Ei-ilmeinen, mutta työ tapa vähentää aikaa työskennellä mail
Tuottavuus / / December 23, 2019
John Smith (Jon Smith), jotka harjoittavat tekniseen tukeen MailChimp, yrityksen ja erehdyksen johti itse täydellinen kaava postia. Ensin hän nasozdavali useita kansioita, ja sitten poistaa jokainen, mutta mikään näistä lähestymistavoista ei toiminut. Ja sitten hän tuli aivan eri järjestelmää.
Huolimatta siitä, että vastauksiin ja lähetti miehittää lähes keskeinen asema työssään, hän pystyi vähentämään aika eri toimintoja sähköpostin, jopa kuusi tuntia päivässä. Hän totesi, että vaikka postilaatikko oli murtaa sähköposteissa pari yksinkertaisella toimenpiteellä voi merkittävästi muuttaa tilannetta.
Mikä ei kannata tuhlata aikaa
John sanoo, hän yritti ensin luokitella kirjaimet ja luoda kaikenlaisia kansiot: viesteille Päätoimittaja, tietoa eri hankkeista, viestejä, joita varten se oli tarpeen ryhtyä toimiin ja niin päälle. Hän uskoi, että sen pitäisi auttaa häntä säästää aikaa. Mutta itse asiassa, hän alkoi viettää enemmän aikaa yrittää muistaa luokitusjärjestelmä ja vähemmän - työstä itse.
John SmithEsimerkiksi sain viestin pään projektin hän oli työskennellyt, ja tämä viesti vaaditaan myös minua ottamaan tiettyjä toimia. Millä kansio se pitäisi sijoittaa? Ja mitkä olivat mahdollisuudet, että minä muistan mistä etsiä sitä myöhemmin kirjeen?
Joten John päätti päästä eroon kaikista kansioista, ja postin se vallitsee täydellinen kaaos. Koska järjestelmä oli liian monimutkainen järjestelmä paremmin. Sitten John päätti jälleen tarkistaa lähestymistapaa kanssa postitse. Hän päätti lajitella kirjaimia ei asiasta, sekä tyyppistä toimintaa, jota he vaativat ottamaan. Ja tässä miten tehdä se.
Keep it simple
Yksinkertaisesti paikka kansiossa "Saapuneet" vain ne viestit, jotka sinun täytyy vastata. Tärkein niistä, jos et voi käsitellä niitä välittömästi, merkitty lukemattomiksi.
Se voi tuntua counterintuitive sinulle, koska useimmat polttava tapauksissa tulisi suorittaa mahdollisimman nopeasti. Se on, ja joskus todella on tarve välittömästi vastaamaan tällaisiin ilmoituksiin. Mutta merkintä lukemattomat tärkeät viestit, et menetä niitä kertakorvauksen. Lisäksi, koska sinun ei tarvitse siirtää kirjaimet: ne jäävät kansioon "Saapuneet" ja kiinnittää huomiota itsensä kunnes olet jopa voit tavoittaa heidät.
John SmithYritän tehdä niin minun postilaatikkoon ei kerry enempää kuin 60-70 viestejä kerrallaan. Juuri kirjainten määrän, jota voin käsitellä turvallisesti yhdellä istumalla.
Luo itse pysyvä aikataulu mail
Joka aamu John allokoi tunti yrittää siivota postilaatikon. Kuten jo mainittiin, se jää usein kiireellisten viestien "lukematon." John nopeasti skannaa uutiskirjeitä ja yrityksen sisäinen viestejä ja vastaa enimmäismäärä kiireettömän Virkaa, jolla hän pystyy käsittelemään tunnin sisällä.
Kun hetki allokoitu Alkoi SähköpostiPäättymässä, John Smith ei sulje postilaatikon, mutta se kannattaa paljon vähemmän huomiota. Heti kun uusia viestejä saapuu, hän nopeasti skannaa sisällön ja lähettäjän nimi, antaa heille tietty prioriteetti. Jos viesti voidaan vastata pysähtymättä pitkään muista asioista, John tekee. Mutta hän alkaa ottaa kiinni jälkeisessä uudelleen.
