minuutin videossa, jonka hän lähetti kirjan verkkosivustolle. Kirjoittaja seisoo telineelle asetetun suuren muistikirjan vieressä. Hän täyttää arkin keskustan monivärisillä itseliimautuvilla paperipaloilla. Ne edustavat omia odotuksiamme sekä sukulaisten, ystävien, työtovereiden ja esimiesten odotuksia. "Kaikki nämä tehtävät pysyvät yhdessä kokkarina mielessämme, ja joka kerta kun mietimme, mitä ottaisimme, revimme tästä palasta irti", Jim selittää. Tätä varten meidän on kahlaa tämä kasa tehtäviä ja analysoitava ne huolellisesti, jotta voimme päättää, mitä tehdä seuraavaksi. "Tehtävä ei ole miellyttävä", Benson tiivistää.

Personal Kanban tarjoaa ratkaisun: rakenna tämä tietojoukko henkilökohtaisella tehtävätaululla. Bensonin mielestä sarakkeita pitäisi olla kolme. Ensimmäinen on nimeltään Mahdollisuudet. Siihen syötät itseliimautuvien arkkien avulla tiedot velvollisuuksistasi. Jokainen esite sisältää tietoja vain yhdestä tehtävästä. "Ja nyt painajaismainen työvalikoima muuttuu kivan näköiseksi järjestetyksi rakenteeksi." Toisen sarakkeen nimi on "Käynnissä". Siellä siirrät arkkia, jotka kuvaavat tehtäviä, joiden parissa aloit työskennellä. Tähän sarakkeeseen liittyvä avainkohta (ja tämä on Kanban-järjestelmän salainen ainesosa kokonaisuudessaan) on, että voit työskennellä tiukasti määritellyn määrän tehtäviä samanaikaisesti. Tämän järjestelmän kielellä tämä "rajoittaa keskeneräisten töiden määrää". Videossaan Benson sanoo työskentelevänsä korkeintaan kolmessa tehtävässä kerrallaan. Kuten hän selittää, jos sen sijaan päätät hoitaa tusinaa eri asiaa kerralla, kaikki päätyy "täydelliseen sotkuun". Hän väittää vakuuttavasti, ettei kaikkeen pidä tarttua kerralla: keskity kahdelle tai kolmelle asialle ja ryhdy uuteen tehtävään vasta edellisen suorittamisen jälkeen.

Ja niin lähestyimme loogisesti "Valmis" -saraketta. Kun työ on tehty, lehtinen siirtyy sinne. Teoriassa tätä saraketta ei tarvita ollenkaan, mutta Benson ehdottaa, että psykologinen kohotus kokee henkilö, joka siirtää paperin "Käynnissä"-sarakkeesta "Valmis"-sarakkeeseen, muuttuu voimakkaaksi stimulantiksi tekijä. Bensonin kirjan julkaisun jälkeen järjestelmä on kerännyt joukoittain faneja. […]

Tehtävätaulu on uskomattoman tehokas työkalu paitsi eri tiimien työn koordinoimiseen, myös yksittäisten työntekijöiden työn jäsentämiseen […].

Olen jo sanonut, että käytin itse tätä ideaa professorina. Georgetownin tietojenkäsittelytieteen laitoksen jatko-opiskelijana organisoin työni Trello-tauluilla. Laskentataulukkoni näytti Bensonin vakiomallilta, jossa oli "Inprogress"- ja "Done"-sarakkeet. Kuten monet henkilökohtaisten Kanban-järjestelmien fanit, loin omia sarakkeitani näitä tehtäviä varten jonka haluan täyttää, mutta tällä hetkellä en ole niihin aktiivisesti sitoutunut (puhun tästä myöhemmin lisää). Joka maanantai tutkin taululla olevia tietoja, siirtelin kortteja ympäriinsä ja päätin, mitä teen sillä viikolla. Seuraavina päivinä tarkistin usein laudalta nähdäkseni, mitä voisin tehdä sinä aikana, jonka varain tutkijakoulun tehtäviin. Heti kun uusia pyyntöjä saapui - sähköpostien, puheluiden tai, kuten usein tapahtuu, välitettyjen kysymysten muodossa opiskelijoiden toimiston ohi - kirjoitin tiedot heti korteille ja laitoin ne taululle käsitelläkseni näitä hetkiä Myöhemmin.

