8 virhettä, joiden vuoksi tehtävälistat eivät toimi
Miscellanea / / April 22, 2022
Useimpia niistä ei ole ollenkaan vaikea välttää.
Tehtävälista auttaa sinua suunnittelemaan päiväsi selkeästi ja keskittymään tärkeisiin tehtäviin. Mutta sinun on oltava varovainen: yksi virhe - ja tämä hyödyllinen työkalu muuttuu kaoottiseksi kaatopaikaksi, jota on mahdoton käsitellä. Tuottavuusasiantuntijat ovat tunnistaneet joitain yleisimmistä tehtävälistavirheistä ja niiden välttämisestä.
1. Älä kirjoita asioita ylös
Ilmeinen asia, mutta se on silti syytä muistaa: jos pidät tehtäväluettelon yksinomaan päässäsi, unohdat varmasti jotain. Asioiden kirjoittaminen muistivihkoon, puhelimesi muistiinpanoihin tai tietokoneellasi olevaan asiakirjaan auttaa sinua saamaan selkeän kuvan, vaikka ajatuksesi alkavat hämmentyä väsymyksestä.
Sosiologi ja johtamisvalmentaja Jen Yager toteaa, että tämä mahdollistaa myös vastuullisemman tehtävien hoitamisen. "Eri asiat, jotka vetävät eri suuntiin, yksinkertaisesti katoavat, koska sinulla on selkeä suunnitelma silmien edessä", asiantuntija selittää.
2. Käsittele tehtävälistaasi kuin toivelistaa
Tietysti olisi kiva toteuttaa muutama päivä sitten mieleesi tullut idea, mutta kysy itseltäsi: "Haluanko todella tehdä tämän tänään?"
Ajanhallinnan asiantuntija ja kirjailija kirjat "Rauhallinen olo. Tuottavuutta ja mielenrauhaa ikuisten määräaikojen aikakaudella ” Laura Vanderkam uskoo, ettei listalle ole mitään järkeä lisätä niitä tehtäviä, joita ei ole aikeissa suorittaa. ”Ne pysyvät yhtä hyvin tekemättä, jos et luettele niitä. Lisäksi se auttaa välttämään syyllisyyden tunteita ”, asiantuntija toteaa.
Luo erillinen lista isoista asioista ja projekteista, joita haluaisit tehdä, mutta myöhemmin. Tuottavuusasiantuntija David Allen kutsuu tätä "ehkä jonakin päivänä" -luetteloksi. Tämän lähestymistavan avulla voit tallentaa ideasi etkä ylikuormita päivittäistä ohjelmaa.
"Muista, että tehtävälista on tuottavuuden työkalu, ei maaginen luettelo siitä, mitä haluat saavuttaa", muistuttaa Jen Yager.
3. Lisää liian monta tehtävää luetteloon
Laura Vanderkamin mukaan yksi suurimmista virheistä on olla liian kunnianhimoinen listaa laadittaessa. On parempi lyhentää sitä ja priorisoida tehtävät.
"Tehtävälistan tulisi koostua 3-5 tehtävästä, jotka aiot suorittaa tänään. Kyllä, sinulla on monia muita projekteja, jotka vaativat huomiota. Mutta ihannetapauksessa tehtävälista on eräänlainen sopimus itsesi kanssa. Lupaat itsellesi suorittaa juuri nämä tehtävät riippumatta siitä, mitä muuta eteen tulee”, asiantuntija päättää.
Ja vähemmän tärkeät tehtävät voidaan aina jakaa lähimmille viikon tai kuukauden päiville.
4. Älä jaa suuria asioita pieniin askeliin
Usein listalle tulee asioita, jotka vaativat useamman vaiheen suorittamisen kerralla. Tällaisiin suuriin hankkeisiin tulee suhtautua varoen.
Tuottavuusblogin tuottavuusblogin luoja Mike Vardy uskoo, että ilman isojen tehtävien jakamista pieniin osiin ei saavuteta maksimaalista tulosta.
Tuottavuusvalmentaja Grace Marshall lisää, että se on sekoitettu luettelo suurista, kuten verkkosivuston rakentamisesta ja Pienet asiat, kuten uuden käyntikorttierän tilaaminen, lykkäämme paljon todennäköisemmin suuria projekteja jälkeen.
