Kuinka tehokkaasti käyttää GTD järjestelmän elinkaaren
Tuottavuus / / December 23, 2019
Alexander Tsyglin
Laatija hankkeen "tuottavuus master».
Tämä materiaali - jatkoa artikkeli "Miten siivota asioista ja kaikki tahdissa: Täysi opas GTD järjestelmä». Ensinnäkin kannattaa tutustua siihen, koska se selitetään yksityiskohtaisesti monissa käytettyjen käsitteiden.
Tämä artikkeli - askel askeleelta opas siitä, miten soveltaa GTD elämässä. Kun kirjoitat, käytän seuraavia ohjeita:
- Monipuolisuus. Tässä kuvatut ovat yleismaailmallisia ajatuksia, ja käyttää niitä rakentaa itse GTD järjestelmä, joka toimii juuri niitä palveluita, joihin hän oli tottunut.
- Yksinkertaisuus. Järjestelmän tulisi intuitiivisesti helppo käyttää. Maahantuloa ja käsittely on käytettävä vähintään aikaa ja energiaa, sekä suunnittelee seuraavia toimia. Vasta sitten järjestelmä toimii pitkällä aikavälillä, vaikka pitkiä taukoja, esimerkiksi Jos lähdet lomalle kuukausi sitten, kun palaat, voit palauttaa sen johtamistapa asioihin.
- Luotettavuutta. Tärkeintä - se on voitava luottaa sen järjestelmään, jonka mukaan unohtaa mitään suunniteltu, niin näet muistutuksen oikeaan aikaan.
- tärkeässä pitoisuus. Järjestelmän pitäisi auttaa keskittymään, miten teet tällä hetkellä, ja niissä tapauksissa, jotka ovat tärkeitä pitkällä aikavälillä.
- Ilo. asianhallintajärjestelmä ja tavoitteiden pitäisi tuoda sinulle iloa. Esimerkiksi kun makaa sohvalla rankan työpäivän puhelimen kädessä, poistaa listalta suoritetut tehtävät, ja saada siitä nautinnollista. Varsinkin kun se on muuttunut enemmän kasvua tuottavuutta oman aikataulun.
5 päävaihetta GTD järjestelmä
Vaihe 1. tietojen kerääminen
Kerätä ehdottomasti kaiken, pienimmätkin, niin mielemme tulee olla selkeä ja toimimme mahdollisimman tuottavasti.
Siksi ei ole tavallinen työ luettelotKoska useimmat ihmiset usein kaapata vain kaikkein tärkeitä asioita, ja sadat ongelmat, jotka eivät ole niin tärkeitä, ei oteta huomioon. Mutta se on niin pieni ongelma, säännöllisesti muistuttaa itse, käyttävät merkittävän osan aivojen resursseja ja luoda uusia kokemuksia, jotka johtavat väsymystä ja stressiä.
Yksi tärkeimmistä periaatteista GTD järjestelmää - se on täysin purettu pää kaikki tehtävät ja laita ne luotettava järjestelmä, joka auttaa oikeaan aikaan miettiä tärkeistä asioista.
Silti on otettava huomioon, että koreja kerätä tulevan datan pitäisi olla vähimmäismäärä. Ihanteellisessa - yksi. Silloin on helpompi käsitellä.
Vaihe 2. tiedonkäsittely
Tässä vaiheessa olemme tietojen käsittelyyn, joka on meidän "postilaatikkoon" koriin.
On olemassa kolme vaihtoehtoa, miten voimme tehdä tässä vaiheessa:
- Merkitä tehtävän "Action", osoittaa seuraavaan vaiheeseen sen toteuttamisesta ja määräaika. Et voi määrittää määräaikaJos ei ole tarkkaa ymmärrystä kun tehtävän suorittamiseen.
- Siirrä tiedot "Directory", jos se ei tarvitse mitään, mutta se voi olla hyötyä tulevaisuudessa.
- Poistaa tiedot, määritetään, että se on "roskaa": eli älä jossa se ei tarvitse mitään ja hän ei tullut kätevä tulevaisuudessa.
Vaihe 3. toiminta organisaatio
Kaikki toimenpiteet tapahtuvat seuraavien suppilon.