Ilman työpöytää yliopistotyössäni olisin riippuvainen tyylikkäästä viestinnästä. hyperaktiivinen pesämieliTyönkulku, joka keskittyy jatkuvaan viestintään ja jota ruokkii satunnainen virtaus viestit, jotka toimitetaan digitaalisten viestintävälineiden, kuten sähköpostin ja lähettiläitä.. Tämän seurauksena olisin juuttunut hitaaseen kirjeenvaihtoon monien ihmisten kanssa - päivästä toiseen. Minusta tulisi tyypillinen hyperaktiivisen mielen uhri: joku, joka ei eroa kannettavan tietokoneen kanssa yhden kokouksen eikä koskaan päästänyt irti puhelintaan, kun hän käveli kampuksen poikki yrittäen saada tuhat asiaa tehtyä samaan aikaan. Toisin sanoen ilman tätä järjestelmää työni olisi elävä helvetti. Tehtävätaulun avulla pystyin vähentämään resurssien kulutusta merkittävästi. Tietoa tulevista töistä laitetaan taululle, jäsenneltiin ja suoritan tehtävät systemaattisesti tähän varatussa ajassa. Tästä syystä, kuten olet ehkä arvannut, minusta tuli vahva kannattaja käyttää tehtävätauluja ei vain ryhmän työn organisointia, mutta myös yksittäisten työntekijöiden työelämän virtaviivaistamista, tekemisissä henkistä työtä.

Tässä on muutamia esimerkkejä parhaista käytännöistä, joiden avulla saat tehtävätauluista kaiken irti.

1. Käytä useita levyjä

Monet henkilökohtaisen Kanbanin kannattajat käyttävät vain yhtä lautaa ammatillisten tehtäviensä järjestämiseen. Suosittelen hieman erilaista lähestymistapaa. Järjestä oma hallitus jokaiselle ammattialalla suorittamasi tehtävälle. Olen tällä hetkellä yliopistoprofessori kolmessa hyvin erilaisessa roolissa: tutkija, opettaja ja jatko-opiskelija. Perustin jokaiselle näistä rooleista erillisen hallituksen. Joten kun analysoin opetustoimintaani, en häiritse tutkimusalan ulkopuoliset tehtävät tai työskentely jatko-opiskelijoiden kanssa. Tämän seurauksena minun ei tarvitse vaihtaa eri toimintojen välillä ja ratkaisen työasiat nopeammin.

Minusta on myös joskus hyödyllistä saada erillinen taulu suurille projekteille (esimerkiksi sellaisille, joiden valmistuminen kestää yli kaksi viikkoa). Esimerkiksi ei niin kauan sitten toimin puheenjohtajana suuressa tieteellisessä konferenssissa. Tämä tehtävä sisälsi lukuisten tehtävien ratkaisun. Siksi päätin, että olisi helpompi luoda erillinen taulu, jonka tiedot eivät mene päällekkäin muiden ammattielämäni osa-alueiden kanssa. Kun tämä projekti oli valmis, en enää tarvinnut taulua.

Tietysti voit toimia vain rajoitetulla määrällä levyjä, jotta tehtävä ei tule ylivoimaiseksi. Tästä syystä mielestäni on hyvä idea, että jokaiselle ammattiroolille ja jokaiselle suurelle projektille on erillinen hallitus. Tässä tapauksessa useimmilla ihmisillä on kahdesta neljään lautaa, joiden kanssa on helppo työskennellä. Päinvastoin, jos sinulla on kymmenen taulua, niiden välillä vaihtamiseen tarvittavat resurssit ovat suuremmat kuin tehtävien jäsentämisestä saatavat hyödyt.

2. Pidä säännöllisesti kahdenkeskisiä istuntoja tietojen analysoimiseksi

Kun puhuimme tietoryhmien tehtävätauluista, väitin, että paras tapa analysoida niiden sisältämää tietoa on pitää säännöllisesti kokouksia. Sama koskee henkilökohtaista lautaa. Jos haluat saada kaiken irti tästä työkalusta, varaa joka viikko aikaa taululla olevien tietojen analysointiin ja päivittämiseen. Näiden yksittäisten istuntojen aikana tarkastele yksityiskohtia ja siirrä kortteja ympäriinsä päivittäen teoksen tilaa tarpeen mukaan. Prosessi ei kestä kauan. Jos teet tämän säännöllisesti, 5-10 minuuttia riittää.

