7 salaisuutta, joita tuottavuusasiantuntijat käyttävät, kun he eivät saa sitä valmiiksi
Miscellanea / / March 24, 2022
Vain yksi yksinkertainen kysymys, luettelo tehtävistä paperilla ja muita todistettuja temppuja.
Kun työtä on enemmän ja enemmän, alamme hukkua projekteihin ja rikkoa määräaikoja. Heitä elämän stressiä, ja tehtävälistasta tulee kuin Everest, jota on mahdotonta valloittaa. Yllätyt, mutta tuottavuusasiantuntijat kohtaavat samat ongelmat. Erityisesti näihin tapauksiin heillä on joitain yksinkertaisia mutta erittäin tehokkaita ratkaisuja.
1. Pyytää apua
Heti kun Wired-lehden toimittaja Alan Henry tajuaa, että hän on ottanut liian monta projektia, hän pysähtyy ja lajittelee tehtävät tärkeyden mukaan.
"Tämä on vaikein osa. Mutta ei siksi, että sinun pitäisi organisoida tehtäviä - se on helppoa - vaan siksi, että sinun täytyy pitää tauko ja ymmärtää työn koko laajuus. Joskus tuntuu typerältä pitää tauko vain aloittaaksesi työskentelyn uudelleen myöhemmin, varsinkin kun olet uupunut tai et pysty pysymään perässä. Mutta ajatuksen selkeyden palauttaminen on välttämätöntä. Kävele, juo lasillinen vettä, varmista, että sinulla on lounas”, Henry sanoo.
Tällaisen tauon jälkeen hän suosittelee jakamaan asiat tärkeysjärjestyksen, tärkeyden ja delegointikyvyn mukaan. Jälkimmäinen ei tässä tapauksessa tarkoita "anna se jollekin". Tarkoituksena on varata enemmän aikaa joihinkin tehtäviin, ottaa yhteyttä kollegaan ja kieltäytyä joistakin.
Henry neuvoo olemaan ujo avun pyytämisestä. Kaikesta ei tarvitse olla itse vastuussa. Jos sinulla on mahdollisuus nojata kollegoihin, käytä sitä.
Alan Henry
Wired-lehden toimittaja.
Sinulla ei ole aavistustakaan, kuinka monet pomot sanoivat minut juoksevan käytävällä kiihkein silmin: ”Seuraavan kerran ota minuun yhteyttä, kun jokin menee pieleen. Autan sinua".
2. Kirjoita kaikki ylös paperille
Ajanhallintakonsultti Anna Dirmon Kornik kirjoittaa mielellään ajatuksiaan ja pohdintojaan paperille. Hän jakaa arkin neljään yhtä suureen osaan. Ensimmäinen on tehtäviin, jotka on ehdottomasti tehtävä, toinen on tekemiseen, kolmas on tekemiseen ja neljäs on tekemiseen. Sitten asiantuntija jakaa tapaukset luokkiin ja sitten jo kunkin sisällä prioriteetin mukaan.
Cornick vertaa tätä tekniikkaa siivilään, joka auttaa "rasvaamaan" tehtäviä, jättämään tärkeimmän, ymmärtämään mistä aloittaa ja ryhtyä rauhallisesti töihin.
3. Päästä eroon ylimääräisestä
kirjoittaja kirjat "Tuottava vuosi" Chris Bailey listaa säännöllisesti kaikki meneillään olevat projektit. Ja sitten hän tekee samoin kuin Alan Henry: hän päättää, mitkä tapaukset voidaan hylätä ja mitkä voidaan siirtää muille.
Bailey jakaa loput projektit määräaikojen mukaisesti. Jos hänellä ei ole aikaa johonkin, hän yrittää varoittaa, että tehtävä viivästyy. Ja jos hän ymmärtää, että hän lopettaa, päinvastoin, ennen aikataulua, hän ilmoittaa, että se on mahdollista sulkea etukäteen.
Chris Bale
Kirjoittaja kirjan "My Productive Year".
90 %:ssa tapauksista tämä taktiikka auttaa minua vähentämään työtaakkaa. Jos joudut silti tekemään ylitöitä, tämä menetelmä voi ainakin lievittää stressiä.
4. Myönnä, että et voi tehdä sitä
Ajanhallintakonsultti Pamela L. Reed yrittää johdonmukaisesti työskennellä tehtävien parissa, mutta joskus hän silti hajamielinen. Tällaisina hetkinä useat käytännöt auttavat häntä:
- Ota selvää missä hän on. "Pääni pyörii, tarvitsen apua!"
