Kuinka ajoittaa kokouksia, jotta ne olisivat tehokkaita
Miscellanea / / September 07, 2021
Älä tuhlaa aikaasi.
Et ehkä pidä kokouksista, mutta sinun on silti pidettävä ne. Tämä on olennainen osa minkä tahansa yrityksen työnkulkua. Yksi tapa tehdä tapaamisista hyödyllisempiä ja nopeampia on suunnitella ne huolellisesti. Taloustieteen tohtori Olga Demyanovan kirja ”Nopeat ja tehokkaat kokoukset. Valmistelusta halutun tuloksen saavuttamiseen. "
Kustantajan "Alpina Pro" luvalla Lifehacker julkaisee otteen toisesta luvusta.
Kokoukset itsessään eivät ole ongelma. Ne ovat jopa välttämättömiä ja ovat vallan johtava ominaisuus. Sinun on päästävä eroon pitkistä turhista ja tehottomista kokoontumisista.
Yleisimmät tapaamiset:
- viikoittain;
- strateginen;
- työntekijät;
- raportointi;
- kokousten suunnittelu;
- aivoriihi;
- liikekeskustelut ja kokoukset;
- tiedotustilaisuuksia.
Kaikki nämä tyypit voidaan ryhmitellä neljään pääryhmään:
- keston mukaan: nopea (enintään 30 minuuttia) ja pitkittynyt (yli 1 tunti);
- osallistujamäärän mukaan: enintään 10 henkilöä tai enemmän;
- tarkoituksen mukaan: työskentely, poliittinen ja tiedottaminen;
- ajan mukaan: suunniteltu ja suunnittelematon.
Kokousaikataulun pakolliset määritteet
Mitä suunnitella:
- tavoitteet;
- esityslista;
- luettelo kutsutuista;
- ajoittaa;
- tietomateriaalit;
- vastuussa pöytäkirjan pitämisestä;
- määräyksiä esityksiä.
Ennen kaikkea johtajan on otettava huomioon kokouksen tavoitteet. Tämä on esityslistan lähtökohta ja osallistujaluettelo, aika ja säännöt.
Kokousten päätavoitteet:
1. Uutta tietoa - tiedotustilaisuutta varten:
- tärkeitä uutisia ja käytäntömuutoksia;
- keskustelu suunnitelmista ja strategioista;
- lyhyen aikavälin ennuste;
- uusien tuotteiden ja lähestymistapojen esittely;
- keskustelu talousarviosta;
- henkilöstöasiat.
2. Tapahtumien seuranta ja operatiivisten päätösten tekeminen - säännöllisiin kokouksiin:
- tärkeimmät riskit ja vaikeudet;
- parametrit edistymisen arvioimiseksi;
- keskeisten prosessien ja tarvittavien muutosten arviointi;
- keskustelu siitä, mitä tapahtuu: mikä menee hyvin, mitä on parannettava;
- keskeiset opetukset ja toimien tulokset;
- ponnistelujen koordinointi;
- viestintä.
3. Motivaatio - luovat tapaamiset, uusien lähestymistapojen kehittäminen ja joukkueen rakentaminen:
- motivaatio toimia;
- kollektiivinen päätöksenteko;
- henkilökohtaisen ja kollektiivisen menestyksen kunnioittaminen.
Siten tarkoitus vaikuttaa kokouksen tyyppiin ja sen järjestämismalliin. Esimerkiksi tiedotustilaisuudet eroavat osallistujien lukumäärästä ja ajan pituudesta. Säännölliset ovat luonteeltaan suunnitelmallisia, ne ovat nopeampia ajassa ja niillä on rajallinen osallistujamäärä. Luovat kokoukset vaativat erityistä valmistautumista: huonekalujen järjestäminen (yleensä erilliset pöydät), teetä, kahvia ja epävirallista tunnelmaa; eivät vaadi pukeutumiskoodin noudattamista.
Eisenhower -matriisi kokouskysymysten sijoittamiseen
On muistettava, että kokous on foorumi, jossa tehdään tärkeitä päätöksiä ja ratkaistaan ongelmia. Eisenhower -matriisi on kenttä, johon kaikki ongelmat ja kysymykset kerätään. Ne luokitellaan tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.
