Kuinka priorisoida urasi ja henkilökohtainen elämäsi 7 vaiheessa
Miscellanea / / December 31, 2021
Ymmärrä arvosi, päästä eroon tarpeettomasta ja kehitä strategia.
Muista, että vastasit äskettäin ystävillesi kysymykseen "Kuinka voit?". Olet ehkä sanonut, että olet "erittäin kiireinen" tai että sinulla on "paljon tekemistä, eikä sinulla ole aikaa itsellesi". Nämä ovat tyypillisiä vastauksia. Valitettavasti vain harvat osaavat hallita aikaa viisaasti. Hukkaamme arvokkaita minuutteja hölynpölyyn ja ymmärrämme virheemme, kun on liian myöhäistä. Tämän seurauksena joko yksinkertaistamme tavoitteita suuresti tai emme yksinkertaisesti saavuta niitä.
Kuvittele, että heräät aikaisin aamulla pitääksesi tärkeän työkokouksen, ja edellisenä iltana löydät vahingossa uuden ja mielenkiintoisen sarjan. Katsot sitä keskiyöllä, heräät paljon myöhemmin kuin sinun pitäisi ja kiirehdit töihin ilman aikaa valmistautua. Se kaikki on syyllinen prioriteettien virheelliseen määrittelyyn. Sen sijaan, että toistaisit jaksot toisensa jälkeen, voit mennä aikaisin nukkumaan, herätä hyvällä tuulella ja virittää kokoukseen.
Miksi on tärkeää priorisoida
Ajan oikean käytön filosofia on yksinkertainen - sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että sitä ei ole tarpeeksi, vaan keskittyä siihen, miten siitä saa kaiken irti. Ja ainoa tapa tehdä tämä on oppia priorisoimaan oikein.
Olet tietysti kuullut tästä ennenkin. Mutta kuinka usein istuit alas ja priorisoit päivittäisiä tehtäviäsi? Tämä on tehtävä säännöllisesti useista syistä.
Jos sinun on tehtävä paljon asioita joka päivä, et tule toimeen ilman järjestelmää, joka auttaa selviytymään kaikesta. Prioriteetti mahdollistaa tehtävien jakamisen järjestyksessä niiden tärkeyden mukaan. Ja tämä menetelmä johtaa myönteisiin muutoksiin:
- Lisää tuottavuutta. Kun tunnistamme tärkeimmät tehtävät ja käytämme aikaa niiden suorittamiseen, suorituskykymme paranee merkittävästi, mikä tarkoittaa, että teemme enemmän kuin tavallisesti.
- Vähentää ahdistusta ja stressiä. Kun meillä on valtava lista tehtäviä ja aikaa ei ole enää paljon jäljellä, alamme olla huolissamme. Priorisointi auttaa sinua lyhentämään tehtävälistaasi ja käyttämään aikaasi viisaasti.
- Laajentaa mahdollisuuksia. Kun keskitymme tärkeimpiin asioihin, saavutamme tavoitteemme nopeammin ja huomaamme uusia kasvusuuntia.
Mikä auttaa priorisoimaan
1. Ymmärrä tehtävien arvo
Ennen kuin lajittelet tehtäviä, sinun on määritettävä kunkin niistä tärkeysaste. Voit tehdä tämän kysymällä itseltäsi, mitä tarkalleen saat tuloksena. Arvoja on kolmenlaisia:
- Välitön. Esimerkiksi, kun soitat kollegallesi saadaksesi tärkeitä tietoja parhaillaan työskentelemästäsi projektista.
- Lyhytaikainen. Tätä havainnollistaa työpöydän siivoaminen - asiakirjat lajitellaan täydellisesti, kunnes sotku muodostuu uudelleen.
- Pitkäaikainen. Oletetaan, että haluat laihtua ja kirjautua kuntosalille; nähdäksesi tuloksen, sinun täytyy hikoilla useita kuukausia.
Kun sijoitat aikaani, täytät päiväsi ja tuntisi teoilla, teet niistä arvokkaita tulevaisuutesi kannalta. Siksi ymmärrä, mikä on sinulle tärkeää, ja toimi sitten.
2. Päästä eroon tarpeettomista tehtävistä
Suunnittelemme harvoin päivittäisiä toimintojamme itse, joten aivomme tekevät sen automaattisesti puolestamme ja priorisoivat tehtävät, vain tiedostamatta. Jotkut niistä vievät meidät lähemmäksi tavoitteitamme, toiset eivät tuota näkyviä tuloksia. Siksi meistä näyttää siltä, että olemme jatkuvasti kiireisiä - kaikki toimintamme eivät liity siihen, mitä haluamme tulevaisuudessa. Tämän seurauksena tuhlaamme aikaamme tarpeettomiin asioihin. Monille tämä muuttuu hakkeroituneeksi ennätykseksi ja toistetaan yhä uudelleen ja uudelleen, joka päivä, kuukausi ja vuosi.
