20 tehokasta ajanhallintatekniikkaa
Tuottavuus / / January 06, 2021
1. Sääntö 1-3-5
Työtuntisi päivän aikana on rajallinen, ja 1-3-5-säännön avulla voit viettää sen viisaimmin. Sen ydin on seuraava: päivässä voit tehdä vain yhden suuren tehtävän, kolme keskisuuria ja viisi pientä. Yhteensä on yhdeksän tapausta, ei enempää eikä vähempää. Sääntö auttaa raivaamaan asteittain olemalla ajoissa eikä ylityöllistämässä.
2. Kolmen säännön
Niille, jotka eivät ole sopusoinnussa numeroiden kanssa tai eivät pysty tekemään yhdeksää asiaa päivässä, Chris Bailey, kirjoittajaOma tuottava vuosi", keksitty kolmen sääntö. Siinä todetaan, että kolmen tärkeimmän asian tekeminen päivittäin riittää tuottavuuteen.
Sen sijaan, että hajauttaisit energiaa ja huomiota pari tusinaa kohdetta tarkistuslistalle, valitse vain päivän kolme tärkeintä tehtävää ja keskity niihin. Valitse kolme seuraavana päivänä ja niin edelleen. Tämä pitää sinut keskittynyt. Samaa sääntöä voidaan soveltaa tavoitteiden asettamiseen viikolle, kuukaudelle tai vuodelle.
3. Menetelmä 10 minuuttia
Onko sinulla jotain tehtävää, johon sinä eivät halua aloittaa? Kerro itsellesi: "Teen tämän vain 10 minuuttia ja sitten menen levätä." Todennäköisesti tänä aikana sinut vedetään työhön etkä voi enää pysähtyä.
4. Pomodoro
Tämä järjestelmään keksi Francesco Cirillo helpottamaan tentteihin valmistautumista. Se auttaa keskittymään helposti häiritseviin ihmisiin. Se on myös hyvä tapa hallita kuinka paljon aikaa vietät tiettyyn työhön.
Pomodoro toimii näin: otat ajastimen ja asetat sen 25 minuutiksi. Sen jälkeen keskity työhösi. Kun 25 minuuttia on kulunut, levät 5 minuuttia ja toistat sitten kaiken uudelleen. Neljän jakson jälkeen sinulla on iso puolen tunnin tauko.
5. Menetelmä 90/30
Menetelmä 90/30 käyttää kirjailija ja bloggaaja Tony Schwartz, Bufferin perustaja Leo Widrich, kirjallisuuskriitikko Benjamin Che Kai Wai ja yrittäjä Thomas Oppong.
Sen olemus on seuraava: työskentelet kovasti 90 minuutin ajan, sitten levät puoli tuntia ja sitten sykli toistetaan. Samalla omistat ensimmäiset 90 minuuttia tärkeimmälle tehtävälle, joka sinun on tehtävä päivässä, ja omistat seuraavat osat vähemmän tärkeisiin asioihin.
Tutkimusten mukaanLumottu unen maailma Yalen asiantuntijan Peretza Lafeen mukaan 90 minuuttia on optimaalinen aika, jonka aikana henkilö voi keskittyä tehokkaasti yhteen tehtävään. Ja puoli tuntia riittää täydelliseen lepoon, jonka tutkimus vahvistaaNukkuminen ja hereilläolo neurofysiologi Nathan Kleitman.
6. Menetelmä 52/17
Tämä on edellisen menetelmän yksityinen versio. Se ei ole erilainen paitsi lukumäärä: työskentelet 52 minuuttia ja sitten levät 17 minuuttia. Kokeilun mukaanSääntö 52 ja 17: Se on satunnaista, mutta se ylittää tuottavuutesiThe Muse -rekrytointipalvelu suoritti DeskTime-sovelluksen avulla, nämä aikavälit auttavat sinua pysymään tuottavina ja välttämään ylityötä. Siksi käytä 52/17 -menetelmää, jos sinusta tuntuu, että et ole tarpeeksi vahva työskentelemään 90 minuuttia suoraan.
7. Sammakoiden syöminen
Menetelmä keksiSyö tuo sammakko: Brian Tracy selittää totuuden sammakoista motivoiva puhuja ja itsehoitaja Brian Tracy. Hän kutsuu "sammakoita" epämiellyttäviksi ja vaikeiksi tehtäviksi, jotka sinun on suoritettava haluttomuudesta huolimatta. Tee yksi tällainen asia heti päivän alusta - "syö sammakko". Ja sitten sinulla on helpompaa: heität tämän kiven sielustasi ja varmistat itsellesi hyvän tuulen koko päiväksi.