Kiireellisesti | Älä kiirehdi | |
Tärkeä | A | B |
Ei väliä | C | D |
Neliö A: tärkeitä ja kiireellisiä asioita
Tärkeiden ja kiireellisten asioiden aukion pitäisi olla tyhjä tai pieni. Tämä osoittaa, että olet erääntynyt. Jos tällaisia tapauksia on paljon, tämä on merkki epäjärjestyksestä. Esimerkkejä tapauksista, jotka voidaan neliöidä:
- tapaukset, jotka liittyvät suoraan toiminnallisiin tehtäviinne ja vaikuttavat tehtäviinne tehokkuutta;
- tapaukset, joiden epäonnistuminen voi aiheuttaa ongelmia;
- terveyteen ja psykologiseen ilmapiiriin liittyvät asiat tiimissä;
- joukkueen turvallisuuteen vaikuttavat asiat;
- tapauksissa, joiden tulokset on koordinoitava tai esitettävä johdolle.
Neliö B: tärkeitä mutta ei kiireellisiä asioita
Kun toimeksiannoilla tai asioilla ei ole kiireellisyyttä eikä niiden suorittamisesta ole erityisiä yksityiskohtia, toimeenpanija nimittää itse ajoitus. Tämä neliö sisältää kaikki asiat, jotka liittyvät yrityksesi toimintoihin, asiat, joita teet säännöllisesti, ja niiden toteuttaminen on yleensä sidottu yrityksen yleiseen aikatauluun (esim. raportointi). Tällaisiin tapauksiin voidaan liittää tiettyä aikaa vaativat tutkimustehtävät, mutta työvoimakustannusten määrä on epäselvä loppuun asti. Ensimmäisen ja toisen ruudun tehtäviä on seurattava jatkuvasti, ja siksi on suositeltavaa sisällyttää ne kokousten esityslistalle.
Neliö C: kiireelliset mutta merkityksettömät asiat
Nämä ovat häiriötekijöitä. Usein ne vain häiritsevät keskittymistä tärkeisiin tehtäviin ja vähentävät tehokkuutta. Muista aina tavoitteesi ja opi erottamaan tärkeä ja toissijainen.
Kannattaa tulla tälle aukiolle:
- jonkun kokouksen puolelta asettaman tai neuvottelu;
- keskustelu asioista, jotka alaiset voivat ratkaista;
- keskustelu muista kuin liike-elämän asioista;
- keskustelu abstrakteista aiheista.
Neliö D: ei-kiireelliset ja merkityksettömät asiat
Tämän luokan tapaukset eivät mainosta sinua projekteissa, mutta häiritsevät sinua työskentelemästä niiden parissa.
- älä tuota mitään hyötyä;
- on hyödyllistä olla käsittelemättä niitä lainkaan;
- Ajan syöjät.
Jokaiselle tavoitteelle johtaja laittaa seuraavat kysymykset:
- Kenellä on tietoja ja tietoja käsiteltävästä asiasta?
- Kenen etuihin tämä asia vaikuttaa?
- Kenestä päätös riippuu?
- Kenen on tiedettävä keskusteltavat tiedot?
- Kuka toteuttaa tehdyt päätökset?
Voit käyttää 99/50/1 -menetelmää suunnitellessasi projektikokouksia.
Johtaja järjestää kokouksia projektin kolmessa tärkeässä kohdassa:
- alussa - upottaa kaikki osallistujat projektin vauhtiin ja ryhmän tiiminrakentamiseen;
- välivaiheessa - keskustella tehdyn työn tuloksista ja mahdollisista lisämuutoksista tarpeen;
- maalissa, kun 1% kokonaistilavuudesta on vielä toteuttamatta - alustavaa yhteenvetoa varten.
Tämä ajoitus auttaa sinua käyttämään aikaasi paremmin kokouksissa.
Esityslista
Esityslista on suunnitelma kokouksessa ratkaistavista tehtävistä. On tarpeen määrittää selkeästi kunkin puheen aika, varata erillinen aika keskustelulle ja palautteelle kaikilta osallistujilta.
Kun suunnittelet kokouksesi ajoitusta, on tärkeää ottaa huomioon seuraavat asiat:
- esityslistalla olevan kohdan merkitys;
- kunkin esityksen aikaraja;
- taukoja tarvittaessa;
- 20% ajasta tärkeiden lisätietojen saamiseen.
