Miten ei pelotella pois asiakkaille ja kumppaneille: huonot tavat kirjoittaessaan sähköposteja
Työ Ja Tutkimus / / December 25, 2019
Töissä, monet ihmiset ovat kirjaimellisesti hyökkäsi valtava määrä sähköpostin-viestin, joka välttämättä tarvitse vastata. Tietenkin se on hyvin vaikea selviytyä volyymin tehtävät ja tehdä se oikein. On kuitenkin olemassa vakavia virheitä, jotka oikeastaan tulisi välttää.
Opi perussäännöt etiketti kirjoittamisen sähköposteja ei tarvitse tehdä kirjeitä muuttui kirjallisuuden mestariteoksia. Se on täysin hyödytön. Mutta jos voit päästä eroon tapoja, jotka osoittavat puute ammattimaisuutta, yrityksesi menee paljon enemmän onnistuneesti.
Mitä karkeat virheet kirjoittaessa sähköpostin viestin ovat yleisimpiä?
1. Abuse merkintä "Kiireellinen"
Jos käyttäydyt kuin poika vertauksen, joka huusi "Susi! Susia! "Ja laittaa kaikki kirjaimet peräkkäin merkintä" Kiireellinen", hyvin pian lakkaa vastaanottajille suhtautua vakavasti. Kun todella tarvitset välitöntä vastausta, kukaan ei kiinnitä huomiota tähän merkkiin.
2. liiallinen epävirallisuus
Valikoiman tiedonsiirto- tapojen riippuu laadusta suhde sinun ja toisen henkilön. Liiallinen epävirallisuus osoittaa puute ammattitaitoa.
Varo, ettei käytössä huutomerkkejä, hymiö, värin valinta tekstin, fancy fontit, internet slangia ja lyhenteitä. He vain ei auta sinua luomaan kuvan kokeneen työntekijän.
Lisäksi kiinnitetään huomiota siihen, että jotkut ihmiset eivät ymmärrä lyhenteitä. Varsinkin huolellisesti valita sävy yhteydenpitoa ulkomaalaisten ja jäsenten muiden sukupolvien.
Muista: liikekirje Se olisi helppo lukea. Voit tehdä tämän, käytä Arial, Calibri tai Times New Roman, asettaa koko 10 tai 12 yksikköä. Mitä väri, se on parasta pysyä musta.
3. Liian kylmä sävy viestintä
Samaan aikaan, vastaanottaja ei pitäisi tuntea, että hän kommunikoi robotin. Jotkut kirjaimet näyttävät oikeita ihmisiä kuin itse asiassa se on puhelinvastaaja viestin.
Jos kirje nähdään persoonallisuuttasi, hattuun aiotaan pohtia vastaanottaja myönteisesti sinut liiketoimintaa keskustelukumppani. Tärkeintä - älä liioittele.
4. Väärinkäyttö funktio "Vastaa kaikille"
Sähköpostiviestit ei ole tarkoitus tehdä niistä kodikas chatik. Jos vastaat viestiin, joka välitetään ryhmälle ennen kuin painetaan "lähettää kaikki", varmista, että vastaus on todella mielenkiintoinen ja tarpeellinen jokaiselle ryhmän.
5. Siirretään postitse ilman hyväksyntää lähettäjän
Tämä on ainakin ärsyttävää. Ja voi merkittävästi heikentää uskottavuutta.
Ei ole väliä, mitä lähettää. Voit lähettää viestin asiakkaalle pomollesi, joka viittaa asiakkaan. Tai et voi vastustaa kiusausta kääntää ketjussa vastaanottajat sisältävän kirjeen joitakin henkilökohtaisia tietoja, hänen kollegansa. Joka tapauksessa, sinun ei pitäisi tehdä ilman lähettäjän lupaa.
6. Lähettämistä piilotettu kirjeiden jäljennökset
Kun lähetät jonkun piilotettu kopio kirjeestä että keskustelukumppani ajatus: "Ja kuka muu lähetti kopion?" Se aiheuttaa epäluottamusta ja synnyttää tunteen, että olet piilossa jotain.
