46 Microsoft 365: n salaiset ominaisuudet

Sana

Ohjelma tekstidokumenttien luomiseen, katseluun ja muokkaamiseen.

1. Asiakirjan suojaaminen salasanalla

Jos sinulla on tietokone Windowsissa, asenna koodi napsauttamalla "Tiedosto" -välilehteä ja sitten "Tiedot" → "Suojaa asiakirja" → "Salaa salasanalla". Jos käytössä on MacOS - tarkistus, sitten Suojaa asiakirja.

Tärkeintä on muistaa keksitty yhdistelmä, koska et voi palauttaa salasanaa Wordissa.

2. Luo omat mallit, teemat ja tyylit

Se helpottaa, jos valmistelet säännöllisesti vastaavia asiakirjoja, kuten kuukausiraportteja tai kurssitöitä, ja käytät jatkuvasti samaa tekstin muotoilua.

Jos haluat säilyttää tyylin, valitse haluamasi muotoinen teksti ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse näkyviin tulevasta työkalupalkista Tyylit ja sitten Uusi tyyli. Anna sille nimi ja napsauta "Ok".

Voit tallentaa mallin ostamalla asiakirjan ja napsauttamalla sitten Office-painiketta → Tallenna nimellä → Word-malli.

Luo oma teema siirtymällä Suunnittelu-välilehteen → Värit → Mukauta värejä.

3. Laajentamalla pikakäynnistystyökalurivin

Oletusarvoisesti paneeli sisältää painikkeet "Tallenna" ja "Peruuta toiminto", mutta asetuksissa voit lisätä niihin muita. Voit tehdä tämän etsimällä nauhasta tarvitsemasi komennon, esimerkiksi "Taulukko", napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Lisää pikakäyttötyökaluriville".

4. Muunna asiakirja Sway-verkkosivuksi

Kun tallennat asiakirjaa, valitse Tiedostotyyppi-kohdasta Suodatettu verkkosivu. Näin voit jakaa työsi kaikkien kollegojesi kanssa. Sivu näyttää saman kaikilla laitteilla riippumatta siitä, onko vastaanottajalla Word vai ei.

5. Kommentit

Se on kätevää, jos työskentelet yhden asiakirjan parissa koko tiimin kanssa. Voit jättää viestin tai esittää kysymyksen napsauttamalla "Tarkastus" -välilehteä → "Kommentti" → "Uusi kommentti". Jos haluat puhua jollekulle nimenomaisesti, kirjoita henkilön nimi tai lempinimi @: lla.

6. Erilaiset sivun suunnat yhdessä asiakirjassa

Valitse sivu, jonka suuntaa haluat muuttaa. Napsauta Sivun asettelu -välilehteä → Sivun asetukset → Suunta. Valitse Käytä-sarakkeesta Nykyiseen osioon. Hyödyllinen, jos haluat lisätä suuren vaakasuoran kuvan, kuten kaavion, tekstidokumenttiin.

7. Keskittyminen

"Focus" -painike sijaitsee "View" -välilehdessä. Jos painat sitä, näytölle jää vain valkoinen arkki: Word-valikko ja tehtäväpalkki katoavat. Todellinen pelastus, kun on vaikea keskittyä työhön.

8. Leikepöytä

Se tallentaa kaikki tekstin fragmentit, jotka kopioit tai leikkait asiakirjan käsittelyn aikana. Voit tarkastella niitä napsauttamalla Koti-välilehden Leikepöytä-ryhmässä Käynnistä-painiketta (sijaitsee oikeassa alakulmassa).

9. Vapaakäden muokkaukset

Kosketusnäyttölaitteissa voit muokata tekstiä sormella tai kynällä Piirtotyökalulla. Siinä sinun on valittava kynä "Käsinkirjoituksen muokkaus".

• Ympyröi teksti, jotta se erottuu.
• Yliviivattu teksti poistettavaksi. Voit poistaa suuren osan tekstistä välittömästi ylittämällä sen vinosti.
• Piirrä sanojen väliin aaltoileva viiva. Tämä yhdistää heidät.
• Piirrä sanan sisään pystysuora viiva sen erottamiseksi.
• Piirrä valintamerkki sanan lisäämiseksi.

