Miksi ajanhallinta ei toimi ja miten se korvataan
Miscellanea / / July 08, 2022
Yritä soveltaa keskittymisen hallintatekniikkaa ja hallitse aikaasi, vaan huomiosi.
Adam Grant
PhD, organisaatiopsykologi, kirjojen kirjoittaja.
Useita vuosia sitten opettamani luokan tauolla minua lähestyi hämmentynyt johtaja nimeltä Michael. Hänen pomonsa sanoi, että hänen oli oltava tuottavampi, joten Michael alkoi analysoida huolellisesti, mihin hän vietti aikaansa. Hän oli jo jättänyt vähemmän tärkeät kokoukset pois aikataulusta eikä nähnyt enää tehtäviä, joista hän voisi päästä eroon. Eikä ymmärtänyt kuinka suorittaa ne tehokkaammin. ”Saatat luulla, että vitsailen, mutta se on totta. Ainoa asia, johon tulin, on juoda vähemmän vettä, jotta käyn wc: ssä harvemmin ”, Michael myönsi.
Elämme yhteiskunnassa, joka on pakkomielle henkilökohtaisesta tuottavuudesta. Ahmivat kirjoja, jotka lupaavat opettaa meitä olemaan tehokkaampia ja unelmoivia noin 4 tunnin työviikko. Kerskaamme kuinka kiireisiä olemme. No, tärkein avain tuottavuuteen kaikkien ympärillä olevien mukaan on ajanhallinta. Ja tämä tarkoittaa, että jos opimme suunnittelemaan aikataulumme paremmin, voimme saavuttaa tuottavan nirvanan.
Miksi ajanhallinta ei paranna tuottavuutta?
20 vuoden tuottavuutta tutkiessani olen oppinut, että ajanhallinta ei ole vastaus kaikkiin ongelmiin. Päinvastoin, tämä on osa ongelmaa.
Koko urani aikana kuulen usein saman kysymyksen: "Kuinka tehdä enemmän?" Joskus ihmiset kysyvät tätä, koska he tietävät, että olen organisaatiopsykologi ja tuottavuuden asiantuntija. Mutta lähinnä siksi, että he lukevat lehdestä tai kirjastani, kuinka paljon voin tehdä.
En todellakaan koe olevani tehokas. Saavutan harvoin päivittäisiä tavoitteitani, joten minun on vaikea vastata tähän kysymykseen.
Pistä muistiin💡
- 7 salaisuutta, joita tuottavuusasiantuntijat käyttävät, kun he eivät saa sitä valmiiksi
Mutta keskusteltuani Michaelin kanssa tajusin, että tuottavuutemme ei riipu siitä, kuinka hallitsemme aikaa. Joka päivä meille annetaan rajallinen tuntimäärä, ja tiukka ajanhallinta muistuttaa vain, kuinka monta niistä tuhlaamme. On paljon parempi käyttää toista strategiaa - keskittymisen hallintaa tai huomion hallintaa.
Mitä on keskittymisen hallinta ja miksi se on parempi kuin ajanhallinta
Focus management on taidetta tehdä asioita oikeista syistä, oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Ja sen päätavoitteena on jakaa tehtävät tärkeysjärjestyksen mukaan riippumatta siitä, kuinka paljon aikaa ne vievät.
Klassinen ajanhallinnan käytäntö ehdottaa, että asetat itsellesi määräajat tehtävien suorittamiselle. Kokeilin tätä menetelmää kirjoittaessani tätä artikkelia. Tavoitteeni oli 1200 sanaa, joten istuin työpöytäni ääreen kello kahdeksan aamulla ja annoin itselleni kolme tuntia. Laskelmieni mukaan tämä antoi minulle mahdollisuuden kirjoittaa kuusi sanaa minuutissa.
Vietin ensimmäiset kuusi minuuttia mielettömästi tuijottaen välkkyvää kursoria kirjoittamatta sanaakaan. Sitten kiinnostuin siitä, kuinka monta sanaa pystyin kirjoittamaan minuutissa, joten tein verkkotestin. En pitänyt tuloksesta, joten tein toisen testin. Ja sitten toinen.
Lopulta luovutin ja siirryin keskittymisen hallintaan. Aikana tutkimustaA. Myöntää. Anna ja ota: Miksi muiden auttaminen edistää menestystämme hänen kirjalleen Take or Give? Olen huomannut, että tuottavat ihmiset eivät ihmettele, mitä tavoitteita he ryhtyvät toteuttamaan. He pyrkivät luonnollisesti hankkeisiin, jotka eivät ole vain yhteiskunnallisesti merkittäviä, vaan myös heille todella kiinnostavia.
Joten sen sijaan, että olisin keskittynyt siihen, kuinka nopeasti halusin saada artikkelin valmiiksi, kysyin itseltäni, miksi kirjoitin sen ollenkaan. Vastaukset olivat:
- Voin itsekin oppia jotain uutta ajattelemalla tutkimustani uudelleen.
- Minulla on vihdoin sanottavaa ihmisille, jotka kysyvät tuottavuudesta.
- Tämä artikkeli voi auttaa jotakuta.
