Leo Babauta: minun 10 tapoja työskennellä sähköpostitse
Työ Ja Tutkimus Tuottavuus / / December 23, 2019
© valokuva
Sähköposti voi olla erinomainen työväline, ja se voi muuttua ärsyttävää lähde viivyttely, ja se on vain miten et käytä sitä. Oli aika, jolloin ilmoitin täydellisen konkurssin sähköpostin, ja nyt voin tarkistaa sen joka päivä 2-3 kertaa päivässä, mutta se kulkee nopeasti ja tehokkaasti.
Olen kehittänyt muutamia tapoja, jotka auttavat minua toimimaan sähköposti on erittäin tehokas ja parempi keskittyä muihin tärkeisiin työtä. Kerron teille rehellisesti, lopuksi omaan postilaatikkoon on tyhjä, ja se on hieno tunne. Aion tässä artikkelissa 10 sen tapoja. Ei tarkoita sinun tarvitse sokeasti seurata niitä, haluan vain osoittaa tieni, ja sen perusteella, voit antaa oman. Joten, tässä ovat tapoja, jotka työtä minulle:
Harvemmin näyttävät postissa
En pidä ikkuna auki koko päivän posti. Ja ulkoasua hänen harvoin. Tulin siihen tulokseen, että jos postilaatikkooni kertyy 20-30 kirjaimia, niin maailma ei romahda, samaan aikaan, tämä on numero aion olla helppo nopeasti prosessiin. Varoitus! Sanon "prosessi" eikä "lukea". Avaan kansion "Saapuneet" roiskumaan toisella viestisi kansioihin, eikä lukea niitä ja lähteä välittömästi.
scatter kansiot
Avaan postin ja alkaa tehdä päätöksiä nopeasti: poistaa tai arkistoida, lukea ja vastata välittömästi (jos se kestää alle 2 minuuttia) tai arkisto, lähettää vastauksen nopeasti, ja sitten takaisin ylös, lisää omiin tehtävälistan, tehdä tämän myöhemmin (merkitse tähdellä, ja sitten arkisto). Joka tapauksessa saapuneet- mikään saa jäädä.
Välittömästi lisätä kaikki kalenteriin
Jos kirje tulee minulle joitakin tietoja siitä, mitä minun täytyy muistaa, olen kerran tuon sen kalenteriin. Henkilökohtainen tapaaminen tai puhu Skype, koulutusta tai jotain, mitä minun pitäisi vain muistaa viikossa - kaikki lähetetään välittömästi kalenterin. Nyt on paras tapa on tuonut automatiikkaa, ja kiitos hänelle, olen harvoin jotain muistaa.
Käytä "oikotiet"
Käytän Gmailia, joka tarjoaa mahdollisuuden käyttää useita pikanäppäimiä postin. Oikeastaan minulla kesti vain muutaman minuutin oppia niitä, ja sitten lihasmuistia muistaa avaimet.
Nämä ovat "oikotiet" että käytän:
«Gi» - palata postilaatikkoon;
«E» - arkisto;
"#" - delete;
"C" - uuden viestin;
«R» - vastaus;
«F» - eteenpäin;
«A» - vastaus kaikkiin;
«Gs» - siirtyä merkittyyn;
«Tab + Return» - kun luon viestin, joten sinun tarvitsee vain lähettää hänet takaisin ylös.
Olen myös käyttää asetusta, kun, poistamisen tai arkistoinnin jälkeen sähköposteja, aion automaattisesti siirtyä seuraavaan palaamatta postilaatikkoon, sen avulla voit nopeasti siirtyä raportit.
Kirjoita lyhyitä kirjeitä
Vastaukseni kirje on yleensä 1-3 lauseita. Olen harvoin kirjoittaa kirjeitä yli 5 lauseita. Ja ollakseen hyvä syy. Jos todella täytyy kirjoittaa paljon, mieluummin tehdä sen Google Docs, ja jakaa oikea henkilö. Lyhyen kirjeen tarkoittaa nopean vastauksen vastaanottaja, koska henkilö ei tarvitse kahlata läpi viidakossa kaunopuheisuutenne ymmärtää ja ymmärtää keskeiset tiedot.
Voit lisätä tehtäviä todo-lista
Jotkut käyttävät Saapuneet kuin tehtävälistan, mutta se soveltuu huonosti tähän, ja tästä syystä:
1. Työt tulee suorittaa, sekoittaa muiden kirjeitä, ja sitten niitä on vaikea saada kiinni joukosta.
2. Kerronta kirjeessä ei aina sisällä ohjaamaan toimintaa, vaan sen perusteella, kirjaimet voit laittaa itse tehtävän. Kun olet valmis suorittamaan se, sinun täytyy uudelleen lukea kirjeen uudelleen, muistaa, mitä erityisenä tehtävänä olet asettanut itse sen lukemisen jälkeen.
3. Joka kerta näytät jälkeisessä kiinni toisessa tapauksessa olet törmännyt uuden viestin, joka herättää huomiota ja viedä huomiota pois tärkeimmistä tapauksissa koputtaa työskentelyrytmiä.
Yksinkertainen ja helppokäyttöinen todo-lista - on pelkkä tekstitiedosto, jossa voit lisätä tehtäviä sähköposteja vain muutamalla hiiren klikkauksella. Ja sen aikana tällainen luettelo olisi tehokkaampi väline, koska sinulla ei ole kaiken aikaa tutkia postilaatikkoon.
Pidä pois postilaatikosta vain lukemattomia viestejä
Tämä ominaisuus on tarkoitettu edistyneille käyttäjille. Olen hakata Gmail-ruutuun, jotta se voi enää varastoida lukemattomia viestejä. Tämä tarkoittaa, että jos avasin kirjeen ja viskasi sen mistä tahansa muusta kansiosta, se yksinkertaisesti häviää. Se motivoi minua tekemään päätöksen siitä, miten edetä tämän kirjeen heti tai olen vain menettää sitä. Kiitos tässä kokoonpanossa, postilaatikkooni ei avaa viestit kasaantuu, mikä vähitellen roskat.
Defer lukea
Usein lähettää minulle linkkejä artikkeleihin. Ne olen heti lähetetään Instapaper, lukea myöhemmin. Siksi yritän käyttää vähemmän aikaa sähköpostin, koska minulla on niin paljon mielenkiintoista lukea, mutta häntä.
armottomasti suodatin
Kun minun kirjeessä ilmestyy, jota en haluaisi nähdä, olen heti suoristaa sitä. En ole laiska peruuttaa tai asentaa suodatin lähettäjälle. Ja se vähentää merkittävästi virtausta saapuvan postin. Olen armoton vastaan sähköposteja, jotka tukkivat postilaatikkoon, ja sääntöä sovelletaan myös asenne ihmisiä, jotka ovat liian häiritse minua.
Close sähköpostiviestejä loppuun mennessä hoidon
Purettuna viesti - lähellä postia eivätkä avaudu useiden tuntien ajan, kunnes saadaan taas kertynyt riittävä määrä kirjaimia.
Aloita löytää joitakin tapoja tehokkaaseen työhön sähköpostin - se on aivan oikea. Saat heti huomaavat, kuinka paljon rauhallisempi olet tullut tärkeämpi asia, päästä eroon tungetteleva tarkastusten Mail 10 minuutin välein. Pääsi on saatavilla tuoreita ideoita, kun postilaatikosta vapaa tarpeettomia sähköposteja. Onnea!