Menetelmä Saapuneet Zero - paras tapa käsitellä tuhansia lukematta sähköposteja

Kasa lukematta sähköposteja jatkuvasti hengailivat "Saapuneet" kansioon, aiheuttaa paniikkia kenellekään. Jos sinulla on paljon liikekumppaneita ja kollegoita, joiden kanssa olet vuorovaikutuksessa vastaavuuteen, sinun tarvitsee vain pitää postilaatikkoon puhdas ja siisti.

Toimitusjohtaja JotForm Aytekin Tank tarjoukset mielenkiintoinen mahdollisuus järjestää sähköposteja nimeltään Saapuneet Zero. Kuten nimi kertoo, menetelmä on yksinkertaisesti pitää kansion "Saapuneet" on tyhjä.

Yleensä Tank ei keksinyt mitään uutta. Saapuneet Zero kauan sitten vakiintunut kirjailija ja bloggaaja Merlin Mann ja on todistettu ja tunnettu menetelmä. Noin tekniikka työskennellä asiakirjoissa kuvataan enemmän David Allen kirjassaan "Miten asioiden järjestyksessä». Tank vain sovitettu sen Gmailin verkkokäyttöliittymässä.

Tank listaa menetelmän etuja Saapuneet Zero:

• Et menetä tärkeä viesti, jos kansio on "Saapuneet" on tyhjä.
• Et tee vastaanottajien odottaa pitkään, sillä pian voi vastata kirjeitä.
• Postilaatikkoon ei kerry satoja tai tuhansia lukematta sähköposteja.
• Voit säästää enemmän aikaa todella tärkeitä tehtäviä eikä tuntikausia kikkailunsa sähköpostilla.

Tunnen monia ihmisiä, jotka vaalivat kaikki sähköpostit poistamatta. Seurauksena postilaatikkonsa alkaa näyttämään viserrys syötteen. Tämä on hankalaa. Tulet jatkuvasti eksyä kirjaimet.

Aytekin Tank

Oletetaan käytät Gmailia - vaikka tämä menetelmä voidaan sovittaa tahansa tarjoajan (Hotmail, «Yandex», Yahoo) tai sähköpostitse (Outlook, Thunderbird tai Sylpheed). Ottaa silmäyksellä talletukset lukemattomia viestejä ja jatka.

1. Puhdista postilaatikkoosi

Siten hyväksymällä menetelmällä Saapuneet Zero, sinun on toimittava päättäväisesti. Avaa "Saapuneet" Valitse kaikki kertyneet sinne sähköpostit ja arkistoida ne kaikki kerralla. Jossain se näyttää olemassa hulluutta, mutta Tank suosittelee tehdä juuri näin.

Sinun täytyy aloittaa tyhjällä postilaatikkoon. Tämä opas ei auta, jos on "Saapuneet" kertynyt kymmeniä tuhansia kirjeitä. Joten varmuuskopio kaikista, ja aloittaa alusta.

Aytekin Tank

2. Kohtele kirjeitä aikajärjestyksessä

Kehittämään tätä hyödyllinen tapa, tarvitset tietty kuria. Kun käsittelet sähköposteja, aloittaa vanhimman viestin ja siirtyä tuoretta. Näin säästät aikajärjestyksessä ja saa sekoittaa.

Kirjoitusprosessi auttaa kaksi toimintoa Gmailissa:

Ota käyttöön "Automaattinen siirtyminen". Voit tehdä tämän, mene "Asetukset» → «General", selaa 'Automaattinen siirtyminen' ja sen käyttöön. Kun nyt vastata tai varmuuskopiointi Gmail viestit eivät palaat luettelo saapuneista viesteistä ja näyttää seuraavan viestin. Näin pystyt käsittelemään kirjaimet yksitellen siinä järjestyksessä kuin ne ovat saaneet, mitä häiriötekijöitä.

Käynnistä painiketta "Lähetä ja arkistoi" jos et ole käytössä. Avaa "Asetukset» → «Yleistä» ja löytää vaihtoehto 'Näytä' Lähetä ja arkistoi 'vastauksessa.' Näin säästät aikaa. Loppujen lopuksi, jos olet jo vastannut kirjeeseen, ei ole mitään järkeä pitää sitä "Saapuneet", eikö olekin? Napsauta Lähetä-painiketta, ja sähköpostin automaattisesti siirretty arkistoon.

Ja toinen tärkeä asia:

Älä käytä sähköposti chat. Mikään ei ole pahempaa kuin tuottaa hyvin pitkäketjuisten Vastauksen jatkuvasti mainittu kirjaimia. Jos sinun on puhua, käyttää Instant Messenger, chat Löysä tai yhteystietoja puhelimitse. Sähköposti ei sovi tähän.

