Miten järjestää viileä tapahtuma omasta
Vinkkejä / / December 19, 2019
Roma Stankevich
Tuottaja tapahtumia coworking "pöytä».
Haluan järjestää tapahtuman itse. Mistä aloittaa?
Mieti ajatusta tapahtuman. Sen ei pitäisi olla abstrakti ajatus, mutta hyvin erityinen tavoite. Selkeästi kolmeen kysymykseen:
Haluan järjestää?
Joten voit määrittää formaatin tapahtuman. Se voi olla osapuolena, festivaali, Luennon tai elokuvanäytös. Ajattele, mitä yleisö teet ja kuinka monta ihmistä haluat houkutella.
Missä on tapahtuma?
Koon perusteella, päättää, mitä tarvitset paikan. Esimerkiksi suljettuun huoneeseen 200 hengelle, auditorio 500 hengelle ja ulkotila 70 henkilöä.
Kun tapahtuma järjestetään?
Valitse tarkkaa päivämäärää etukäteen ole aikaa tehdä kaiken aikaa. Pieni tapahtuma 100 ihmistä voidaan valmistaa kuukaudelle ja musiikin festivaali 1000 ihmistä - vähintään kuusi kuukautta. Mitä nopeammin päätät, sitä helpompaa on löytää paikka.
Valmiit idea olisi: "Haluan tehdä techno party rannalla 31. elokuuta kunniaksi viimeisenä päivänä kesän. Puolueen on oltava vähintään 200 ihmistä ja kaksi vieras DJ. "
Voin tehdä kaiken itse?
Tuskin. Monissa tapauksissa ja päivällä vain 24 tuntia. Siksi kerätä samanhenkisiä joukkue paremmin, joiden välillä jaat kaikki tehtävät. No, jos julisteita vetää suunnittelija, edistämään hanketta - kokenut SMM-asiantuntija, ja perustaa laitteet - zvukach.
Älä pelkää siirtää joitakin tehtäviään muille. Tärkeintä, että he olivat kiinnostuneita lopputulokseen ja nämä voisivat vedota. Vakavasti helpottaa elämääsi määrittämällä tuottajan tapahtuman. Hänen tehtävänsä - ratkaisemaan kaikki kysymykset ja kiistat, valvoa joukkue ja ottaa vastuun siitä, mitä on tapahtumassa.
Jos et tiedä mistä etsiä oikeat ihmiset auttamaan verkkopalveluiden:
- EventCatalog.ru - suurin tietokanta sivustoja ja urakoitsijoille.
- theGIFTED - Välitön etsintä työntekijöiden ja kiinnostavia hahmoja.
- YouDo - etsiminen vapaaehtoisten työntekijöiden pientä maksua.
Joukkue on, mitä tehdä seuraavaksi?
Tee lista kaikista tapauksista. Olet varmasti täytyy harkita käsitteen tapahtuman, määrittävät budjetin, löytää ja valmistella huoneen, kutsua muusikot Vuokravälineet tehdä bannerit, järjestää catering (ruoka toimitus ja tarjonnan sekä juomia). Älä lopeta ennen seuraavan kunkin kohteen ei tarkisteta.
Saada yhdessä tiiminä, keskustella toimintasuunnitelmasta ja osoitettava vastuut. Kaikkien on ymmärrettävä, mitä hän sanoo. Kaikkien tehtävien setti määräaika.
käyttö Trello tai "Google Spreadsheets"Mukana toimitettujen tehtäviä. Sopivasti, kun on pääsy dokumentin koko joukkue.
Välttämättä tallentaa kaikki uusi numero yhteystietoihin. Parempi tehdä se "Imya_Dolzhnost_Data tapahtuma." Esimerkiksi "Vlad Valokuvaaja 15.07." Joten et saa sekoittaa.
Pelkään unohtaa jotain. Saisinko karkea suunnitelma?
Mahdollista. Vakiosuunnitelmaan on seuraava:
- Järjestä vapaaehtoisten tiimien ja sponsoreita.
- Valmista liput, hotelli ja siirretään kutsuvieraille.
