Miten hallita sähköposti: 10 vinkkejä TED henkilöstön
Tuottavuus / / December 23, 2019
TED Fellow Michael Makvoters yrityksen blogissa, jaettu 10 vihjettä, jolla hän pitää järjestyksessä postissa.
Kukapa muukaan kuin toimittajat ja johtajat TED, puhua menetelmiä kamppailemaan ylikuormittunut postia. Heidän mukaansa yhtiö saavat satoja sähköpostiviestejä päivittäin, ja laskuri saapuvat sähköpostit, jotkut työntekijät ovat jo pitkään ylittänyt tuhat.
Michael Makvoters, UX-arkkitehti TED, tarjoaa 10 ratkaisuja ongelmaan.
Tulevaisuudessa sinulla ei ole enemmän aikaa kuin nyt
Michael huomannut, että monet lykätä työtä sähköpostin myöhempää, koska he ajattelevat, että jossain vaiheessa tulevaisuudessa heillä on enemmän aikaa tehdä niin. Älä. Oman työllisyysaste todennäköisesti jäävät ensi viikolla, kuukausi, vuosi. Saatat jopa olla tyytyväisiä tähän. Mutta saman verran aikaa on virkaan. Joten aloittaa työskentelyn sitä juuri nyt.
Yritä aloittaa puhtaalta pöydältä
Tässä on kaksi tapaa tehdä tämä:
- Kestää jonkin aikaa ja harjoittaa puhdistus postin useassa vaiheessa. Riippuen siitä, kuinka monta viestiä olet, sinun täytyy kymmenen puhelut heidän siivota. Jos sille annetaan kovia, murtaa työn useisiin 15 minuutin segmenteissä.
- Mennä rikki. Esiin kolme tai neljä tuntia ja tehdä irti kansion "Saapuneet" ihanne siisteys ja järjestys.
Kesannointi vähän aikaa joka päivä
Mukaan Michael, tämä on vaikein osa suunnitelmaa. Sinun täytyy työskennellä sähköpostitse useita kertoja päivässä. Hän neuvoo kiinnittämään 15 minuutin välein neljän tunnin ja käsitellä vain Saapuneet-kansion.
Jos kirje ei ole kovin tärkeä - poista
On houkuttelevaa lähettää joka vähän tärkeitä kirjeen kansio, käsitellä sitä myöhemmin. Mutta jos kirje ei ansaitse huomiota juuri nyt, poista se.
Peruuta postitus kunkin tarpeettomia
Olen usein kärsii siitä, että juuri poistaa viestin mielenkiinnotonta minulle postituksia. Michael sai myös lisää kategorisesti:
Jos lähettäminen ei ole kiinnostunut teitä, ei vain poistaa kirjeen vaan lopettaa sen.
Alareunassa jokaisen kirjeen on painike "tilaus" tai tilaus. Käytä sitä sen käyttötarkoitusta. Ja mitä enemmän, sen parempi. Voit myös käyttää palvelua Unroll.me, jota kuvattiin täällä. Hän otpishet sinua toivottuja postituslistoille automaattisesti.
Jos viesti on vielä "Saapuneet" kansioon, lue se
Jos kirje on testattu, ja et tilaus ja poista se välittömästi, sitten lukea sen. Jos se on lyhyt, lukea välittömästi. Jos pitkä, lähettää kirjeen valmiiksi luotuja kansioon "Read" ja palata siihen, kun on enemmän vapaa-aikaa. Michael sanoo, että jos rehellisiä itsellemme, pienin osuus kaikista kirjaimet kuuluvat tähän kansioon.
Vastaaminen lyhyitä kirjeitä on parempi
Jos lähetät sähköpostia vaatii nopeaa reagointia, vastatkaa... välittömästi. Älä odota. Lähettämisen jälkeen vastaa, poista kirjain. Jos kirjain on kopio, lähetetään toiselle vastaanottajalle, ja hän ei tarvitse tietää vastausta, poista se vastaanottajille.
Uudelleenohjaus viestejä kollegoille, jos ne pystyvät vastaamaan entistä asianmukaisesti
Redirect viestejä hieman selitystä, ja poistaa sen postilaatikosta.
Engage lajittelu
Tahansa sähköpostipalvelun avulla käyttäjät voivat luoda kansioita. Se on paras tapa ratkaista ylikuormittunut postia. Loin kansio työhön, valokuvia, tutkimuksia ja muita asioita. Michael tarjoutuu tekemään kansioon "projektit", "Muut", "vastaus myöhemmin." Tärkeintä on, että tunnet olosi mukavaksi.
Valitse oikea sovellus
Minulle tämä hakemus on tullut postilaatikko. Michael valitsi sen. Mutta paljon vaihtoehtoja. Voit kirjoittaa etsittäessä Layfhakeru Sana "mail" ja nimi käyttöjärjestelmän, jolle olet etsimässä asiakkaalle. Lupaan löytää jotain sopivaa.
tulos
Jos et voi lukea artikkelin (kerro miksi), tässä on lyhyt luettelo kaikista vaiheista:
- pura "Saapuneet" kansion useita lähestymistapoja.
- Päättää, mitä tehdä kirjaimella, heti kun se tulee.
- Ajoittain harjoittavat puhdistus postissa.
- Peruuttaa toivottuja postituksia.