10. Asiakirjojen palautus

Jos unohdit tallentaa muutokset olemassa olevaan asiakirjaan, siirry siihen uudelleen, avaa "Tiedosto" -välilehti ja napsauta "Tiedot". Valitse Kirjan hallinta -osiosta Sulje tallentamatta-tiedosto. Napsauta "Palauta" -komentoa.

Jos suljet vahingossa uuden tiedoston, toimi seuraavasti: "Tiedosto" → "Tiedot" → "Asiakirjojen hallinta" → "Palauta tallentamattomat kirjat".

Excel

Ohjelma laskentataulukoiden kanssa työskentelyyn.

11. Erotimet

Voit lisätä ne erottamaan tiedot visuaalisesti yhdestä taulukosta. Reunat-työkalu sijaitsee Fontti-valikossa.

12. Taulukkoihin perustuva kaavio

Pivot-kaavion luomiseksi sinun on valittava tarvittavat solut ja painettava F11-näppäintä: Excel itse muuntaa tiedot uuden kaavion kaaviona.

Pienet kaaviot tai kipinät voidaan lisätä itse taulukkoon. Voit tehdä tämän avaamalla "Lisää" -välilehden, napsauttamalla "Sparklines" ja valitsemalla "Graph" tai "Histogram".

13. Värilliset sivumerkit

Tärkeitä tietoja sisältävän arkin löytämisen helpottamiseksi sen etiketti voidaan maalata värillä. Voit tehdä tämän napsauttamalla sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sopiva komento.

14. Valitse kaikki solut

Voit tehdä sen kahdella tavalla: pitämällä Ctrl + A-yhdistelmää alhaalla tai napsauttamalla painiketta Excel-taulukon vasemmassa kulmassa.

15. Tekstin yhdistäminen &

Napsauta solua yhdistääksesi ja laita yhtälömerkki (=). Napsauta nyt ensimmäistä solua ja kirjoita sitten yhdistelmä & ”“ (&, lainausmerkit, välilyönti, lainausmerkit). Napsauta toista solua, jonka haluat yhdistää.

16. Nopeuttaa kirjoittamista

Voit määrittää yksinkertaisia ​​korvauksia monimutkaisille sanoille tai kuvakkeille, joita ei ole näppäimistöllä. Esimerkiksi Ivan Ivanovich Ivanov - II. Voit tehdä tämän valitsemalla Tarkastelu-välilehdessä Oikeinkirjoitus, sitten Asetukset, uudelleen Oikeinkirjoitus ja automaattisen korjauksen asetukset.

PowerPoint

Ohjelma esitysten luomiseen.

17. Ideoita koristeluun

Kirjoita teksti ja lisää kuvia vakiosivulle, siirry Suunnittelu-välilehteen ja napsauta "Suunnitteluideat" -painiketta. PowerPoint ehdottaa suunnitteluvaihtoehtoja sinulle.

18. Kuvamuutos

Luo animaation tunne käyttämällä Transform-siirtymää kahden dian välillä. Joten voit näyttää esimerkiksi puun kasvun tai jäniksen hyppyn.

19. 3D-mallien käyttö

Ne voidaan lisätä kuvina "Lisää" -välilehden kautta. Voit luoda useita samanlaisia ​​dioja ja muuttaa hieman 3D-mallin sijaintia. Lisää Transform-siirtymä sujuvaa animaatiota varten.

20. Lisää gif - animaatio

Lisää se esitykseesi kuten tavallinen piirustus. Avaa Diaesitys-välilehti ja napsauta Käynnistä diaesitys: GIF liikkuu.

21. Käsinkirjoitussyöttö

Jos luot esityksen älypuhelimella tai tablet-laitteella, voit lisätä piirustuksia tai käsinkirjoitusta Maali-työkalulla.

22. Valmiiden dioiden uudelleenkäyttö

Valitse dio, jonka haluat tallentaa, ja kopioi se. Siirry nyt "Tiedosto" -välilehdelle "Uusi" → "Tyhjä esitys". Poista tyhjä dia ja liitä oma. Tallenna tämä esitys mallina.

