Kuinka siirtää työtehtävät oikein

Hyvä johtaja ei ole se, joka kantaa kaiken omilla harteillaan, mutta joka kykenee kokoamaan vahvan tehokkaan tiimin ja jakamaan pätevästi vastuut, myös suunnittelemattomat.

Delegointi, eli tehtävien siirtäminen työntekijältä toiselle, auttaa6 strategiaa työntekijöiden sitouttamiseksi / Harvard Business School Online lisätä sitoutumisen tasoa joukkueessa, ja johtajat, jotka ovat onnistuneet tässä, tuovat keskimäärinEdustaminen: Valtava johtamishaaste yrittäjille / Gallup Business Journal niiden yrityksillä on 33% enemmän tuloja kuin muilla.

Mutta vain sanoa "tee tämä" on väärin. Tilausääni, huonosti ajoitettu tehtävä, selityksen puute - kaikki tämä voi aiheuttaa hylkäämisen ja johtaa lopputulokseen, joka ei ole paras tulos.

Harvardin kauppakorkeakoulun asiantuntija Lauren Landry kertoiTehokas delegointi: 9 vinkkiä johtajille / Harvard Business School Online säännöt, jotka auttavat delegoimaan tehokkaasti ja parantamaan suorituskykyä.

1. Arvioi työntekijöiden valmiudet

On tehtäviä, joita ei voida siirtää. Esimerkiksi ne ovat erottamaton osa vastuutasi. Tai toisella työntekijällä ei ole tietoa ja pätevyyttä tällaisten tehtävien suorittamiseen. Tai päinvastoin, ne ovat paljon yksinkertaisempia kuin ne, joita hän yleensä tekee. Esimerkiksi myyntipäällikön tai tilintarkastajan pyytäminen päällikön toimistokahvikoneen korjaamiseen olisi lievästi sanottuna epäasianmukaista.

Ennen kuin luotat jotain jollekulle, sinun tulee kysyä itseltäsi:

• Selviytyykö henkilö tässä tehtävässä? Onko hänellä tarpeeksi aikaa vai häiritseekö se hänen muita tehtäviään?
• Onko työntekijällä riittävästi tietoa ja taitoja? Vai onko sinun pitänyt saada hänet ajan tasalle niin kauan, että on helpompaa tehdä se itse tai löytää toinen asiantuntija? Oletetaan, että sinun on kirjoitettava raportti ryhmän työstä projektissa, mutta kollega, jonka haluat määrätä tekemään tämän yleensä En ole koskaan tehnyt sellaista, mikä tarkoittaa, että liiketoiminta etenee hitaasti, kuristaen, ja ehkä kaiken täytyy uudistaa.
• Auttaako tämä tehtävä työntekijää parantamaan joitain taitoja, hankkimaan kokemusta? Tämä on valinnainen, mutta se olisi mukavaa.
• Onko työntekijää, joka kykenisi hoitamaan sen paremmin?

2. Yritä ottaa huomioon kaikkien edut ja tarpeet

Esimerkiksi sinun on järjestettävä joukkueen rakentaminen koko tiimille, mutta tähän ei ole erityistä työntekijää. Mutta on henkilö, joka on vahva viestinnässä ja haluaa hankkia kokemusta tapahtumien järjestämisestä, koulutuksesta ja henkilöstöhallinnosta. Voit tarjota tämän tehtävän hänelle.

Tai yritys jää väliaikaisesti ilman SMM-asiantuntijaa, mutta on joku, joka on perehtynyt hyvin sosiaalisten verkostojen algoritmeihin eikä halua kokeilla käsiään markkinoinnissa.

Tämä ei tietenkään ole aina mahdollista. On tylsiä tehtäviä, joista kukaan ei pidä. Mutta silti ei ole tarpeetonta arvioida tiimiä kriittisesti ja miettiä, kuka uusi tehtävä voisi hyötyä.

3. Aseta tehtävä oikein

Kun puhut työntekijälle, selitä, miksi haluat antaa tehtävän hänelle, kuinka siitä voi olla hyötyä yritykselle ja hänelle henkilökohtaisesti. Muista kehua ja luetella hänen vahvuutensa, jotka vaikuttivat valintasi. Olla kohtelias.