Loppupuolella päivän John jakaa vielä 30 minuuttia yrittää omistaa niitä yksinomaan työtä postia. Tällä hetkellä hän on mukana kirjeitä, jotka vaativat häntä mihinkään toimiin: ltä luvan, kirjoittaa yksityiskohtaisen vastauksen tai tehdä päätöksiä. Silloin hän kiinnittää huomiota viesteihin, jotka on merkitty lukematta.
John SmithVoisin viettää paljon enemmän aikaa työskennellä sähköpostin, mutta näitä väliaikaisia rajoituksia auttavat minua keskittymään paremmin ja olla tuottavampia.
Classify sähköpostit mukaan tyypin vasteen
Joillekin viestejä, John silti luoda erillisen kansion. Tiettyjä kirjaimia että hän ei merkitse lukematta, se jakaa kaikki kahteen suuntaan. Virkaa, jotka vaadi toimenpiteitä tai vastausta kollegan (ei välttämättä kiireellinen), John laittaa kansioon "make". Se on suunniteltu sähköposteja, jotka voidaan lajitella pois seuraavana päivänä tai myöhemmin viikolla.
Vielä vähemmän kiireellisen John siirtyy kansioon "Read". Lisäksi se käyttää erityistä suodatinta, joka automaattisesti laittaa uutiskirjeen tähän kansioon. Asentaa suodattimen, sinun täytyy viettää vain muutaman minuutin, mutta tämä yksinkertainen toiminta myöhemmin säästää paljon aikaa ja vaivaa.
Jos käytät tätä menetelmää, saat kolme aktiivista kansiota, jotka eroavat toisistaan niiden kiireellisyyden vastata viesteihin "postilaatikkoon" ja lukemattomia viestejä, "tee" ja "Read".
arkistoida viestit
Kaikki muu, John Smith käyttää viestien arkistointi ominaisuus. Tämä auttaa häntä siivota postilaatikon ja pään turhilta tehtävistä.
John SmithHeti kun luin viestin ja ryhtyy tarvittaviin toimenpiteisiin, on se yritys tai uutinen lähettämistä, jonka allekirjoitin, minä arkistoi.
Jos viesti sisältää tärkeitä tietoja, jotka Johannes haluaisi säästää tulevaisuutta varten, se merkitsee tähdellä arkistoidaan viestin, niin se löytyy nopeammin.
Ole erityisen varovainen päätät poistaa viestin
John harvoin käyttää toimintoa poistaa viestejä. Se on opetus veti oikeilta käytäntöön. Kun John poistanut viestin kollegan tiedot sisältävän tuolloin hän ei pitänyt tärkeänä. Jo kun työntekijä on jättänyt yhtiön, John tarvitsi tietoa kyseisen kirjeen. Sitten hän tajusi, että hän oli kovakantinen.
John SmithSen jälkeen aloin poistaa vain ne kirjeet, jotka eivät ole aivan hyvä minulle tulevaisuudessa. Ei pahalla, hyvät kollegat, joka lähetti minulle ihanan SIFCO tiivisteet, mutta nämä ovat viestejä ja kirjoita "ostoskorin".
Saadakseen tämän järjestelmän, John Smith kokeillut monia erilaisia lähestymistapoja, jotka ovat osoittautuneet tehokkaiksi riittänyt hänelle. Hän testasi menetelmiä, joita muut ihmiset, mutta pian tajusi, että hän tarvitsi kokeilla jotain muuta. Johannes tuli siihen tulokseen, että kaikki toimii vain silloin, kun se sopii hyvin kannalta sinun työtä.
Kokeile tätä menetelmää tai hakea jotain erilaista. Voit ehkä löytää tapa viettää työskennellä sähköposti on vielä vähemmän aikaa.