Aloin miettiä tiettyjä ihmisiä, jotka lukevat nämä rivit. Se muistutti minua Michaelista - ja buumi! -työ on alkanut.
Hyvin usein tuottavuutemme ei kärsi tehokkuuden puutteesta, vaan motivaation puutteesta. Tuottavuus sinänsä ei ole hyve, se on vain keino saavuttaa päämäärä. Lisäksi tuottavuus on hyveellistä vain, kun lopputavoite on sen arvoinen.
Jos päätavoitteesi on itse tuottavuus, sinun on jatkuvasti luotettava tahdonvoimaan ja työnnettävä itsesi tulokseen. Mutta jos keskityt siihen, mikä herättää kiinnostuksesi ja tekee projektista hyödyllisen muille, sinua vie eteenpäin luonnollinen motivaatio.
Tarkistaa😣
- Kuinka tietää, oletko tuottava pakkomielle ja löytää tasapaino
Focus Managementin käyttäminen tuottavuuden parantamiseksi
Kun käytät keskittymisen hallintatekniikoita käytännössä, on tärkeää kiinnittää huomiota olosuhteisiin, joissa suoritat tehtäviä. Kasvoin Michiganissa. Ja kun palasin sinne suorittamaan maisterintutkintoni, taivuttelin ystäväni länsirannikolta liittymään mukaani. "Liian kylmä ja harmaa", hän vastasi saapuessaan Michiganiin lumimyrskyn aikana. Ja valitsi Stanfordin Kaliforniassa. Ja seuraava talvi Michiganissa oli kylmin ja harmain, jonka muistan. Mutta en ole koskaan ollut näin tuottelias - sellaisella säällä ei ollut muuta tekemistä kuin työskennellä!
Tutkimussarja näyttiJ. J. Lee, F. Gino, s. R. Staats. Rainmakers: Miksi huono sää tarkoittaa hyvää tuottavuutta / Journal of Applied Psychologyettä huono sää tekee hyvää tuottavuudelle, koska ajatukset menemisestä jonnekin eivät todennäköisesti häiritse meitä. Tutkijat havaitsivat, että pankin työntekijät Japanissa suorittivat liiketoimet paljon nopeammin sadepäivinä Yhdysvalloissa huonon sään aikana suoritettuun kokeeseen osallistujat korjasivat tehokkaammin kirjoitusvirheet essee. Siksi valitsin tämän artikkelin kirjoittamiseen lumimyrskyn jälkeisen päivän - ulkona sulava sotku näytti kävelylle täysin epämiellyttävältä.
Mutta suosikkini keskittymisen hallinnassa ei ole missä, vaan milloin. Useimmiten tuottavuutemme kärsii, kun kohtaamme tehtäviä, joita emme todellakaan halua, mutta joita meidän on tehtävä. Olin vuosia varma, että ne pitäisi ottaa heti mielenkiintoisimpien projektien jälkeen, energian ja motivaation noustessa.
Mutta sitten kollegani ja minä teimme tutkimuksen korealaisessa ruokakaupassa. Ja selvitettyJ. Shin, A. M. Myöntää. Kyllästynyt kiinnostukseen: Kuinka sisäinen motivaatio yhdessä tehtävässä voi heikentää muiden tehtävien suorituskykyä / Academy of Management Journalettä kun työntekijöille annettiin erittäin mielenkiintoisia tehtäviä, he näyttäytyivät paljon huonommin tylsissä ja rutiinitehtävissä. Ehkä tämä johtuu jäljellä oleva huomiovaikutusS. Leroy. Miksi työni tekeminen on niin vaikeaa? Huomion haaste jää työtehtävien välillä vaihtaessa / Organisaation käyttäytyminen ja ihmisen päätöksentekoprosessit. Tietoisuutemme palaa jatkuvasti mielenkiintoiseen tehtävään, ja tämä häiritsee meitä epämiellyttävästä tehtävästä.
Kuitenkin kokeessa, jossa näytimme amerikkalaisille mielenkiintoisia videoita ja sitten annoimme heille tehtävän syöttää tietoja, löysimme toisen mekanismin - kontrastiefektin. Hauskojen videoiden jälkeen sellainen rutiinitehtävä kuin tietojen syöttäminen tuntuu vielä sietämättömämmältä. Se on kuin söisi vihanneksia jälkiruoan jälkeen. Siksi huomion säilyttämiseksi tylsissä tehtävissä on parempi suorittaa ne hieman mielenkiintoisempien tehtävien jälkeen. Jätä mielenkiintoisimmat palkinnoksi loppuun. Eikä kyse ole ajasta, vaan oikean hetken valitsemisesta.
Kuinka käyttää keskittymisen hallintaa luovuuteen
Mielestäni päätavoitteesi ei ole vain olla tuottavampi. Ehkä haluat myös olla luovampi.
Tuottavuus ja luovuus edellyttävät erilaisia keskittymisstrategioita. Tuottavuutta ruokkivat erityiset huomion "suodattimet", joiden avulla voimme tietoisesti sulkea pois häiritsevät ajatukset. Ja luovuuden vuoksi sinun on päinvastoin päästävä eroon sellaisista "suodattimista".
