Kuinka auttaa uutta työntekijää sopeutumaan, jos työ on etätyötä
Miscellanea / / December 01, 2021
Ohje niille, jotka eivät halua ihmisten karkaavan yrityksestä muutamassa viikossa.
Anastasia Borovskaja
Koronaviruspandemian puhjettua työmarkkinat ovat muuttuneet dramaattisesti. Haastattelut ovat siirtyneet verkkomuotoon, yritykset ovat siirtäneet työntekijöitä etäpaikalle, eikä työnhakua varten tarvitse enää tulla toimistolle.
Tuntemattomassa todellisuudessa pitkäaikaiset työntekijöiden perehdyttämismenetelmät ovat lakanneet toimimasta: nyt uudet tulokkaat eivät välttämättä ilmesty toimistoon viikkoihin tai jopa asuvat toisessa kaupungissa.
Kuinka online-onboarding eroaa tavallisesta
Ensi silmäyksellä näyttää siltä, että etätyöskentely on loistava vaihtoehto aloittelijalle. Hänen ei tarvitse kommunikoida juttelevien kollegoiden kanssa, tuhlata aikaa tehdäkseen vaikutuksen "vanhaan vartijaan" tai ylläpitääkseen jonkinlaista imagoa. Itse asiassa kaikki viestintä on asiallista ja harvempaa.
Ja tämä on juuri online-onboardingin päävaikeus. Uusi työntekijä huomaa olevansa poissa tavanomaisesta toimistoelämästään. Hän ei kokkaa yhteisessä yrityksen arvojen kattilassa: hän ei keskustele kollegoiden kanssa tauoilla, ei kommunikoi tarpeettomasti muiden osastojen ihmisten kanssa ja kaipaa yhteistä
toiminta. Ja sellaisella henkilöllä ei todennäköisesti ole kiintymystä viihtyisään toimistoon kauniissa paikassa. Uutta työntekijää on siis paljon vaikeampi motivoida ja pitää hänet pitkään.Lisäksi toimistossa ja etäpaikalla sopeutumistyökalut ovat merkittävästi erilaisia.
Tehtävä | Toimisto | Etä |
Yritykseen tutustuminen (tehtävät, arvot, yrityskulttuuri) | Velkam-koulutukset, yritysmatkamuistot, esittelyt | Viralliset asiakirjat ja esitykset, online-kokoukset |
Tapaa tiimi | Retket ympäri toimistoa, tervetuliaisjuhlat, tapaamisten suunnittelu tutustumisen ja tehtävien selityksen kanssa | Online-kokoukset |
Yritystapahtumat | Ryhmätyöt, yritystapahtumat offline-tilassa, kokopäiväinen koulutus, yhteiset ruokailut, savutauot | Pelit, juhlat ja treenit verkossa |
Ja yritykset joko käyttävät toimimattomia järjestelmiä eivätkä selviä uusien tulokkaiden sopeutumisesta etäiseen paikkaan tai yleensä unohtavat etäkäyttöön liittymisen työntekijät. Jälkimmäiset jätetään yksin kotiin, eikä heille tarjota apua tai ohjausta. Ja sitten ihmiset lähtevät nopeasti yrityksestä tunnistamatta ketään.
Mitkä ovat verkkosopeutuksen päätehtävät
On kaksi asiaa, jotka on otettava huomioon etäkäyttöönoton yhteydessä.
- On tärkeää, että työntekijä tuntee olevansa osa tiimiä, vaikka hän ei olisikaan toimistossa. Tätä varten on tarpeen pitää jatkuvasti yhteyttä henkilöön ja auttaa nopeasti esiin tulevissa ongelmissa. Ja uusissa olosuhteissa kaikilla on niitä.
- On välttämätöntä, että työntekijä ymmärtää selvästi, mitä häneltä odotetaan ja mihin hän itse voi luottaa. On parempi antaa täydellisin tieto työoloista, tehtävistä ja mahdollisuuksista ensimmäisinä päivinä.