- Aseta prioriteetit ja ymmärrä: työ on tehtävä nyt tai lähitulevaisuudessa tai se voidaan lykätä myöhemmäksi.
- Rajoita häiriötekijöitä – tarkista sosiaalinen media vähemmän tai varaa tietty määrä aikaa pienille, toistuville tehtäville.
- Sulje ovi, jää yksin, anna itsellesi tietty aikajakso ja uppoudu tehtäviin.
5. Ole nopea vuorovaikutuksessa muiden kanssa
Tuottavuuskonsultti Rachel Izip pitää mieluummin taukoa, koska useiden tehtävien tekeminen samanaikaisesti johtaa tiedon ylikuormitukseen. Tauon aikana hän ei tarkista sähköpostia tai puhelinta eikä yritä ryhtyä ensimmäisenä vastaan saadakseen ainakin jotain valmiiksi, vaan hän yrittää rauhoittua ja päättää mitä tehdä seuraavaksi.
Asiantuntija tarkastelee huolellisesti itse projekteja määräaikoja ja määrittää, pitääkö ne tehdä itsenäisesti vai onko se tiimityötä. Jos työskentelet rinnakkain, sinun on oltava vuorovaikutuksessa juuri nyt. Kirjoita esimerkiksi "Tämä on uusi määräaikamme" tai "Voin näyttää sinulle oman osan työstäni päivän loppuun mennessä." Joka tapauksessa sinun tulee ilmoittaa työtovereillesi tapahtuneesta mahdollisimman pian.
6. Esitä yksi selventävä kysymys
Liiketoimintavalmentaja Kathy Wussow uskoo, että selkeät prioriteetit auttavat selviytymään tukosta työpaikalla. Jos sinulla on projektipäällikkö tai esimies, joskus pitää vain ottaa heihin yhteyttä: ”Tässä ovat projektit, jotka minulla on tällä hetkellä. Kumpi on prioriteetti?
Jos määrität itse tehtävien tärkeyden, käytä tätä kysymystä: "Mikä tehtävistä on ratkaistava tai poistettava listalta juuri nyt, jotta myös muut voidaan ratkaista tai helpottaa"? Vastaus auttaa sinua ymmärtämään, mistä aloittaa.
7. rauhoitu
Tuottavuusasiantuntija Samphie Wye huomauttaa, että ihmiset etsivät yleensä yksinkertaisia ratkaisuja ongelmiin. Ollaksesi todella tuottava, sinun on kuitenkin harjoitettava stressinhallintaa säännöllisesti, oltava sinnikäs, pystyttävä priorisoimaan ja hallitsemaan aikaa ja tehtäviä.
Wye itse ensin selvittää tunteitaan - hän meditoi tai harjoittaa muita käytäntöjä. ”Ymmärrät tuloksen saavuttaneen, kun sydän alkaa lyödä normaalia tahtia, lihakset, alaleuka ja jopa kulmakarvat rentoutuvat ja hengitys taas tasaantuu”, asiantuntija selittää.
Sitten hän kirjoittaa muistiin tehtävät, jotka on suoritettava. "Ongelma on paljon helpompi ratkaista, kun näet sen silmiesi edessä", Wye sanoo. Sen jälkeen hän käyttää Eisenhower-matriisi — käsittelee kiireellisiä ja tärkeitä asioita, varaa aikataulussa aikaa tärkeille, mutta ei kiireellisille, delegoi muille kiireellisiä tehtäviä, jotka eivät kuulu hänen tehtäviinsä, ja yliviivaa loput.
Jos et pysty keskittymään, Samphie Wye neuvoo yrittämään lyödä määräaikaa. "Useimmiten olen yllättynyt siitä, kuinka ymmärrystä ihmiset osoittavat ongelmiini", asiantuntija huomauttaa.
Lue myös🧐
- Asiantuntijan 12 vinkkiä, jotka auttavat sinua noudattamaan määräaikoja
- 9 vinkkiä tuottavuuden säilyttämiseen masennuksen aikana
- 12 tuottavuuden salaisuutta julkkisten käyttämä
Kertakäyttöisten tyynyjen ja tamponien vaihtaminen: 3 vaihtoehtoista naisten hygieniatuotetta
Life-hack: kuinka säästää AliExpress-ostoksista käyttämällä edullisempaa dollarin vaihtokurssia