”Tämä johtuu siitä, että kun olemme toimintatilassa, haluamme ottaa yksinkertaisia tehtäviä, jotka voimme varmasti ratkaista. Se on kuin riippuvuutta aiheuttava tietokonepeli. Meille ei koskaan tarjouduta pelastamaan maailmaa zombeilta tai löytämään aarteita yhdessä vaiheessa. Sen sijaan käymme läpi tason toisensa jälkeen ja suoritamme kaikki tehtävät vuorotellen”, Grace Marshall selittää.
5. väärin muotoiltu
Bloggaaja Michael Vardy neuvoo käyttämään aina verbejä. Lyhyiden lauseiden, kuten "Seryozha, email" sijaan, pidä kiinni selkeistä lauseista, esimerkiksi: "Lähetä myyntiluvut Sergeille sähköpostitse."
"Kuvittele, että sinun täytyy siirtää vastuut jollekin toiselle. Jos aloitat tehtävän kuvauksen verbillä, henkilön on paljon helpompi ymmärtää, mitä häneltä vaaditaan. Olet tulevaisuudesta ja siellä on se henkilö. Yksinkertaista tehtävääsi ja päästä eroon epämääräisistä sanamuodoista”, Michael Vardy suosittelee.
6. Käsittele postilaatikkoasi tehtäväluettelona
Jos annat postissa tulevien sähköpostien hallita päivääsi, tuhlaat kaiken aikasi muiden ihmisten ongelmien ratkaisemiseen. ”Ollaan rehellisiä: viestivirta ei koskaan kuivu. Ei ole ihme, että meistä tuntuu, ettei meillä ole energiaa tehdä mitään muuta”, sanoo tuottavuusvalmentaja Grace Marshall.
Mieti strategisia tavoitteitasi - kunnianhimoisia ennakoivia projekteja, vuoden toiveita tai globaaleja kehityssuuntia. Kuinka usein jokin näistä näkyy sähköpostissasi? Jos harvinaista, on parempi kiinnittää huomiosi muihin tehtäviin.
7. Älä varaa aikaa levätä
Säännölliset tauot, kuten kävely puistossa tai viiden minuutin hengitysharjoitus, auttavat sinua latautumaan ja saamaan voimaa. Ja tämä ei ole yhtä tärkeää kuin seuraavan tehtävän poistaminen luettelosta.
"Monien mielestä on turhaa lisätä luetteloonsa jotain "tuottamatonta". Pieni lepo auttaa kuitenkin keskittymään syvemmin ja tehokkaammin seuraaviin tehtäviin. Anna taukojen olla sinulle luonnollista ja kiistatonta. Tämä tasapainottaa energiaasi, pysyy keskittyneenä ja ehkäisee palamista", sanoo hyvinvointikonsultti ja psykologi Lee Chambers.
8. Listaa tarpeettomat tehtävät
On aina mukavaa tarkistaa, mitä olet tehnyt. Mutta tämä ei tarkoita, että kannattaa lisätä aikatauluusi suuri määrä perustehtäviä.
”Vaikka pienten toimintojen ja tapojen kirjaamisesta on hyötyä, niillä on paljon enemmän haittapuolia. Tehtävien priorisoinnista tulee vaikeampaa, luettelosta tulee monimutkaisempi, ja joskus syntyy myrkyllistä tuottavuutta, joka johtaa ylityöhön ja viivyttelyyn. Lisäksi voi olla väärä tunne, että saimme paljon aikaan päivässä, vaikka itse asiassa sotkettiin alkeellisissa asioissa”, Lee Chambers sanoo.
Pienissä tottumuksissa ja rituaaleissa, kuten muistutuksissa vitamiinien ottamisesta tai liikunnasta, asiantuntija suosittelee erikoissovellusten käyttöä, kuten tottumusten jäljittäjät.
Lue myös🧐
- Kuinka suunnitella viikko nopeasti ja kätevästi juoksulistan avulla
- Yksinkertainen suunnittelujärjestelmä niille, jotka ovat kyllästyneet ajanhallintaan, tavoitteisiin ja tehtävälistaan
- 9 yksinkertaista luetteloa, jotka auttavat sinua tulemaan tuottavammaksi