Suodatin 1 - "leikkautumisen"
Kysy itseltäsi, minun täytyy todella suorittaa tätä toimintoa? Jos olet epävarma, poista.
Suodatin 2 - "valtuuskunta"
Kysy itseltäsi, jos sinun ei tarvitse tehdä, niin se todella on suoritettava henkilökohtaisesti olen? Jos näin ei ole, delegoida ja pisteen lopputulos, välivaiheet kontrollin (avainkohdat) ja määräaika.
Jos kanne pitäisi tehdä se sinun siirtyä seuraavaan suodattimen.
Suodatin 3 - "Action"
Kysy itseltäsi, tämä toiminta vie enemmän 2-5 minuuttia? Jos näin ei ole, nyt ja vapauta pään. Jos näin on, drop-in.
Järjestelmän toimintoja voi olla seuraavanlaisia.
"Seuraavat vaiheet" - yksinkertaisia tehtäviä, jotka koostuvat yhdestä toiminta (puhelun, kirjoittaa, mene, ja niin edelleen),. Esimerkiksi toiminta "Muutos talvirenkaat" muodostuu yksinkertaisia ohjeita: soittaa ja työpaja, aikatauluttaa oman kalenterin ajaa oikeaan aikaan autokorjaamoissa.
Tällaiset toimet ovat käteviä kerätä luettelot paikka ja olosuhteet (konteksti luettelot). Se voi olla luettelo "The Shop", jossa annat kaiken, että sinun täytyy ostaa, kun olet myymälässä, tai luettelo "Tuoli", jossa voit lisätä tapaamisia ja tehtäviä, jotka voidaan suorittaa illalla töiden jälkeen hänen suosikki tuoli. Tai luettelo "kokki-kysymyksiin", jossa kirjoitat ylös kaikki kysymyksiä, joita joutuvat ylimmäinenSitten selvittää ne kaikki kerralla.
Kaikki nämä toimet, olen yleensä korjata tai "Google-kalenteri'(Kokoukset ja tapahtumat) tai Todoist - pilvipalvelut, missä se on kätevä systematisoida tehtävään.
Hinta: Vapaa
Hinta: Vapaa
Hinta: Vapaa
Hinta: Vapaa
"Hankkeet" - tehtäviä, jotka vaativat enemmän kuin yksi vaihe. Projektiin siirtyi Kuolokohdassa on tarpeen kuvata ensimmäiset askeleet toteuttaa se ja jättää muistutus siitä luotettavalla järjestelmässä. Tämän seurauksena Hankkeen muuttuu ketjun yksinkertaisia ohjeita, joista jokainen voi tehdä seuraavan viiden minuutin ajan ja tuloksena.
Projektit sijoitan kortteja Trello. Kortti on ihanteellinen säiliö hankkeita, joihin voidaan laittaa:
- kuvaus ja tarkoitus hankkeen
- linkkejä muihin asiakirjoihin hankkeesta;
- nimet, jotka ovat vastuussa;
- määräaika;
- tarkista luettelot seuraavasti;
- kommentteja luonnoksista;
- tarvittavat tiedostot, ja niin edelleen.
Hinta: Vapaa
Hinta: Vapaa
"Laskennalliset toiminta". Jos emme voi suunnitella seuraavan vaiheisiin enempää tapahtumien tai tietoja (esim Odota, kunnes puhelimen lähettää tuttu palvelukeskukset, jossa voit kannattavasti korvata renkaat), tällainen toiminta meillä on merkittävä luetteloon "laskennallisen". Vaihtoehtoisesti voit laittaa muistutus siitä, että tarvitset jotain valvontaa.
Tällaiset luettelot tapauksista voidaan rakentaa listan yhteydessä. Esimerkiksi tehdä lista tehtävistä, jotka on uskottu hänen avustajansa.
List "Jonakin päivänä" Se sisältää teoksia, jotka eivät edellytä aktiivisia toimia nyt, mutta haluaisimme tehdä tulevaisuudessa.
Se voi olla:
- kirjatJa video kursseja, jotka haluavat ostaa;
- hyödyllisiä taitoja, jotka haluavat oppia;
- paikkoja Haluan käydä;
- asioita, joita haluan ostaa.