Jos haluat lähettää kirjeen joku ei saisi esiintyä ketjussa humalan, kopioi ja liitä tekstiä erilliseen uuden viestin.
7. Oikea muotoilussa teema
Jos kenttä "Subject" annat jotain "Se olen minä", "Hei" tai "Tiedoksi," se ei anna vastaanottajan aavistustakaan kirjeen sisällöstä. Tämän seurauksena on todennäköistä, että viestisi ei edes voi lukea.
Jos käyt liikekirjeenvaihtoa, Aihe kirjeen pitäisi olla lyhyt, tilava ja tarkka. Jos vastaanottaja heti ymmärtää, mitä olet kirjallisesti, se on todennäköisesti hän lukee viestin ja vastata siihen nopeammin.
8. Henkilötietojen väärinkäyttöä viestejä
Vitsejä, koskettavia tarinoita ja motivoiva lainausmerkit joskus tulla hyvin pois paikaltaan. Mutta suuria määriä, ne nopeasti väsy vastaanottajan. Älä pommittaa postilaatikoihin merkityksetön viesti kollegalle, vaikka et se paras aikeet. Ennemmin tai myöhemmin, vastaanottajat yksinkertaisesti poistaa tällaisia viestejä lukematta niitä.
9. nolaus
Älä houkutusta ilmaista kirjeessä vanhurskaan vihan kohde, vaikka hän ansaitsi tällainen reaktio. Vaikka odotat pakettisi pari kuukautta. Kunhan et tee sitä. Ihmiset aina muistamaan on töykeä, ja se on haitallista yrityskuvaa.
Sen sijaan, kirjoittaa viestin, että aiot lähettää sinulle vihainen vastaanottaja, ja jätä se pari päivää "Luonnokset" -kansioon. Muokata sitä ja poistaa kaikki loukkaavaa kieltä. Joten voit osoittaa heidän ammattitaitonsa.
10. perehtyneisyys
Jos tiedät hyvin viestin vastaanottaja, ja joskus voit varaa hienoja kohteliaisuuksia. Mutta jos tämä on liikekumppani tai asiakas, tallenna kohteliaasti hillitty sävy viestintä. Loppuun, kuten "Nähdään pian!" Tässä tapauksessa ei olisi asianmukaista.
11. Käyttö järjetön sähköpostiosoite
Röyhelöinen, mautonta tai avoimesti naurettava osoitteet houkuttelee negatiivista huomiota vastaanottajille. Jos vain voi luopua hänen ruutuun [email protected] sitten uudelleenkelataan liikekirjeenvaihdosta erillisellä tilillä.
12. Suuri määrä kirjoitusvirheitä
Lähettää viestejä puhelimestasi ei vapauta teitä velvollisuus tarkistaa sähköpostit virheistä. Jos teet useampia kirjoitusvirhe kirjeessä, et näytä itsesi paras puoli. Jos haluat lähettää viestin liikkeellä, on tärkeää tarkastella huolellisesti ennen lähettämistä.
13. Viestien lähettäminen aikaisin aamulla
Joskus kun herätä aikaisin ja tuntuu aivan tuottava, Olet taipuvainen nopeasti käsitellä liikekirjeenvaihdon. Kuitenkin osalla vastaanottajista kiinnitti huomiota lähetyshetkellä kirjeen. Jos lähetät viestin kolme aamulla, sitten parasta mitä harkitsee työnarkomaani, ja pahimmillaan - ei aivan terve.
Jos yö inspiraation teille, vain tallentaa luonnoksena kirjeen ja lähettää sen työajan.
14. Laadittaessa liian kauan kirjeet
Useimmat ihmiset yksinkertaisesti tarkastella viestejä, jotka eivät saa otetta tekstissä. Pidä tämä mielessä, kun kirjoittaa kirjeen. Suuria tekstilohkoja vaikeuttaa lukea, niin jakaa viestin pieniksi kappaleissa.
Käytä luetteloita. He tekevät viestisi vieläkin luettavissa. Lisäksi voit valita tärkein osa viestiä kursiivilla tai lihavoitu.
Vältä kuvattu virheet, ja sitten voit luoda hyvän vaikutelman itsestään, mikä varmasti osaltaan urasi.