Kerro meille tehtävästä yksityiskohtaisesti. Sinulla on selkeä tavoite ja aikajana. Anna kaikki vaaditut asiakirjat ja muut tiedot. On erittäin hyvä, jos kaikki tarvittavat materiaalit ovat selkeitä ja jäsenneltyjä, jotta työntekijän ei tarvitse viettää useita tunteja selvitettäessä mitä.

4. Tarjoa normaali viestintä ja mukava ilmapiiri

Kerro henkilölle, että olet aina valmiina auttamaan, ehdottamaan ja vastaamaan kysymyksiin. Varoita, että jos hän jostakin syystä ei selviydy tai piti myöhässä, hän voi puhua kanssasi, ja yhdessä keksit jotain.

Kysy, mitä hän tarvitsee tehtävän suorittamiseen. Saatat joutua toimittamaan hänelle lisätietoja tai esimerkiksi vapauttamaan hänet ajankohtaisista asioista.

On tärkeää pysyä ystävällisenä, jotta työntekijä ei todellakaan epäröi ottaa sinuun yhteyttä, jos jokin menee pieleen.

5. Varmista

Kun suoritat tehtävän itse, hallitset tilannetta täysin. Jos joku muu ryhtyy työhön, voi olla miljoona ongelmaa, jotka voivat johtaa huonoon tulokseen tai myöhästyneeseen määräaikaan.

Ajattele etukäteen, mitä aiot tehdä, jos tapahtumien kehitys on epäsuotuisa. Ole valmis ottamaan tehtävän itse tai ulkoistamaan sen nopeasti toiselle.

Yritä kohdella näitä tilanteita ei epäonnistumisena, vaan kokemuksena, joka auttaa sinua ymmärtämään paremmin tiimiäsi, sen kykyjä ja organisaatiotasoa.

6. ole kärsivällinen

Kyllä, on asioita, jotka on nopeampi tehdä yksin kuin antaa joku tehtäväksi, ja viettää sitten aikaa vastaamiseen kysymyksiin ja seuraamaan tulosta.

On tärkeää muistaa, ettet ole ihmisorkesteri, ja tehokkaan työn tekemiseksi sinun on kehitettävä tiimiäsi työntekijöillä on mahdollisuus tehdä jotain uutta, tulla osaavammiksi, oppia, myös heidän omalta virheitä.

Tämä tarkoittaa, että sinun on oltava kärsivällinen, jos joku kysyy liikaa kysymyksiä tai selviytyy tehtävästä odotettua hitaammin.

7. Pyydä palautetta

Kun tehtävä on tehty, muista kertoa työntekijälle, miten arvioit hänen työtäan: mitä pidit ja miksi olet valmis kiittämään häntä, mitä kohtia voitaisiin parantaa, mitä tähän pitäisi tehdä ja mihin etsiä tulevaisuus.

Olla oikeassa. Älä vanno, älä korota ääntäsi, älä aliarvioi tai kritisoi ilman syytä. Muista aloittaa kiitoksella ja sitten varovasti puhua siitä, mihin on työskenneltävä.

Jos henkilön tehtävä oli uusi ja vaikea, kysy häneltä, kuinka hän työskenteli siinä. Mikä oli helppoa ja mikä ei, mikä mielenkiintoista ja mikä ei pidä lainkaan, miten hän itse arvioi tuloksen, mitä haluaisi parantaa ja miten hän aikoo tehdä sen.

8. Älä unohda sanoa kiitos

Eikä vain henkilökohtaisesti, vaan myös julkisesti, varsinkin jos tehtävä ei ollut helppo. Ylistä koko ryhmän edessä olevaa henkilöä, anna hänelle ylimääräinen vapaapäivä, merkitse parhaaksi työntekijäksi, jos yritys harjoittaa tätä.

Sinun ei myöskään pitäisi omistaa jonkun toisen työn hedelmiä. Sen sijaan, että sanoisit "järjestin tiimin rakentamisen" tai "valmistelin raportin", on parempi korostaa, että valmistelitte kaiken yhdessä ja kolleganne auttoi paljon. Ihmiset arvostankun heidän ansiot tunnustetaan, se tekee heistä entistä osallistuvampia työhön ja uskollisia yritykselle.