Käyttäjän kannattaa tarkastella tätä luetteloa, kun kirjaa ja tehdä niistä tavoitteista saavuttaa johon toimii.
Vaihe 4. tarkastellaan säännöllisesti
Jotta järjestelmä toimisi, on säännöllisesti tarkistaa tärkeimmät tehtävät ja hankkeet poistamaan niitä, jotka eivät ole enää merkitystä, ja uusi lajittele prioriteetti ja lähetetään työn.
Tällaiseen tarkasteluun tehtiin säännöllisesti, noudata näitä ohjeita:
- Jätä 30-60 minuuttia aikataulusta tarkastelun (aluksi kerran viikossa olisi riittävä).
- Tee muistilista tai suunnitella tällaista tarkastelua, jossa tuotiin esiin järjestyksessä, että takana, mitä menee. Tämä suunnitelma ei pitäisi olla liian vaikeaa, ja tarkastelussa ei pitäisi viedä sinut liian kauan, muuten et vain tee sitä säännöllisesti.
Alla - esimerkki minun tarkastuskohtaa viikkokalenteri. Tein sen sellaisessa muodossa piiri-kämppiä kanssa toimintavaihtoehto, joka näyttää palvelut / asiakirjat, jotka katson. Voit sijoittaa sen tavalliseen luettelosta tai piirtää käsistä piirin, joka olet mukava.
Tulostaa neljä tällaista tarkistuslista kuukaudessa. Aikana viikottain ottaa yksi heistä syliinsä ja voitonjako expunged listasta. Tämä yksinkertainen harjoitus motivoi sinua jatkamaan tarkastusten tekemistä.
Vaihe 5. toimet
Kun laaditaan viikon, paljon on vielä toimimaan. Älä anna yksi tärkeimmistä virheitä aloittelijoille työt GTD järjestelmään, kun liian paljon aikaa kuluu järjestämisestä tehtävien sijaan varsinaisen täytäntöönpanon.
Tässä muutamia vinkkejä, jotta toiminnan tehostamiseksi.
- Suunnitelmat päivän perusteella suunnitelmasta viikolla. Jaa päivän lohkoihin, valitaan 2-3 yksikkö suorittamiseksi tärkeitä asioita ja parin korttelin varattu muihin tehtäviin. Kesto yksiköt - keskimäärin 60-120 minuuttia. Lohko väliin vapaa-aikaa hätätapauksissa.
- Työ järjestelmään PomodoroTästä voit asettaa ajastin. Sen ydin on yksinkertainen: jokainen 25-30 minuutin käytön, pitää taukoa viisi minuuttia, ja sen jälkeen kolmannen liiketoimintayksikön - pitkän tauon (15-30 minuuttia). Yhteensä on kolme lohkoa 30 minuutin taukoja viiden minuutin jälkeen pitkä tauko 15-30 minuuttia. Päivän aikana voit viettää 2-4 tällaista sykliä, riippuen siitä, kuinka usein olet häiritseviä.
- Aikana tärkeä asioiden yksiköt yrittävät välttää hajamielinen muiden ihmisten ja muiden äänien (voit sisällyttää erityinen kuulokkeet musiikkia pitoisuus).
- Määrittää, milloin energian tasoilla enintään (esimerkiksi 7-9 am), ja tällä kertaa tehdä tärkeimmistä asioista, jotka tuovat sinut lähemmäksi henkilökohtaisia tavoitteita.
- Aio liian monia tärkeitä asioita päivä: se riittää 1-3. On tärkeää, että lopussa päivä, katsoa asioita yliviivattu suunnitelmasi, olet onnellinen ja ovat tehneet realistinen suunnitelma huomenna.
katso myös⏳
- "Perfektionismi - myrkkyä." 8 oivalluksia henkilökohtaista tehokkuutta ja menestymiseen
- Kuten luuta ja kolmio auttaa kaikkia tahdissa
- Tuottavuus riippuu tyyli ajattelu: määritä
- Yksinkertainen suunnittelujärjestelmä niille, jotka ovat kyllästyneet ajankäytön, tavoitteet ja tehtävälistat
- 4 tapoja järjestää tehtävälistan toimimaan tehokkaammin