Kuinka olla orja sähköposti: 7 vinkkejä LinkedIn pään

Valtava määrä ihmisiä päivittäin joutuvat saman ongelman: sähköposti, jonka tarkoituksena on optimoida organisaation ja työprosesseja ja viestintä prosessit, muuttuu usein paha vartija, tekee sinusta hartaasti seurata jäseniä, jos työskentelet kuljettimella nauha. Maksaa sinulle hieman hajamielinen kuin jatkuvasti kertyvä tieto ripeästi siisti ja puhdas postilaatikkovedos Rake joka on vaikeampaa mitä kauemmin et mene takaisin postia.

Tänään tarjoamme sinulle muutamia yksinkertaisia ​​vinkkejä hallita prosessin vuorovaikutus sähköpostin Jeff Weiner, toimitusjohtaja LinkedIn. Tämä päivystäjä on pitää yhteyttä satoja ihmisiä joka päivä, ja hänellä on muutamia temppuja, joiden avulla häntä hukkua tässä lumivyöry tietoa.

Minun postilaatikko olennaisesti tuli keskeinen solmu työnkulkuuni - postin kautta, olen säännöllisesti yhteydessä yli 4300 työntekijää 26 kaupungissa ympäri maailmaa. En voi sanoa, että olen aina ollut fani sähköpostin, tai että en ollut tilannetta, jossa työni postin näytti Sisyphean tehtävä.

Joka tapauksessa, vuosien varrella olen kehittänyt joitakin käytännön suosituksia, saa minut siirtyä käsitteestä "postin valvontaa minua" käsitteen "minä hallita postia."

1. Haluatko saada vähemmän postia - lähetä vähemmän sähköposti

Tällaisen neuvonnan näyttää naurettavan yksinkertainen, varsinkin kun otetaan tällainen yhteinen ongelma, mutta itselleni, mielestäni tämä on kultainen sääntö onnistuneen sähköpostin hallintaan.

Tämä johtopäätös tuli minulle työskennellessään edellisessä yritys, jossa kaksi työntekijää parhaiten yhdistävät minua, jätti yhtiön. Ne ovat erittäin tehokkaita kommunikoida ihmisten kanssa, paljon työtä, ja kuten kävi ilmi, lähettää paljon postia. Niin kauan kuin he ovat työskennelleet yhtiössä volyymi postin mukana sähköpostitse, näytti täysin normaalia, mutta sen jälkeen he lähtivät, huomasin, että postilaatikossa kysyntä laski noin 20-30%.

Kaikki tämä toiminta jälkeisessä oli paitsi kirjeensä: oli vastaukseni heille ja silti siellä oli kirjeitä ja vastauksia kaikki vastaanottajat on liitetty kirjeenvaihto. Usein nämä viestit eivät vaatineet minun pakollista osallistumista keskusteluun.

Siitä hetkestä Asetin itselleni selkeänä ehtona - älä kirjoita mitään ilmeistä tarvetta. Tulos: vähemmän sähköposti ja järjestyksen laatikon rajoittamatta työtoiminta. Sittemmin yritän olla poiketa tästä säännöstä.

2. Merkitse lukemattomat sähköpostiviestit vireillä

merkitse lukemattomaksi kirjaimia perusteellisesti muuttanut tapaa Työskentelen postia. Kävelen tarpeeksi nopeasti saapuvan postin, heti vastata kiireellisimpiin, ja poistaa turhat. Nämä kirjeet, joihin minun täytyy palata myöhemmin, jos on aikaa, merkitsen lukemattomaksi. Tämä poistaa pelko siitä, että tärkeä kirje lukea, ja jätetään vastaamatta, on unohdettu, ja on haudattu uumenissa postilaatikon. Tämä lähestymistapa mahdollistaa eräänlaisen ToDo-List, johon palaan myöhemmin.

Joka kerta yritän lopuksi vähimmäismäärää odottavaa viestiä, ja mieluiten niitä ei olisi lainkaan. Jos tänä päivänä minulla ei ole aikaa mennä takaisin niitä, niin ne alkavat seuraavien työ aamuna.