Älä järjestä tällaisia ​​istuntoja liian usein: tulin siihen tulokseen, että kerran viikossa riittää. Mutta älä unohda tämäntyyppistä toimintaa. Jos päätät niin tehtävätaulu ei ole tarpeeksi hyvä tapa tallentaa tietoa työtehtävistäsi, niin palaat kuumeiseen kirjeenvaihtoon hyperaktiivisen kollektiivisen mielen hengessä. Laita yksittäisen istunnon tiedot kalenteriisi ja ota se yhtä vakavasti kuin kaikki muutkin kokoukset ja kokoukset. Mukautetut tehtävätaulut voivat tehdä työelämästäsi paljon helpompaa, mutta vain jos olet valmis käyttämään aikaasi niiden kanssa työskentelemiseen.

3. Lisää neuvoteltavissa oleva sarake

Tutkijakoulun johtajana joudun usein keskustelemaan työasioista joidenkin kollegoideni kanssa: dekaanin kanssa, jatko-ohjelman johtaja ja kaksi muuta professoria, jotka ovat osa komissiota, jonka I otsikko. Lisäsin tehtävätaululleni sarakkeen jokaiselle näistä työntekijöistä ja nimesin sen "Keskustele seuraavassa kokouksessa". Heti kun herää kysymys, milloin minun täytyy saada jonkun mielipide kollegat, tukahdun halun lähettää hänelle nopea sähköposti. Sen sijaan syötän tiedot tehtävästä Keskustele seuraavassa kokouksessa -sarakkeeseen.

Tapaan tohtoriohjelman johtajan viikoittain tiettynä ajankohtana. Kokouksessamme keskustelemme kaikista aiheista, jotka ovat ilmestyneet tässä kolumnissa kuluneen viikon aikana. Mitä tulee dekaaniin ja toimikunnan jäseniin, odotan, että Keskustele-sarakkeessa on tarpeeksi kysymyksiä ja sovin sitten tapaamisen keskustellakseni kaikesta kerralla. Tämä lähestymistapa saattaa tuntua sinusta liian yksinkertaiselta, mutta sillä on ollut erittäin myönteinen vaikutus työhöni.

Kuvittele esimerkiksi, että Keskustele Deanin kanssa -sarakkeessa oli viikossa viisi tietokorttia. Kokouksen aikana, joka kestää 20-30 minuuttia, kehitämme hänen kanssaan strategian jokaisesta näistä asioista. Jos kirjoittaisin hänelle kirjeen joka kerta, minun täytyisi käydä viisi dialogia samaan aikaan viikon aikana. Tämän seurauksena olisin tarkistanut sähköpostini kymmenen kertaa ja ärsyyntynyt siitä, että olin hajamielinen töistä.

Jos haluat minimoida loputtoman viestinnän ja saada kaiken irti yksittäisistä tehtävätauluista, tämä on luultavasti arvokkain neuvo, jonka voin sinulle antaa. Säännölliset tapaamiset voivat korvata 90 % hektisestä kirjeenvaihdosta. Sinun täytyy vain seurata tarkasti, mistä asioista on keskusteltava. Tehtävätaulun avulla tämä on helppo tehdä.

4. Lisää "Odotetaan vastausta" -sarake

Jos teet yhteistyötä älyllisen työn parissa, sinun on joskus keskeytettävä tehtävän työskentely odottaessasi toisen henkilön vastausta kysymykseen tai puuttuviin tietoihin. Jos olet luonut henkilökohtaisen tehtävätaulun, näitä tarttuvia kysymyksiä voidaan helposti seurata Odottaa vastausta -sarakkeesta. Kun siirrät tehtävän sinne, merkitse korttiin tarkalleen, keneltä odotat vastausta ja mitä aiot tehdä, kun saat tarvittavat tiedot. Näin voit pysyä kurssilla, kunnes sinulla on valta vaikuttaa tilanteeseen, ja jatkaa työskentelyä tehokkaasti, kun tarvittavat tiedot saapuvat. Vielä tärkeämpää on, että asetat ratkaisemattomat ongelmat turvalliseen paikkaan ja pääset eroon taustalla olevista asioista ahdistustaettä jotain jäi tekemättä.

Kirja "New Principles of Business Communication" perustuu liiketapauksiin ja viimeisimpään psykologian ja neurotieteen alan tutkimukseen. Siitä opit ajattelemaan systemaattisesti, mitä pitää tehdä työnkulkujen uudelleenrakentamiseksi organisaatiossa, tiimissä ja yksittäisissä työntekijöissä ja muuta mielenkiintoista.

Osta kirja