Miten kääntää «Google Spreadsheets" täydellisessä GTD-järjestelmä
Tuottavuus Verkkopalveluita / / December 23, 2019
Vuonna 2001 kirja ilmestyi hyllyille "Miten asioiden järjestyksessä: taiteen stressittömän tuottavuuden"Kirjoittanut David Allen (David Allen). Hänen asiantuntija tuottavuuteen ja ajankäytön on osoittanut, kuinka tärkeää on saada havaittua henkilökohtaisen, liiketoiminnan ja muihin tarkoituksiin.
Allen esitteli järjestelmä nimeltään GTD, Joka on auttanut lukuisia ihmisiä tuoda järjestystä niiden asioihin. Eräänlaisena kuoren sitä voidaan käyttää eri palveluja, kuten Wunderlist, Todoist, Trello ja Evernote, mutta usein ne ovat liian monimutkaisia tai riittävästi toiminnallista. Nämä palvelut eivät ole mitenkään itsestään selvää, mutta varteenotettava vaihtoehto - «Google Spreadsheets."
Etuja muihin sovelluksiin
1. Hyvä visualisointi = paremman käsityksen
Häiriö, fyysinen tai digitaalinen - on todellinen ongelma fysiologisia seurauksia. Yksi tärkeimmistä - tehokkuuden vähenemiseen. Kun tarkastellaan luettelo hankkeista, jotka vievät paljon tilaa tekstille ja kaikenlaisia investointeja, aivosi alkaa paniikkiin. Tämän vuoksi sinun tulee vähemmän tuottavia.
«Google Spreadsheets" puolestaan - joukko rivejä ja sarakkeita. Silloinkin, kun edessä silmäsi 35 hanketta, ne kaikki ovat yksinkertaisia elementtejä taulukossa: tuttu, kompakti ja samalla täynnä tietoa.
2. Helppo tulla ja muokata
Hyvä tuottavuus järjestelmä - on se, joka on helppo syöttää tietoja. Mikään ei saa häiritä lisäämällä projekteja ja tehtäviä, sekä niiden muutoksia.
Lisätä jotain pöytään, niin klikkaa solun ja kirjoittaa tekstiä. Ei ole olemassa punkkeja, vaihtoehtoja ja painikkeet - voit yksinkertaisesti kirjoittaa tekstiä kaikki mitä tarvitaan.
Tarvittaessa jonnekin lisätä sarakkeen, solujen yhdistämis-, ja niin edelleen - erilaisia vaihtoehtoja.
3. joustavuus
Mikä tahansa tuottavuutta järjestelmän on oltava riittävän joustava. Sinun pitäisi olla mukava lajitella ja suodattaa sisältöä, jotka perustuvat muuttuviin prioriteetteihin. «Google Spreadsheets" voit luoda suodattimia erilaiset perusteet.
Jotkut ihmiset, jotka noudattavat GTD ja muiden käytettävien järjestelmien kunkin tehtävän yhteydessä. Kuhunkin niistä kiinnittämällä kuten "@ puhelin" tai "@ tietokone", voit tarkastella Vain ne tapaukset, jotka ovat toteuttamiskelpoisia, missä olet, ja työkaluja, jotka on teiltä alle käsi.
Sisään «Google Spreadsheets" on erittäin helppo ylläpitää mukautettuja suodattimia useiden ehtojen. Voit vapaasti kutsua näitä suodattimia kuin haluat, mikä nopeuttaa etsimistä niitä.
4. Yksinkertaisuus ja leveys valmiudet
Yksi tärkeimmistä eduista taulukoiden - niiden yksinkertaisuus. Ja koska ne ovat helppokäyttöisiä, ne tarjoavat runsaasti mahdollisuuksia. Nämä on järjestetty helposti ja kommunikoida muita tietoja.
Voit luoda solun pelkkää tekstiä, ja voit kirjoittaa kaava, joka yhdistää useita paloja dataa toiminnon. Sinä päätät, miten se olisi yhdistettävä tiedot.
5. Cross-platform
Kaikki edellä mainitut sovelletaan kaikkiin ohjelmiin luoda taulukoita: Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numerot, ja niin edelleen. Kaikissa - samat perusperiaatteet rivit, sarakkeet ja kaavat. Mutta «Google Spreadsheets" toimivat täysin pilvessä, ja nopea ja luotettava.
Olet vapaa toimimaan minkä tahansa käyttöjärjestelmän, millä tahansa laitteella. Se on tarpeeksi on Internet-yhteys ja selain on asennettuna.
esimerkkejä käyttö
Oman GTD-dokumentti saattaa olla minkä tahansa määrän arkkeja. Kuvitella, että heillä on seitsemän.
- hankkeet. Allen mukaan hankkeella tarkoitetaan tehtävän, joka koostuu yli kahdessa vaiheessa ja joiden toteuttaminen edellyttää enintään 12 kuukautta. Luettelossa, voit tehdä mitä tahansa - vaikka hanke voidaan korvata moottoriöljyä.
- Tulevat liike. Luettelo asioita voi tehdä juuri nyt. Voit määrittää likimääräisen päivämäärät ja ensisijaisten toteuttamista.
- odotus. Mitä suorituskyvyn, jota odottaa muilta ihmisiltä. Lisää liittyvä projekteja ja tallentaa haluttaessa siitä viimeisen kerran puhuit nämä ihmiset.