- Jotta suunnitella ja tulostaa esitteitä, julisteita, merkkituotteita T-paitoja ja kaiken muun mitä tarvitset etukäteen maalata ja tulostaa.
- Lease ja valmistella sivuston. Mieti paikkoja vierailijoille, henkilöstön, laitteiston ja pysäköinti. Yhdenmukaistaa luetteloita vieraita ja järjestäjiä sivuston omistajat.
- Määrätä tapahtuman ajoittuvan - että jossain vaiheessa tapahtuu. Sinun täytyy tietää tarkalleen minuutti, kun ruoka tarjoillaan, ja kun mainittu lyijyä.
- Vuokraa laitteita. Vähimmäismäärä on: kannettava tietokone, kaiuttimet, sekoitin, kaksi mikrofonia, näyttö ja projektori. Suurilla tapahtumissa on hyödyllinen viestii radion joukkue kuulokkeet.
- Neuvotella valokuvaaja ja videokuvaaja. Määrätä toimeksiannon, sopia ehdoista ja allekirjoittaa sopimuksen.
- Palkata henkilöstöä: turvallisuus, vaatehuone, tarjoilijat, siivous. Ihmisten määrä riippuu tapahtumasta. On mahdollista, että sinun ei tarvitse lisää henkilökuntaa tai vapaaehtoisia löytyy.
- Etsi johtaja. Tämä on tärkeää. Siitä riippuu tunnelman vieraille ja yleinen ilmapiiri tapahtuman.
- Mieti logistiikan, miten tuottaa ihmisiä, laitteita ja ruokaa, jossa tapahtuma järjestetään ja takaisin.
Poikkeavuus - pikemmin sääntö kuin poikkeus. Esitettävä suunnitelma B kunkin kohdan: mitä tehdä jos yhtäkkiä luopua oikeudessa? Ja jos on ongelmia äänen? Ja jos alkaa sataa?
En ole varma en voi löytää rahat projektin. Mitä vaihtoehtoja?
Ensimmäinen Likimääräinen budjetin tapahtuman ja tehdä budjetin. Noudata kaikkia kulut: Tilat, laitteet, kutsuvieraat, mainonta, painatus, logistiikan, catering, joukkue. Esimerkiksi kustannukset kutsuvieraille ovat lipunmyynti, majoitus, ateriat, kuljetukset ja maksuja. Menot komento: maksaa puhelinlaskut, ruoka, ostaa rekvisiittaa.
Kun ymmärtää, kuinka paljon sinun täytyy, alkaa kerätä rahaa. Mistä löytää ne - se riippuu siitä, missä muodossa tapahtuman.
Jos järjestää jotain yhteiskunnallisesti merkittävää (festivaali graffiti, Popular Science luentoja koululaisille), voit hakea apurahaa alkaa varainhankinnan Planeta.ru tai houkutella vapaaehtoisia.
Jos olet tekemässä kaupallinen tapahtuma - ilme sponsori kiinnostunut PR. Tehdä kaunis esitys ja selkeästi kuvailla mikä hyödyttää sponsorin saavat osallistua projektin ja mitä häneltä edellytetään. Vain olla rehellinen ja eivät lupaa mitä ei voi tehdä. Sinulla on paremmat mahdollisuudet onnistua, jos kohderyhmä tapahtuman samaan aikaan kohdeyleisön sponsoroivan yrityksen.
Jos järjestät häät paras ystävä - yhteyden ystäviä ja tuttavia. Ne voivat antaa sinulle sopiva paikka, teknologian ja ajo.
Hyvä tapa vähentää talousarvioon kaupallista toimintaa - tinkiä urakoitsijoiden ja töitä vaihtokauppa pohjalta. Kallein urakoitsijat - catering ja alkoholijuomien baarissa. Laita edellytyksin määrätä selkeät tehtävät ja älä epäröi pyytää alennusta.
Mitä etsiä, jotta kaikki oli huipulla?
Tärkeää jokainen yksityiskohta, vaikka määrä wc ja läsnäolon veloparkovki. Mutta on viisi keskeistä elementtiä, jotka määrittävät onnistumisen tapauksessa:
- Valo. Hyvä valaistus - tämä on, kun kohtaus on selvästi nähtävissä, valokeilaan ei ole sokea, ja vieraat eivät kuulu ruma varjoja.