Toisaalta se auttaa uutta tulokasta välttämään kommunikaatiopuutteita ja viihtymään paremmin tiimissä tuntematta liikaa stressi vaikeuksien takia. Toisaalta se antaa henkilölle mahdollisuuden ymmärtää selkeästi vastuunsa. Toinen haaste on yhtä tärkeä kuin ensimmäinen: mielipidemittaukset osoittavat, että odotusten ja todellisuuden ristiriitaisuus on yleinen syy lähtemiseen. Hän siis nimettiinJob Seeker Nation Study 2018 / Jobvite 43 % haastatelluista työntekijöistä kolmen ensimmäisen työkuukauden aikana lähteneiden joukosta.
Kenen tulisi olla mukana sopeutumisprosessissa
On parempi määritellä nämä ihmiset etukäteen, jotta jokainen ymmärtää selkeästi tehtävänsä ja roolinsa. Tässä tapauksessa todennäköisyys, että jonkinlaiset sokeat pisteet jäävät. Onboardingiin kannattaa houkutella:
- HR johtaja. Organisatorinen taakka jää hänelle. Hänen on laadittava sopeutumissuunnitelma, opastettava johtajaa ja mentoria sekä esiteltävä uusi tulokas yritykseen.
- Suora johtaja. Hän asettaa tehtäviä, ohjaa työtä, antaa palautetta ja ratkaisee keskeisiä ongelmia.
- Mentori. Se voi olla kuin yksi kollegatja johtaja. Mentori auttaa päivittäisessä toiminnassa, esittelee työn ja yrityksen erityispiirteitä, jakaa elämänhakkeja ja tukee aloittelijaa.
- Ryhmän jäsenet. Yleensä nämä ovat sen osaston työntekijöitä, jossa henkilö sai työpaikan. Heidän tehtävänsä ei ole vain osallistua yhteisiin kokouksiin, vaan myös vakuuttaa ja tukea uutta tulokasta.
Kuinka järjestää ensimmäinen työpäiväsi aloittelijalle
Päätehtävänä on tutustua yritykseen ja työntekijöihin sekä määritellä lähitulevaisuuden työtehtävät.
Yrityksen arvoihin tutustuminen
Joissakin yrityksissä uusille tulokkaille lähetetään heti joukko asiakirjoja postitse ja tarjotaan tutustua niihin. Tämän seurauksena henkilö voi lukea työnkuvauksia ja tuotekuvauksia koko päivän, katsella esityksiä pelkästään yrityksen missiosta ja arvoista.
Tämä ei ole paras idea: on tärkeää, että työntekijä tutustuu ensin yrityskulttuuriin todellisten esimerkkien kautta ja vasta sitten kokoaa tietoa asiakirjojen ja muiden materiaalien avulla.
Yrityksestä ja sen arvoista keskustellaan parhaiten henkilökohtaisesti. Tähän sopii Welkam-koulutus tai tapaaminen johtajan kanssa.
Ensimmäinen muoto sopii, kun yritykseen tulee useita uusia ihmisiä kerralla. Tässä tapauksessa on kätevää järjestää verkkokonferenssi, jossa henkilöstöpäällikkö tai henkilöstöosaston johtaja puhuu yrityksestä. On tärkeää luottaa tiettyihin esimerkkeihin. Joten jos organisaation arvo on ihmiset, kannattaa kuvailla, kuinka heistä hoidetaan (esim. psykologista koulutusta tarjotaan).
Ensimmäinen tapaaminen johtajan kanssa
Jos hyvinvointikoulutusta ei suunnitteilla, johtajan tulee kertoa uudelle tulokkaalle yrityskulttuurista ensimmäisellä tapaamisella. Siitä on myös keskusteltava:
- työntekijän tehtävät ja vastuut, mitä tarkempia, sen parempi;
- työn tekniset näkökohdat, esimerkiksi miten tehtävät asetetaan ja ohjataan, onko olemassa raportointijärjestelmää, mitä palveluita käytetään;
- suunnittelua koskevat määräykset ja kokouksia;
- vuorovaikutuksen erityispiirteet pään kanssa työasioissa (missä ja milloin on parempi kirjoittaa);
- ensimmäisen päivän suunnitelma.