8. Aikalohkot
Tehtäväluetteloilla on yksi epämiellyttävä piirre: He eivät ehdottomasti anna käsitystä kuinka kauan tämä tai tuo yritys kestää. "Osta leipää" ja "Viimeistelyraportti" ovat yksi rivi luettelossa, mutta nämä tehtävät eivät ole monimutkaisia ja tärkeitä.
Kalenteri on paljon parempi kuin tehtävälista: sen avulla voit hallita aikaa visuaalisesti. Näet suuren lohkon ja huomaat, että tehtävä ei ole helppo. Joten kokeile tekniikkaaaikalohkot»: Sijoita ne kalenteriin ja jaa kullekin aikaa tehtävän monimutkaisuuden mukaan. Ja kun teet tätä tai toista tehtävää, älä häiritse muita.
9. GTD
GTD (asioiden tekeminen) Onko yritysvalmentaja David Allenin keksimä tuottavuusjärjestelmä. Sen pääperiaatteet ovat seuraavat:
- Kirjoita kaikki tekosi ja ideasi yhteen paikkaan, niin kutsuttuun Saapuneet-kansioon ("Saapuneet").
- Lajittele Saapuneet-kansiosi sisältö säännöllisesti priorisoimalla ja ajoittamalla tehtävät. Järjestä muistiinpanot kansioihin niiden sisällön mukaan - "Työ", "Koti", "Ostokset" ja niin edelleen.
- Suorita tarkistuksia - heitä tarpeettomat muistiinpanot, merkitse valmiit tapaukset pois, siirrä materiaalit, jotka ovat menettäneet merkityksensä arkistoon.
- Kun kaikki on suunniteltu, jatka suorittamista. Muutamassa minuutissa tehtävät tehtävät ratkaistaan välittömästi. Toiset voidaan delegoida tai sijoittaa kalenteriin.
Löydät kaikki GTD: n vivahteet meidän johtajuutta.
10. ZTD
Zenhabits-tuottavuusblogin kirjoittaja Leo Babauta uskoo, että David Allenin GTD-järjestelmä on hyvin monimutkainen ja vaatii liikaa vaivaa. Hän tarjoaa Zen to Done -järjestelmänsä. Sen seuraamiseksi sinun on kehitettävä 10 yksinkertaista tapaa.
- Kerää kaikki tiedot Saapuneet-kansioon.
- Käsittele kaikki tietueet jättämättä niitä takapolttimeen.
- Suunnittele kunkin päivän päätavoitteet ja viikon suurimmat tavoitteet.
- Keskity vain yhteen asiaan kerrallaan hajottamatta huomiota.
- Luo yksinkertaisia, lyhyitä tehtäväluetteloita.
- Järjestä muistiinpanosi luokkiin niiden sisällön perusteella, aivan kuten alkuperäisessä GTD: ssä.
- Tarkista muistiinpanosi säännöllisesti ja päästä eroon tarpeettomista asioista.
- Yksinkertaistaa. Pienennä tehtäviesi ja tavoitteidesi luetteloa, kirjoita lyhyt ja selkeä.
- Työn virittämiseksi pidä yllä tiettyä päivittäistä rutiinia.
- Tee mitä todella kiinnostaa.
11. Kanban
japanilainen tuottavuusmenetelmä, joka auttaa sinua seuraamaan mitä olet tekemässä, mitä olet jo tehnyt ja mitä on tehtävä tulevaisuudessa. Kanban visualisoi työnkulun visuaalisesti.
Otat tarralaudan (tai kirjaudut Trellon kaltaisen tehtävänhallinnan kanssa) ja piirrät siihen kolme saraketta: Tehtävä, Tehtävä, Valmis. Kirjoita sitten asiasi muistilappuihin ja sijoita ne sopivaan sarakkeeseen sen mukaan, mitä olet tekemässä ja mitä olet jo tehnyt.
12. Kahden minuutin sääntö
se sääntö On olennainen osa GTD: tä, mutta sitä voidaan käyttää, vaikka et olisikaan Allenin tekniikan fani. Jos tehtävä kestää alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi. Joten purat aivosi, koska sinun ei tarvitse enää muistaa tätä tapausta.