Aytekin Tank

3. Vastasi - Arkisto

Pääsääntö on menetelmä Saapuneet Zero: kansion "postilaatikkoon" - tämä ei ole paikka, jossa haluat tallentaa postin. Kaikki sähköpostit postilaatikkoon on käsiteltävä välittömästi. Lue ne yksi kerrallaan ja vastata kaikkiin ja arkistoida, jos viesti vaatii vastausta, tai yksinkertaisesti arkistoida, jos vastausviesti ei tarvita.

Jos et voi heti vastata mitään sähköpostia, on olemassa kaksi vaihtoehtoa:

• Tallentaa sen sovelluksen-järjestäjä. Tämä voi olla Evernote, OneNote, tai Task Manager. Aseta päivämäärä, että ohjelma muistuttaa sinua kirjoittamaan vastauksen oikeaan aikaan.
• Jos voit vain kirjoittaa vastauksen, mutta tavoitteena on saada se jonkin ajan kuluttua, käytä laskennallinen toimitus Gmailissa. Sama voi Outlook, Thunderbird ja muille asiakkaille.

4. Just do it

Kaikki luonteeseen suuri ja mahtava David Allen. Jos sähköposti edellyttää toimia, joka vie muutaman minuutin, tee se nyt. Älä kopioi kirjeen tehtävälistan. Älä jätä se "Saapuneet" kansioon.

Jos sinun on suoritettava maksu, tee se nyt. Jos sinun täytyy lähettää palautetta kollegalle lähettää välittömästi. Jos asia ottaa pari minuuttia, ei ole järkevää lykätä.

Aytekin Tank

5. Käytä pikanäppäimet

pikakuvakkeet vähentävät merkittävästi aikaa sähköpostin käsittelyyn. Heidän kanssaan, sinun ei tarvitse ajaa hiiren kursori edestakaisin. Tank suosittelee muistaa ja käyttää kolmea pikanäppäimiä:

• E avain voit nopeasti arkistoida viestin. Lue, paina E, arkistoidaan. Se on yksinkertaista.
• R painiketta käytetään nopeasti kirjoittaa vastauksen. Jos haluat vastata viestiin, valitse se, kirjoita vastaus, me paina Enter.
• Fnäppäintä eteenpäin saanut sähköposteja muille vastaanottajille.

En usko, että tarvitset muita pikanäppäimiä. Gmailissa käytän vain kolme oikoteitä. Kaikki muu, siellä on hiiri. Mutta lueteltu pikanäppäimet avulla voit nopeasti suorittaa kolme yleisintä toimia sähköpostin, joten he säästää huomattavasti aikaa.

Aytekin Tank

6. Perustaa suodattimet

Sähköpostisuodattimet - uskomattoman kätevä työkalu, joka tekee paljon työtä sinulle. Riittää asettaa niitä kerran, ja ne säästää paljon aikaa.

Jos Saapuneet säännöllisesti löytää merkityksetön kirjeen (ilmoituksen Internet-palvelut, automaattiset postitus, ja niin edelleen), niin joko unsubscribe niistä, tai muokkaa suodattimia tällaisia ​​kirjeitä arkistoitu automaattisesti.

7. Saapuneet on tyhjä - Close-mail

Kun yrität keskittyä työhön, ei voida jatkuvasti hajamielinen sähköpostitse. Joten noudattaa sääntöjä, kun kansio "Saapuneet" on tyhjä, lähellä Gmail välilehden tai sähköpostiohjelma ja unohtaa postia muutaman tunnin. Vain olla mukana työssä.

Sammuta kaikki ilmoitukset saapuvien sähköpostiviestien. Ne ovat hyvin häiritseviä.

Voit avata uudelleen postinjakelu muutamia tunteja kertyneen viestinsä sinne, ja sitten mennä takaisin töihin. Tarkoituksena menetelmän Saapuneet Zero - voimassa itse ei saa häiritä saapuvat sähköpostit. Sinun täytyy hallita postilaatikkoon ilman sitä et.

Aytekin Tank

Jos olet kokeillut tekniikka Saapuneet Zero ja ovat valmiita kertomaan sinulle mitä sinulla, tai haluat paremman keinon - kirjoittaa kommentteja.

katso myös

• 9 tilapäinen sähköpostipalvelut →
• Kuinka selkeä Gmail tilin kaikista tarpeeton →
• 7 laajennukset Gmail, mikä säästää aikaa →