23. Dioiden ryhmittely osiin

Napsauta hiiren kakkospainikkeella dioiden välillä ja napsauta ponnahdusvalikossa Lisää osio. Auttaa järjestämään suuren esityksen.

24. Identtinen kuvioiden kuvat

Valitse kaikki tarvittavat kuvat ja merkinnät pitämällä Shift-näppäintä painettuna ja napsauta sitten "Työskentele kuvien kanssa". Napsauta sitten Kuvan asettelu ja valitse haluamasi asettelu.

25. Työskentely kerrosten kanssa

Valitse Kuvatyökalut-osiossa Muotoile ja sitten Valinta-alue. Oikealle avautuu valikko, jossa on kaikki dian objektit, joten on helpompaa hallita niitä: siirtää, muuttaa kokoa, lisätä animaatiota.

26. Oppaiden asentaminen

Avaa Näytä-välilehti ja valitse Näytä-ikkunassa Oppaat-valintaruutu. Punainen jakaja näkyy diassa, jotta dioissa olevien kohteiden kohdistaminen on helpompaa.

Microsoft Edge

Internet-selain.

27. Kokoelmat

Kokoelmat-painike on osoiterivin oikealla puolella. Sitä voidaan käyttää luomaan kokoelmia kirjanmerkkejä eri aiheista, esimerkiksi keräämään reseptejä, oppisivustoja tai online-elokuvateattereita.

28. Salasanan valvonta

Tulevissa Microsoft 365 -päivityksissä Edge lisää Password Monitor -työkalun, joka auttaa seuraamaan salasanavuotoja. Se ilmoittaa sinulle, jos automaattisen täydennyksen käyttäjätunnus ja salasana löytyi darknetistä. Ilmoitus tulee selaimen sisälle, ja voit heti korvata vanhan salasanan uudella.

29. Lukutila

Jos rakastat lukea verkkojulkaisuja, tieteellisiä artikkeleita tai e-kirjoja, voit tehdä prosessista mukavamman Immersive Reader -laajennuksen avulla. Jos napsautat sen kuvaketta selaimessa, sivu näyttää yksinkertaistetulta. Ponnahdusvalikosta voit valita taustavärin, kirjasinkoon ja kätevän rivivälin.

30. Virheen korjaus

Asenna Editor-laajennus selaimeesi. Se etsii ja ehdottaa korjauksia paitsi kieliopin, myös välimerkkien ja tyylivirheiden suhteen.

Yksi huomio

Elektroninen muistikirja, jossa on useita muita käteviä toimintoja.

31. Kuvakaappauksen ottaminen osasta näyttöä

Paina Windows + S-yhdistelmää. Korosta kopioitava alue kohdistimen avulla. Näyttö tallennetaan PNG-muodossa.

32. Kopioi teksti piirustuksesta

OneNote voi muuntaa kuvan tai käsinkirjoitetun muistiinpanon tekstiksi. Liitä kuva muistikirjaasi ja napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella. Valitse Kopioi teksti kuvasta -komento.

33. Etsi sanaa äänitallenteesta tai videosta

Jos haluat löytää tietyn osan pitkästä audioluennosta tai elokuvasta, siirry "Tiedosto" -välilehdelle, napsauta "Asetukset" → "Ääni ja video". Valitse Etsi äänitallenteita -valintaruutu "Salli sanojen haku äänitallenteista ja videoista".

34. Rakenna muistiinpanoja yhdistelmillä

Rakenteen avulla voit järjestää nopeasti pitkät ja monimutkaiset asiakirjat, suunnitelmat ja esitykset.

• Jos haluat tehdä sivusta alasivun, paina Ctrl + Alt +].
• Sivun nostaminen hierarkiassa korkeammalle - Ctrl + Alt + [.
• Lisää alasivu nykyisen alle - Ctrl + Vaihto + Alt + N.

35. Käsiala ja multimedia

Voit tehdä muistiinpanoistasi värikkäämpiä kuvilla, äänellä ja videolla - ne ovat Lisää-välilehdellä. Voit myös lisätä muistiinpanoihisi kuvia ja värikkäitä muistiinpanoja käsinkirjoitussyötteen avulla. Työkalut tätä varten ovat Piirustus-välilehdessä.