Kuinka saada paras hyöty jokaisesta strategiasta? AT kirja Daniel Pinkin "Timehacking" kirjoittaa siitä, kuinka vuorokausirytmit auttavat meitä valitsemaan ajat, jolloin olemme tuottavimpia. Varhain nousevien on parempi ryhtyä analyyttiseen työhön mahdollisimman aikaisin, kun he ovat mindfulnessin huipulla. Heidän tulee jättää rutiinitehtävät puoleen päivään ja luovat tehtävät lykätä iltatunneille, jolloin aikaisin herääjät ajattelevat enemmän epälineaarisesti. Pöllöillä on erilainen aikataulu: heidän on parempi tehdä luovaa työtä aamulla ja säästää analyyttistä työtä iltaan asti.
Tämä ei ole ajanhallintaa, koska voimme käyttää tehtäviin saman verran aikaa myös aikataulun uudelleenjärjestelyn jälkeen. Tämä on keskittymisen hallintaa, joten huomioimme järjestyksen, jossa meidän on helpompi suorittaa tehtäviä, ja jaamme ne sen mukaisesti.
Lue lisää⏰
- Kumpi olla kannattavampi - pöllö vai kiuru
Toinen tärkeä asia on harkita uudelleen lähestymistapaa työn suunnitteluun. Pidän ajatuksesta Paul Grahamista, joka tarjouksiaP. Graham. Tekijän aikataulu, johtajan aikataulu jaa viikko "johtajapäiviin" ja "luojien päiviin". "Esimiespäivinä" varaat tapaamisia ja puheluita, ja "luojien päivinä" varaat aikaa luovaan työhön tietäen, etteivät häiriötekijät, jotka normaalisti keskeyttävät työsi, häiritse sinua prosessi. Valitettavasti kaikilla ei ole tätä ylellisyyttä - jakaa viikonpäivät tällä tavalla. Joten sinun on varattava pieniä hetkiä luovuudelle joka päivä.
Ajanhallinnan lakien mukaan meidän on eristettävä itsemme kaikista häiriötekijöistä. Ei vain niiltä, kun muut ihmiset keskeyttävät meidät, vaan myös niiltä, kun keskeytämme itsemme. Painopisteen hallinta tarjoaa erilaisen lähestymistavan – valitsee tietoisesti hetkiä häiritäkseen.
Kerran, kun olin vielä lukiossa, vietin koko lauantain television edessä. Loppujen lopuksi olin inhonnut itsestäni, mutta en voinut sammuttaa sitä. Sitten keksin säännön: kytken television päälle vain, kun tiedän tarkalleen, mitä haluan katsoa. Käytän samaa sääntöä sosiaalisiin verkostoihin: jos olen töissä, menen sinne vain jakamaan sisältöä. Ja rullaan syötettä vain taukojen aikana - esimerkiksi lentoa odotellessa tai lepääessäni treenin jälkeen.
Useimmat tuntemani kirjoittajat odottavat "luojien päiviä" aloittaakseen kirjoittamisen. He ovat varmoja, että heiltä menee vähintään 4-6 tuntia uppoutuakseen täysin monimutkaiseen ongelmaan tai suureen ideaan. Itse asiassa on todiste siitäb. Boice. Kumpi on tuottavampaa, kirjoittaminen luovien sairauksien humalahakuisesti vai kohtuudella? / Kirjallinen viestintäettä kirjailijat, jotka työskentelevät "ahmaisasti" edistyvät vähemmän kuin kirjoittajat, jotka työskentelevät lyhyissä istunnoissa.
Jokainen meistä voi ottaa useita askeleita kohti tavoitetta yllättävän lyhyessä ajassa. Kun valmistuu opettanutR. Boice. Professorit kirjoittajina: itseapuopas tuottavaan kirjoittamiseen kirjoittaa 15 minuutin välein, he valmistuivat väitöskirjansa paljon nopeammin.
Jos haluat olla tuottavampi, älä analysoi aikaasi. Parempi katsoa, mikä kiinnittää huomiosi. Nyt katsoin kelloani ensimmäistä kertaa sen jälkeen, kun muistin tarinan Michaelista. Kello on 10.36 ja olen jo kirjoittanut 500 sanaa enemmän kuin tavoitteeni. Jätän sinun päätettäväksi, lasketaanko nämä 156 minuuttia huomioni älykkääksi käytöksi ja lasketaanko muutama minuutti tämän artikkelin lukemisesta sinun älykkääksi käytöksesi.
Kaikki tämä vie minut toiseen ajatukseen. Olen melko varma, että erittäin tehokkailla ihmisillä on kahdeksas tapa. He eivät tuhlaa aikaansa opiskeluun seitsemän taitoa erittäin tehokkaita ihmisiä.
Lue myös🧐
- Kuinka parantaa keskittymiskykyä
- Yksi päivä, yksi asia. Helpoin tapa menestyä
- Kuinka lisätä tuottavuuttasi sen mukaan, oletko introvertti vai ekstrovertti
Viikon parhaat tarjoukset: alennukset AliExpress, LitRes, Christina ja muista kaupoista