Esityslista lähetetään kaikille kokouksen osallistujille.
Esityslista, joka sisältää ajan ja puheiden yksityiskohdat
Esityslista:
- Sopimusten tekemiseen liittyvän työn tulokset. Ivanov I. (15 minuuttia).
- Tarvikkeiden kuljetuksessa ongelmia. Petrov I. (15 minuuttia).
- Projektityön tulokset ja suunnitelmat. Sidorov T. (20 minuuttia).
Alkaa klo 11.00.
Loppu klo 12.15.
Sinun on koulutettava itsesi nopeaan ja tehokkaaseen tapaamiseen!
Aikasi ohjeet:
Tärkeää ja kiireellistä | 12 minuuttia |
Tärkeää ja kiireetöntä |
24-36 minuuttia Kiireellinen ja tärkeä: 12 minuuttia - Pareto -periaate toimii tässä: 20% ajasta luo 80% tuloksesta, ja keskimääräinen tapaaminen on yksi tunti (60 minuuttia), tuottavin aika on 12 minuuttia (20% 60 minuutista). Tärkeää ja ei-kiireellistä: yleensä suunniteltu. Tehokas aika tällaisille kokouksille on 24–36 minuuttia. Tässä toimii 60/40 -menetelmä, jonka mukaan päivän suunnitelmaa laadittaessa 40% ajasta tulee jättää vapaaksi, 60% varata suunniteltuun työhön, mukaan lukien 20% - "arvaamattomille" ja 20% - niille, jotka syntyvät spontaanisti tai tulevat mukana. Keskimääräinen kokousaika on yksi tunti (60 minuuttia), ja suunniteltujen tärkeiden mutta ei-kiireellisten asioiden aika on 24–36 minuuttia (40–60% 60 minuutista). |
Merkityksetön ja kiireellinen | Valtuuskunta ja valvonta puhelimella ja muilla viestintätapoilla, enintään kolme minuuttia ohjausta varten. |
Merkityksetöntä ja kiireetöntä | Johdon valtuudet ja valvonta, enintään yksi minuutti valtuuskuntaa kohden. |
Luettelo kutsutuista
Pikakokousten optimaalinen osallistujamäärä on 5-7 henkilöä. 8-12 henkilöä ovat hyväksyttäviä, jos kokouksen johtajalla on ohjaajataidot.
Ideoiden luomiseen, tavoitteiden asettamiseen ja lennoille ihanteellinen kokoonpano on enintään 15 henkilöä.
Googlessa on sanomaton sääntö - osallistujien enimmäismäärä on enintään 10.
Amazonilla on kahden pizzan sääntö: kokouksessa pitäisi olla niin paljon ihmisiä kuin voit syöttää kaksi pizzaa.
On sääntö 8-18-1800:
- enintään 8 henkilöä - työasioiden ratkaiseminen;
- enintään 18 - aivoriihi, kollektiivinen ongelmanratkaisu;
- jopa 1800 ihmistä - tietoa ja mahdollisuus kommunikoida.
Bain and Companyn tekemän tutkimuksen mukaan päätöksentekoryhmissä yli seitsemän osallistujan lisääminen johtaa noin 10% pienempään tehokkuuteen.
Suoraan vastuussa olevat henkilöt ovat velvollisia osallistumaan kokouksiin.
Apple luettelee vastuuhenkilön nimen jokaisen kokouskohteen vieressä. Siten jokaisella työntekijällä on selkeä vastuualue määrätyn tehtävän puitteissa.
Jos järjestät usein kokouksia, tästä kirjasta on varmasti hyötyä: Olga Demyanova ehdottaa opiskelua 16 tekniikkaa ja neljä työkalua, jotka auttavat parantamaan kaikkien näihin kokouksiin osallistuvien tehokkuutta.
Kirjan ostamiseksi
Lue myös🧐
- Kuinka tehdä kokouksista tuottavampia
- 3 vinkkiä kokousten lopettamiseen aina ajoissa
- Elämän hakata: kuinka välttää turhat tapaamiset Zoomin avulla
IPhone -myynti alkoi AliExpressissä: 11 mallia, joiden alennukset ovat jopa 22 tuhatta ruplaa