Näkymät

Sähköpostihallintaohjelmisto.

36. Säännöt ja ilmoitukset

Outlookissa voit asettaa sähköpostin suorittamaan automaattisia toimintoja. Lajittele esimerkiksi kaikki tietyt ehdot täyttävät kirjaimet tai ilmoita tärkeistä viesteistä eri äänisignaalilla. Luo sääntö napsauttamalla Tiedosto-välilehteä, valitsemalla Sääntöjen ja ilmoitusten hallinta ja napsauttamalla ponnahdusikkunan Sähköpostisäännöt-välilehdessä Uusi sääntö.

37. Esikatsele kirjeitä

Jos haluat tietää kirjainten sisällön etukäteen, napsauta "Näytä" -välilehdessä "Näytä viesti" -painiketta ja valitse rivien lukumäärä: 1 - 3.

38. Viivästynyt toimitus

Työkalu, joka säästää sinua, jos olet jo valmistellut kirjeen, mutta haluat lähettää sen huomenna tai ensi viikolla. Lähetyksen päivämäärä ja kellonaika voidaan asettaa viestiikkunan "Parametrit" -välilehdessä.

39. Suora muutoksenhaku

Jos lähetät sähköpostia suurelle määrälle ihmisiä kerralla, mutta haluat kuulla vastauksen joltakin erityisesti, lisää henkilön nimi sähköpostiin ja edeltää sitä @ -merkillä. Nimi korostetaan viestin tekstissä, ja saatuaan viestin henkilö näkee @ -merkin kirjainkuvakkeen vieressä.

40. Siivoa keskustelu

Auttaa puhdistamaan kansion tarpeettomista viesteistä kerralla. Voit tehdä tämän napsauttamalla Koti-välilehteä, napsauttamalla Poista ja valitsemalla ensin Tyhjennä-komennon ja sitten Tyhjennä keskustelu.

Määritä poistoasetukset niin, että ohjelma ei kosketa mitä tarvitset, kuten lukemattomia kirjaimia tai viestejä, joissa on lippuja.

Kustantaja

Ohjelma käyntikorttien, esitteiden, kalentereiden, verkkosivujen ja muun graafisen materiaalin luomiseen.

41. Kuvion korvaaminen

Vedä ja pudota ne vain ala-alueelta ulkoasuun. Kun kuvan ympärille tulee vaaleanpunainen ääriviiva, vapauta hiiren painike.

42. Objektien ryhmittely

Jos haluat muokata samanaikaisesti useita kuvia tai merkintöjä kerralla, ryhmittele objektit käyttämällä Koti-välilehden samannimistä painiketta tai pitämällä Vaihto-näppäintä painettuna.

43. Mukautetun reunan luominen

Napsauta "Kuviollinen kehys" -välilehdessä "Uusi" -painiketta ja sitten "Valitse kuva". Etsi haluamasi kuva tai valokuva tietokoneeltasi.

Pääsy

Ohjelma tietokantojen käsittelyyn. Accessissa voit luoda klassisia tietokantoja ja erilaisia ​​henkilökohtaisia ​​sovelluksia työskennellessäsi niiden kanssa.

44. Tietojen tuominen Excelistä

Napsauta "Ulkoiset tiedot" -painiketta. Valitse Tiedostonimi-osiossa Selaa ja etsi haluamasi Excel-laskentataulukko. Kaksoisnapsauta sitä - ohjattu tietojen tuominen avautuu. Siellä voit valita kopioitavat tiedot.

45. Vaihda väri ja kirjasin

Lomakkeet ja raportit voidaan räätälöidä niin, että ne eivät ole niin tylsiä ja harmaita. Voit lisätä taustavärin tai muuttaa kirjasinta Tekstin muotoilu -ryhmän Koti-välilehdessä.

46. Tietojen päivittäminen kyselyn avulla

Etsi Luo-välilehden Kyselyt-ryhmästä Kyselyn suunnittelu. Valitse sitten haluamasi taulukko. Valitse Suunnittelu-välilehdessä Päivitä. Napsauta päivitettäviä kenttiä taulukossa. Kyselytuloksia voidaan käyttää tietojen automaattiseen syöttämiseen tai päivittämiseen.