Keskustelun aikana on tärkeää selvittää useita tärkeitä vivahteita, joista aloittelijat yleensä ovat huolissaan:
- kuinka kauan kestää odottaa vastausta tehtäviin ennen kuin muistutat itsestäsi;
- kuinka selkeästi työpäivä on säännelty ja mihin kellonaikoina ja päivinä et voi olla yhteydessä (etätyönä ihmiset usein ylitöitävät, joten on tärkeää kertoa mihin aikaan he voivat olla rauhassa);
- miten aikataulu muodostuu lomatmilloin ensimmäinen loma on mahdollista ja kuinka monta päivää se annetaan;
- mitä sääntöjä yhtiössä on otettu käyttöön sairauslomasta ja vapaasta;
- minä päivinä ja missä osissa palkka maksetaan.
Tapaaminen kollegoiden kanssa
Sen voi järjestää henkilöstöjohtaja tai suora johtaja. On tarpeen kutsua muita sen osaston työntekijöitä, johon tulokas tuli, mukaan lukien mentori, jos pomo ei ottanut hänen rooliaan.
Itse tapaaminen on parasta tehdä keskellä päivää, kuten Zoomissa. Ensinnäkin pyydä aloittelijaa esittelemään itsensä. Jos hän on ujo, johtaja voi kuvailla uutta työntekijää itse ja antaa hänelle puheenvuoron.
Anna heidän sitten kertoa itsestään kollegat. Pyydä heitä keskustelemaan etukäteen paitsi työkokemuksesta, koulutuksesta, harrastuksista, myös heidän vastuualueestaan ja mahdollisista kosketuspisteistä tulokkaan kanssa. Tämän ansiosta hän tietää, keneen ja miksi hän voi ottaa yhteyttä.
Tapaaminen johtajan kanssa päivän päätteeksi
On selvitettävä, miten työntekijän ensimmäinen työpäivä meni, mitä kysymyksiä hänellä oli ja mitä vaikeuksia ilmeni.
Yksitavuisten vastausten välttämiseksi voit kysyä lisäkysymyksiä, jotka auttavat sinua analysoimaan paremmin aloittelijan tunteita ja ajatuksia:
- Mistä pidit eniten? Mitkä asiat aiheuttivat miellyttäviä tunteita ja mitkä - ahdistusta?
- Kuinka selkeitä ja käteviä työvälineet ovat? Mitä vaikeuksia olet kohdannut käyttäessäsi niitä?
- Miten henkilö ymmärsi tehtävänsä ja vastuunsa? Voiko hän kuvailla niitä yksityiskohtaisesti?
- Miten työntekijä aikoo järjestää työnsä lähipäivinä? Mistä aloittaa? Mitä se odottaa saavuttavansa?
Kuinka järjestää ensimmäinen työviikkosi aloittelijalle
Tässä vaiheessa on tärkeää tarjota aloittelijalle rauhallisuutta ja varmuutta. Siksi sinun on laadittava selkeä aikataulu kaikista asioista ja projekteista, joihin työntekijä osallistuu. Todennäköisesti nämä ovat erilaisia verkkokokouksia, joihin osallistuu johtaja, mentori tai tiimi.
Lisäksi sinun on varattava aikaa:
- Analysoi liiketoimintaprosesseja. On tarpeen kertoa jälleen kerran kaikista työntekijän kannalta tärkeistä organisaation kohdista, määräyksistä ja standardeista. Mitä paremmin jälkimmäinen ymmärtää työn mekaniikan, sitä nopeammin hän pystyy sopeutumaan.
- Kuvaile motivaatiojärjestelmää. On välttämätöntä, että se on täysin ymmärrettävää aloittelijalle. Hänen on tiedettävä, miten palkka lasketaan, mitä bonuksia hän voi saada, mitä KPI täytyy tehdä.
- Varoita mahdollisista ongelmista. Jokaisessa työssä on pullonkauloja, jotka voivat johtaa umpikujaan. Siksi on tärkeää keskustella yleisimmistä ongelmista ja kertoa, miten näissä tilanteissa toimitaan. On parempi varoittaa aloittelijaa kaikista mahdollisista vaikeuksista.
Johtaja tutkii kaikki nämä kysymykset sujuvasti ensimmäisenä aloittelijan työpäivänä. On kuitenkin mahdotonta omaksua näin suurta määrää tietoa kerralla. Sinun on toistettava se useita kertoja, jotta työntekijä ei menetä mitään. Lisäksi aloittelija voi olla mukana useissa projekteissa samanaikaisesti. Ja on tärkeää analysoida kunkin niistä erityispiirteet.