13. Zero Inbox
Kirjailija ja suorituskykyasiantuntija Merlin Mann keksi Zero Inboxin, ja se toimii hyvin GTD: n kanssa. Mann sovelsi sitä sähköpostit, mutta samalla tavalla voit käsitellä tapauksia, asiakirjoja, muistiinpanoja ja muita tietoja. Kuten nimestä voi päätellä, tämän tekniikan tavoitteena on pitää postilaatikkosi tyhjänä.
Alkuperäisessä GTD-järjestelmässä Inbox jatkoi kasaamista joukko merkintöjä. Sinun on käytettävä aikaa niiden lajittelemiseen, ja pakatun Saapuneet-kansiossa on helppo jättää huomiotta jotain tärkeää. Mann suosittelee sisällön purkamista heti sen saapuessa. Avaat Saapuneet-kansion ja päätät, mitä tehdä jokaiselle kohteelle: poista, siirrä, vastaa, lykkää tai täydennä. Älä sulje sitä, ennen kuin olet suorittanut jonkin määritetyistä toiminnoista, joissa on kaikki elementit.
Lisäksi postin automaattiset suodattimet auttavat sinua säästämään aikaa, älykkäät kansiot ja ohjelmat lajittelu asiakirjat.
14. Tuore tai paistettu
Tuore tai paistettu tarkoittaa tuoretta tai paistettua. Tämä filosofia luotiinHallitse päivääsi tuoreella tai paistetulla priorisointijärjestelmällä bloggaaja Stephanie Lee. Hänen mukaansa, kun heräät aamulla, aivosi ovat "tuoreita", mutta päivän edetessä ne "perunoita". Tämä tarkoittaa, että sinun on määritettävä aika huippu tuottavuus ja onnistut tekemään kaikki tärkeimmät asiat päivässä tänä aikana. Näin se toimii.
- Päivän lopussa, kun olet jo väsynyt, ota 15 minuuttia aikaa luoda huomenna tehtävälista.
- Siirrä tärkeimmät tehtävät päivän alkuun Tuore-osiossa. Siihen lähetetään myös asioita, joista et pidä - nuo "sammakot". Ne on tehtävä, kun sinulla on vielä voimaa.
- Vähemmän kiireelliset, vähemmän vaikeat ja nautinnollisemmat asiat menevät Fried-osioon - toisin sanoen iltapäivällä aikataulustasi riippuen. Ne kuormittavat aivojasi vähemmän.
- Seuraa luetteloasi seuraavana aamuna. Tee sitten uusi illalla.
Stephanie suosittelee FoF: ää ihmisille, jotka tietävät joka ilta, että he ovat täysin uupuneita, mutta joilla ei ollut aikaa, vaikka he työskentelivät koko päivän.
15. Iceberg-menetelmä
Ramita Sethi, kirjan Minä opetan sinua olemaan rikas, käyttää tätä tapaa tallentaa tietoja myöhempää käyttöä varten. Se toimii näin: tallennat kaikki sähköpostit, muistiinpanot, artikkelit, luettelot yhteen paikkaan - esimerkiksi muistiinpanopalveluun, kuten Evernote tai Notion, tai asiakirjoina. Levitä sitten nämä materiaalit tunnisteiden, kansioiden ja luokkien avulla - kuten haluat.
Tarkista nämä tiedot 4-6 viikon välein ja pohdi, voidaanko niitä soveltaa käytännössä. Jos jokin on hyödytön, heitä se pois tai arkistoi. Tämän avulla voit luoda oman tietopohjan.
16. Automaattinen tarkennus
"Autofocus" keksittyAutomaattitarkennuksen ajanhallintajärjestelmä esitysasiantuntija Mark Forster. Tämä suunnittelujärjestelmä sopii luovia ihmisiävaikea seurata GTD: tä.
Kirjoita kaikki toimintasi muistikirjaan ilman tilausta. Käy sitten luettelo läpi, valitse tehtävät mahdollisimman pian ja lajittele ne. Kun kiireelliset tehtävät on ratkaistu, jatka niitä, joita nyt pidät. Jos et ole saanut jotain päätökseen - siirrä se luettelon loppuun, palaat tähän myöhemmin. Ja toista nämä vaiheet päivästä toiseen.