- Ääni. Tarkista tekniikka muutaman kerran, säädä mikrofonin ja sopia omistajan kanssa huoneen melunormit työmaalla.
- Puhtaus. Ei roskat, likaisten lattioiden ja erääntynyt wc.
- Turvallisuus. Opi evakuointisuunnitelma ja johtamiskoulutus joukkueille ja vapaaehtoisille. Kaikkien pitäisi tietää, missä hätäuloskäynnit, sammuttimet ja ensiapulaukku.
- Lämpötila. Kukaan ei saa olla liian kuuma tai liian kylmä - on tarpeen tarkistaa ilmankierto ja huollettavuus ilmastointilaitteet. Mukava sisälämpötila lämpimänä vuodenaikana - 23-25 ° C: ssa, kylmä - 22-24 ° C: ssa Jos vietät musiikkifestivaali, lämpötilan on oltava alempi (20-22 ° C), koska sen jälkeen tanssintekijät lainkaan tulee varmasti kuuma.
Kuka on koordinoitava toimia välttää potkut poliisille?
Sinulla täytyy olla valmiina kaksi ilmoitusta: hallinto kaupungin ja poliisilaitokselle (jos tapahtuma on alle 2 000 henkilöä). Ne voidaan lähettää postitse tai Courier, kaksi kappaletta jokaista elintä. Jos suunnittelet tapahtumaa, joka on yli 2 000 ihmistä, sinun täytyy lisäksi lähettää ilmoituksen hallituksen alueen ja alueellisen poliisilaitokselle.
Ilmoituksessa on kirjoitettu vapaamuotoinen: on tarpeen täsmentää, että haluat hakea, mitä nimi ja tarkoitus tapahtuman, missä ja milloin se tapahtuu, paljonko odotetaan osallistujia, jotka järjestäjät. Esimerkkejä päivitykset etsiä internetistä.
Tehdä sopimuksia kaikkien urakoitsijat, jotka toimittavat sinulle tekniikkaa, ravintola- tai tarjota vuokra tilaa. Neuvotella selvästi kaikki yksityiskohdat ja varmista, että ne ovat yhtä mieltä. Jos esimerkiksi sopineet, että loppusiivous tilojen omistaja, kohde olisi sopimuksessa.
Miten ilmoittaa tapahtuman siitä niin monelle ihmiselle kuin mahdollista?
Anna sille nimi ja logo. Olkoon suunnittelija tekee julisteita ja kehittää yrityksen identiteetti. Tehdä yksinkertaisia sivuston tietoa tapahtumasta - esimerkiksi Tilda.
Lähettää lehdistötiedotteen, jossa tietoa tapahtumasta, mitä, milloin ja missä vietät, joka järjestäjät, yhteistyökumppanit ja sidosryhmät. Yritä kiinnostusta toimittajille. Älä kirjoita liian kuivaa ja lähetä lehdistötiedotteita erikoistunut media - ne, joilla on sama kohderyhmä kuin tapahtuma. Ota toimituskunta useimmissa sivustoja löytyy julkisia.
Älä unohda edistäminen sosiaalisissa verkostoissa. Luo tapaaminen Facebookissa, «VKontakte" ja tapahtumia sivun Instagram. Run kohdennettua mainontaa ja näyttää määritetty oikein: sen pitäisi näyttää vain kohderyhmä mainontaa Budjettia ei mene hukkaan. Pyydä suurten yhdyskuntien ja bloggaajia puhua tapahtumasta sivuillaan. Jos et ole hyvä SMM, lue blogi "Netologii" - monia hyödyllisiä materiaalia edistäminen sosiaalisissa verkostoissa.
Kaikki on valmiina. Jotain muuta sinun täytyy antaa?
Olla täysin valmis. Järjestäjän on aina täynnä puhelin- ja internet-yhteys, akkulaturi, kannettava korvaaminen, jatkojohto, HDMI adapterit kaikille mahdollista liittimet, tarroja, nauha, useita sytyttimiä, paperi veitsi, teippiä ja kipulääkkeitä tapauksessa särky pää.