3. Asettaa selkeä aikataulu postin

Viime vuosina, elämäni jatkuu työpäivän mukaan melko chotkomu aikataulussa. Nousu 5: 00-5: 30 pm, tunnissa sähköpostin, lukeminen uutiset, aamiainen, leikkiä lasten kanssa, koulutus, toimisto, tule kotiin, laittaa lapset nukkumaan, syömään vaimonsa levätä (yleensä television katselun kulkee puhdistus postilaatikkoon mainosten aikana ja tylsä hetkiä).

Todettiin, että kiinni tämän aikataulun, olen helposti hallita postin kuitenkin kannattaa ainakin vähän muutoksia järjestyksessä, kuin kaaos alkaa postilaatikkoon.

Tällöin et tunne asennuspainetta tietäen, että laatikko yhtäkkiä jätetään ilman huomiota. Noudattaminen aikataulu auttaa pitämään kaikki hallinnassa. Tämä auttoi Benjamin Franklin, ja auttaa.

4. itse ymmärrettävä

Muista peli rikki puhelin? Sitten oli aika hauska, mutta nyt kaikki on harkittava työn käsitettä ja liiketoiminnan, ja se ei ole pelejä.

Sanat ovat hyvin tärkeitä, ja jotta vältettäisiin epäselvyyksiä ja tulkittu väärin heidän on valittava huolellisesti. Yksinkertaisempia ja selkeitä ymmärtää tekstin, sitä vähemmän todennäköisyys toinen kirje pyyntöä selittää ensin.

5. Ajattele vastaanottajat

Usein näyttää siltä, ​​että kenttä "" ja "CC" pitävät paljon kuin yksi ja sama. Itse asiassa, niitä voidaan käyttää yksilöllisesti selventää mistä tahansa vastaanottajille odottaa vastausta, ja joka lähetti kopion kirjeestä varten pitämiseksi silmukan.

Itse asiassa, älä valitse vastaanottajat, joilla on velvollisuus vastata - se on nopein tapa tehdä paniikkia ja sekaannusta keskusteluun. 6 vastaanottajien sijasta 1 ja 5 kopiota vastaanottaja - tämän ylimääräisen 5 mahdollisia vastauksia, joista jokainen voi kehittyä koko erillinen keskustelu.

6. kuittaa vastaanoton

Jos olet määrittänyt kuin vastaanottaja, ja kirje on todella osoitettu sinulle, älä ole laiska ilmoittaa lähettäjälle, että olet saanut kirjeen. Ei tarvitse paljon sanoja, sinun tulee vain "hyväksytty" tai "sai". Tämä on merkki siitä, että saamasi tiedot kokonaisuudessaan ja oikea määrä ja lähettäjän ei tarvitse lähettää sinulle jotain muuta samasta aiheesta.

Jos et vahvistanut saaneensa, lähettäjä on edelleen täysin tietämättömiä kirjeen. Ehkä se katosi syvyyksiin postilaatikkoon? Jos tämä on tärkeä tieto, epäilyt ja jännitystä pakottaa lähettäjän kirjoittamaan teille toisen kirjeen Pyydän teitä vahvistaa vastaanottaneensa ensimmäinen kirjain, tai pyydä joku muu noin olotila työssä paikka. Mukana ylimääräisiä ihmisiä, lähettämäsi ja sai ylimääräistä kirjeitä.

7. Pidä tunteet ulos postin

Sähköposti voi olla hyödyllinen työkalu, jos käytät sitä oikein. Hän voi tulla tuhovoima jos niitä käytetään väärin. Yleisin esimerkki - sähköpostin käytön, jolla voidaan keskustella kiistanalaisia ​​ja arkaluontoisia kysymyksiä konflikti.

En koskaan lakkaa hämmästyttämästä, miten ihmiset käyttävät kirjeenvaihdossa sanoja ja lauseita, jotka eivät koskaan sanonut läsnäollessa samasta yleisöstä.

Jos yhtäkkiä löydät itsesi samanlaisessa kirjeenvaihdossa, tee yksi yksinkertainen asia - pysäytys. Riidan ratkaisemiseksi tai konfliktit voivat ottaen puhelin ja soita vastaanottajan, joko henkilökohtaisesti tavannut häntä. Tällainen herkkä asiat on käsiteltävä ei tekstissä kirjeenvaihdossa. Tekstissä ei välittää emotionaalinen komponentti, intonaatio ja muita tärkeitä asioita, jotka voivat olla ratkaisevia rakentava ratkaisu ongelmaan.

(kautta Jeff Weiner)