17. Eisenhower-matriisi
Tämä järjestelmä perusti Yhdysvaltojen presidentti Dwight D.Eisenhower. Matriisissa on neljä osiota tehtäviä varten: Ei-kiireellinen ja ei-tärkeä, kiireellinen mutta ei-tärkeä, tärkeä ja ei-kiireellinen ja kiireellinen ja tärkeä. Jaa tehtävät osiin ja saat selville, mihin vietät eniten aikaa ja mihin tehtäviin tulisi kiinnittää enemmän huomiota.
18. 4D-menetelmä
4D: n keksi motivoiva kirjailija ja konsultti Edward Ray. Menetelmä on suunniteltu auttamaan ihmisiä, jotka ovat kauhistuneita tehtäväluettelonsa näkyessä eivätkä tiedä, miten lähestyä kaikkia kertyneitä esineitä.
Ray väittää, että sinun tarvitsee muistaa vain neljä sanaa D-kirjaimelle, niin et menetä sydäntäsi työvuorien edessä. Täällä he ovat:
- Tee - Jos sinulle on annettu tehtävä, on parasta tehdä se heti ja ylittää se luettelosta.
- Edustaja - kun et voi tai sinulla ei ole aikaa suorittaa jotain, mutta sinulla on suhteellisen ilmainen avustaja, siirrä tehtävä hänelle.
- Poista - Jotkut asiat eivät ole niin tärkeitä. Hylkää ne poistamalla pysyvästi tehtäväluettelosta. Jos he yrittävät asettaa sinulle tarpeetonta vastuuta, opi kohteliaasti sanoa ei.
- Viive - kun tehtävä on liian suuri tai ei vaadi välitöntä suoritusta, sitä voidaan lykätä. Mutta sinun on ehdottomasti asetettava hänelle selkeät määräajat, muuten hän pysyy kuollut.
Valitse tehtävä, tee yksi 4D-toiminto sen kanssa ja siirry seuraavaan.
19. Ajoitus
Yleensä ihmiset, jotka yrittävät olla tuotteliaita, seuraavat tärkeisiin asioihin kuluvaa aikaa ja unohtavat täysin ajatella ajanjaksoja, jolloin he tekevät hölynpölyä. Tämä ongelma ratkaistaan ajanhallintatekniikalla, jonka aikahallinnan asiantuntija Gleb Arkhangelsky keksi. Sen avulla voit ymmärtää, mihin aikaasi käytetään, opettaa sinua olemaan tarkkaavaisempi tekemäsi suhteen ja vähemmän häiriötekijöitä.
Ota muistikirja ja kirjoita 5-10 minuutin tarkkuudella muistiin kaikki toimintasi ja kuinka paljon niitä teit. Tallenna työhetket, neuvottelut, kokoukset ja jopa YouTubessa ja peleissä vietetty aika. Ota tämä pari viikkoa. Sitten selaat muistikirjaa, tunnet "kronofaagisi" näkyvistä ja teet johtopäätöksiä. Ehkä sinun täytyy katsoa vähemmän hauskoja videoita tai juoda vähemmän kahvia, tai vihollisesi on puhelut.
20. Tim Ferriss -menetelmä
Timothy Ferriss on tuottavuusguru, joka keksi hänen menetelmä työn organisointi kahden säännön perusteella. Ensimmäinen on 80/20 sääntö tai Pareto-periaate, jonka mukaan 80% työstämme voidaan tehdä 20% ajasta. Loput 20% vievät 80% ajasta. Toinen on Parkinsonin laki: työ täyttää kaiken sille osoitetun ajan.
Tämän merkitys, Ferriss sanoo, on, että sinun ei tarvitse työskennellä kovemmin kaiken tekemiseksi - sinun on keskityttävä paremmin. Anna sinun työskennellä täydellä omistautumisella vain 20% työajasta, mutta voit tehdä kaikki todella tärkeät asiat. Ja loput 80% voidaan omistaa yksinkertaiselle rutiinille, joten voit keskittyä ensisijaisiin tehtäviin ja välttää ylikuormitusta.
Jos haluat tulla paras versio itsestäsi - liity Big Challenge -ohjelmaan, suorita tehtäviä ja vastaanota lahjoja. Joka kuukausi luovutamme iPhone XR: n ja annamme myös Thaimaan matkan kahdelle.
Olen mukana!
Lue myös⏲
- Mikä on ero tuottavuuden ja tehokkuuden välillä ja mikä tärkeämpää
- 50 kultavinkkiä tuottavuuden parantamiseksi
- Selviytyminen palamisesta ja tuottavuuden palauttaminen