- esityslista. Työt jotka on keskustellaan säännöllisissä kokouksissa. Jos esimerkiksi puhut kollegalle viikoittain kasvotusten, täytä sitten täällä, että haluamme neuvotella hänen kanssaan. On myös mahdollista lisätä sarakkeen liittyviin hankkeisiin.
- keskoskaappi. Listaa asioita haluat tehdä joskus, mutta vielä tiedä tarkalleen milloin.
- viikoittain tarkastelu. Tarkistuslista tehtäviä, että teet kun Tee yhteenveto viikolla. Tämä voi olla tarkistaa nykyisten hankkeiden ja uusien, sulkeminen "hännät", ja niin edelleen.
- päättyneiden hankkeiden. Raivata valmistunut projekti ja aseta se luettelosta ja Mark kun se päättynyt. Jos hanke oli pakko päästä eroon, se on myös kirjattava.
hankkeet
Sarakkeiden määrä tässä tiedotteessa voi olla erilainen, mutta on kaksi pääasiallista, johon koko järjestelmä perustuu: "Projektin tunnus" ja "Tulevat asioihin."
Projektin tunnus - on sen yksilöllinen numero. Osoitetaan tunnisteet ulottuu «Google Sheets." He voivat pitää kaikki organisaation järjestelmä. Jos esimerkiksi tallennat tiedostot ja muistiinpanoja hankkeisiin liittyvät muut palvelut, voit käyttää samoja numeroita niihin. Tämä nopeuttaa merkittävästi etsiä tiedostoja ja tietoja, ja voit pidä monia asioita mielessä.
Sarakkeessa "Tuleva tapaukset" seurataan kolme osa kunkin hankkeen:
- Kuinka monessa tapauksessa lisätty välilehti "Tulevat asioihin";
- kuinka monta kohdetta liittyy tässä projektissa on "odottaa" välilehti;
- elementteinä Hankkeeseen liittyvät sijaitsee välilehteä "ohjelma".
kaava - yksinkertainen tehtävä laskea, mikä vahvistaa nämä kolme välilehteä, ja antaa tietoa siitä, kuinka monta toimintaa, joka liittyy tähän hankkeeseen tunniste. Tämä sarake voit nopeasti löytää hankkeita ilman tehtävistä. Sekvenssi "0 | 0 | 0 "osoittaa, että on välttämätöntä joko lisätä toimia hankkeen tai lykätä sitä.
"Waiting" ja "ohjelma"
Näillä sivuilla osoittavat henkilön nimen, joita sinä tarvitset häntä, ja kun kysytään, se koskee mitä tahansa projektiin. Jos säännöllisesti tavata henkilön, niin se lähetetään "ohjelma". Milloin näet hänet vain satunnaisesti, sitten lisää se "odottaa".
keskoskaappi
Haastattelussa, Allen sanoi, että jos jokin hanke viikon ei ole liikkunut pätkääkään, se lähettää sen "hautomon". Idea on yksinkertainen: jos et tee hankkeen säännöllisesti, poista se luettelosta, joka on jatkuvasti mielessä. Koska tämä projekti on sekaisin ja sen seurauksena, on psykologinen este toteutettaessa merkittäviä tapauksia.
Joka viikko katsauksen "Incubator" ja joko muuttaa tilan hankkeen "aktiivinen" vai eivät kosketa sitä tai poistaa kokonaan.
viikoittain tarkastelu
Tämä välilehti auttaa varmistamaan, että tehtävälistat auttaa parantamaan henkilökohtaisia ja liike-elämän. Joten sinun täytyy jatkuvasti tarkistaa nämä luettelot ja pidä ne ajan tasalla.
"Weekly Review" voi koostua kysymyksiä ja ideoita pohdintaa. Itse asiassa tämä luettelo ainutlaatuisia laukaisimet muistuttaa tarpeesta projektin. Lisäksi se auttaa tarkistaa onko vielä saavuttamaan tavoitteet asiakkaan tarpeisiin.
päättyneiden hankkeiden
Jos sinun muistaa projektin tulos, jotta levy. Ja vaikka et tiedä, mitä hanke on päättynyt - esimerkiksi olet heittänyt sen - joskus hyödyllistä selvittää, milloin teit tämän päätöksen.
«Google Spreadsheets" Hyödyllisiä toimintoja
muistiinpanot
Niitä voidaan käyttää useilla tavoilla. Yksi niistä - kirjoittamaan kaikki mahdolliset tulevia tapauksia varten tietyn hankkeen. Sitten voit kopioida ne suoraan luetteloon "Tulevia asioihin", lisäämällä haluttu valmistumisajankohta.
Muistiinpanot ovat hyödyllisiä myös niiden käyttötarkoitusta. Huomautusten lisääminen hankkeen tilasta, juhlia tärkeitä merkkipaaluja ja lisää hyödyllistä tietoa.
Jos haluat lisätä merkinnän, hiiren kakkospainikkeella solua ja valitse "Insert note".
Kommentit
Kommentit, toisin kuin muistiinpanot alustetaan automaattisesti hyperlinkkejä, jotka voivat joskus olla hyötyä. Useita huomautuksia näkyy arkin välilehden alareunassa. Lisäksi kommentit, voit tehdä yhteistyötä muiden käyttäjien kanssa. Ne lisäävät samanlaisia muistiinpanoja.