Kuinka järjestää aloittelijan työn ensimmäinen kuukausi
Tänä aikana sinun on rakennettava työprosessi, joten on tärkeää, että johtaja tai mentori seuraa jatkuvasti uutta tulokasta ja on yhteydessä. Tämän avulla voit hallita ja opas työntekijää eikä jätä yksin ongelmien kanssa.
Kätevin tapa on olla vuorovaikutuksessa online-ongelmanmääritysjärjestelmien kautta. Niiden avulla voit seurata työprosessia ja työntekijän toiminnan tunteja (esimerkiksi milloin hän luo tehtäviä tai periaatteessa on järjestelmässä). Tämä estää ylityöt tai päinvastoin turhan huolimattomuuden. Ja myös - ymmärtää, mitkä tehtävät aiheuttavat enemmän ongelmia aloittelijalle.
Palautteeseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Sen tulee olla rakentavaa, selkeää ja johdonmukaista. Ensimmäisen kuukauden aikana on parempi kommunikoida aloittelijan kanssa vähintään useita kertoja päivässä videopuheluiden tai pikaviestien avulla. Tällaisten keskustelujen aikana sinun on selvennettävä tehtäviä, selvitettävä virheet, autettava selviytymään vaikeuksista ja rauhoittamaan, jos jotain meni pieleen.
Tämä ei tarkoita, että jokaisen aloittelijan toimintaa pitäisi seurata. Tärkeintä on asettaa hänelle selkeä tehtävä, antaa kaikki tarvittavat panokset, määrittää arviointikriteerit ja määrittää, miten ja milloin työntekijä saa palautetta tehdystä työstä.
Kuinka arvioida sopeutumistuloksia
Vaikka koeaika kestää usein kolme kuukautta, ensimmäisen koeajan loppuun mennessä työntekijän on sopeuduttava täysin uuteen työhön. Liian pitkä perehdytysprosessi on kannattamaton liiketoimintaa loppujen lopuksi todelliset tulokset ovat tärkeitä.
Siksi ensimmäisen työkuukauden tulosten jälkeen on hyödyllistä pitää tulokkaalle verkkotapaaminen johtajan tai henkilöstöpäällikön kanssa. Keskustelun aikana kannattaa tehdä pieni kysely.
- Kuinka hyvin työ vastaa henkilökohtaisia odotuksia? Mistä hetkistä pidät ja mitkä nolottavat sinua?
- Miten kommunikointi kollegoiden kanssa on rakennettu? Kuinka nopeasti ja kuinka tehokkaasti onnistut ratkaisemaan työongelmat heidän kanssaan? Mitkä ovat ongelmat?
- Mihin suuntaan henkilö aikoo liikkua työn puitteissa? Mitkä ovat henkilökohtaiset tavoitteesi ja tavoitteesi?
- Ovatko yrityksen keskeiset tavoitteet selvät? Liittyvätkö ne työtehtäviin?
- Millaisia tunteita työ yrityksessä herättää? Kuinka jännittävä tai hauska ensimmäinen kuukausi oli?
- Onko sinulla ollut teknisiä vaikeuksia työskennellessäsi palveluiden kanssa yrityksen sisällä?
Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat arvioimaan, kuinka itsevarma ja rauhallinen tulokas on, onko hän työskenneltävä yrityksessä ja mitä ongelmia pitää ratkaista.
Tapaamisen aikana on myös tärkeää antaa yksityiskohtaista palautetta: keskustele uuden tulokkaan kanssa hänen vahvuuksistaan ja heikkouksistaan sekä muista kehua. Kun keskustellaan kehittämistä vaativista taidoista, on annettava erityisiä suosituksia. Jos johtaja pitää uutta työntekijää erittäin lupaavana, voidaan jälkimmäiselle tarjota lisäkoulutusta jo tässä vaiheessa.
Jos keskustelu on hedelmällistä, se näyttää lisäävän työntekijän uskollisuutta ja luottamusta siihen, että hän pystyy mukavasti ja tehokkaasti töihin tälle firmalle.
Lue myös🧐
- 20 ominaisuutta ja taitoa, jotka todellisella johtajalla tulee olla
- Kuinka saada enemmän aikaan, asettaa tehtävät oikein ja hallita työntekijän aikaa
- Työntekijöiden mukaan johtajalta puuttuu 5 taitoa