Kuvittele yksinkertainen skenaario. Olet lähdössä viikoksi Yhdysvaltoihin. Tämä on ensimmäinen vierailusi maassa, joten haluat tehdä paljon - nähdä tärkeimmät nähtävyydet ja syödä parhaissa ravintoloissa. Itse maan ja matkustamiseen liittyvien kysymysten tarkastelu voi olla hieman hämmentävää. Mistä aloittaa? ostaa lentolippu? Varataksesi hotellin? Entä jos pidät hotellista, joka on liian kaukana nähtävyyksistä? Ehkä sitten on parempi tehdä ensin luettelo paikoista, joissa haluat vierailla?
Niin monet kysymykset saavat pään pyörimään. Sitä varten priorisointi on. Kirjoita ylös kaikki kysymyksesi, poista ne, jotka sisältävät pieniä huolenaiheita, ja toimi.
3. Jaa tehtävät luokkiin
Toinen kysymys, joka helpottaa suuresti priorisointiprosessia: mikä on tavoitteesi? Vastaus auttaa määrittelemään selkeästi tehtävät ja tavat ratkaista ne. Kun tehtävälistasi on valmis, jaa se kolmeen luokkaan:
- Ehdottomasti tehty. Nämä tehtävät ovat erittäin tärkeitä tavoitteen saavuttamiseksi. Ne on saatava valmiiksi ennen kaikkea resursseja ja aikaa säästämättä. Esimerkkinä Amerikan-matkasta lippujen ostaminen ja hotellivaraukset kuuluvat tähän kategoriaan.
- Tekemisen arvoinen. Tämä sisältää kaiken tärkeän, mutta ei kriittisen. Jos ohitat tällaiset tehtävät, tulos heikkenee hieman. Jos et esimerkiksi tee luetteloa nähtävyyksistä etukäteen, voit unohtaa osan niistä matkan aikana.
- Mukava tehdä. Nämä ovat valinnaisia tehtäviä, jotka eivät vaikuta tapauksen lopputulokseen millään tavalla. Esimerkiksi pienet kysymykset luokasta "kumpi korkki ottaa mukaasi Yhdysvaltoihin ja mikä jättää kotiin".
Tehtäväluettelo luokittain auttaa vapauttamaan aikaa ja hallitsemaan sitä viisaasti. Lisäksi se sopii kaikille elämänalueille: ei ole väliä työskenteletkö kokopäiväisesti, hoitatko lapsia vai yhdistätkö molemmat.
4. Järjestä tehtävät järjestykseen
Seuraava askel on laskea tehtävien määrä ja jakaa ne järjestyksessä. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinulla on useita tehtäviä samassa kategoriassa kerralla.
Arvioi uudelleen kunkin ryhmän tehtävien tärkeys. Joten ymmärrät, mitä kannattaa käsitellä ensin. Älä unohda yhtä priorisoinnin pääperiaatteista - pointti ei ole suoritettujen tehtävien määrässä, vaan suorituksen laadussa.
5. Luo pääluettelo
Et voi priorisoida tehtäviä oikein, jos pidät ne päässäsi. Tässä tulee esiin pääluettelo – yhteenvetoluettelo kaikista tekemistä. Lisää ne puhelimesi muistiinpanoihin tai tietokoneesi asiakirjaan, luokittele ne ja järjestä ne. Näin voit helposti lisätä kohteita ja tehdä muutoksia tarpeen mukaan.
6. Käytä erilaisia tuottavuusmenetelmiä
Jos perusarkki ei auta sinua selvittämään, mitä lykätä ja mitä tehdä nyt, kokeile muita tuottavuusmenetelmiä. Käytä esimerkiksi Pareto-periaatetta, jonka mukaan 20 % ponnistelusta on 80 % tuloksesta. Tai katso Eisenhower Matrix, joka ehdottaa tehtävien jakamista neljään luokkaan: kiireelliset ja tärkeät, kiireelliset ja merkityksettömät, ei-kiireelliset ja tärkeät sekä ei-kiireelliset ja merkityksettömät. Tai valita mikä tahansa muusinulle sopiva menetelmä.
7. Kehitä strategia
Kun olet priorisoinut asiat, sinun on päätettävä strategia niiden toteuttamiseksi. On parasta aloittaa suurimmista ja vaikeimmista, mutta tärkeimmistä tehtävistä. Niiden kanssa tekeminen antaa sinulle energiaa ja innostaa sinua jatkamaan.
Tehokas ajanhallinta on vain osa valtavasta palapelistä muutoksia, joita voit tehdä kohti parempaa tulevaisuutta. Vaikeudet eivät yleensä synny yhdestä väärästä päätöksestä, vaan kokonaisesta tapahtumaketjusta. Jos et ole tyytyväinen siihen, miten kohtalosi muotoutuu, on aika miettiä uudelleen, mitä ja miten teet sen. Muuta ajatustesi suuntaa ja elämäsi muuttuu.
Lue myös🧐
- 7 tehokasta suunnittelumenetelmää, jotka auttavat sinua pysymään raiteilla
- Kuinka järjestää elämäsi 10 askeleen
- Kuinka priorisoida, kun olet jatkuvasti ylikuormittu
Monilapsiselle sisarelle, edistykselliselle isoäidille ja introvertille ystävälle: 4 ideaa tekniseksi lahjaksi, joka ilahduttaa ketä tahansa