12 yleisimmistä ongelmista Excel ja niiden ratkaisemisesta

Layfhakera lukijat ovat jo tuttuja Denis BatyanovymJoka kertoi meille Excel salaisuuksia. Tänään, Denis puhuvat miten välttää yleisimmät ongelmat Excel, usein luoda itselleen itsenäisesti.

Välittömästi sanon, että materiaali on tarkoitettu aloitteleville käyttäjille Excel. Tehokäyttäjät jo sytyttävät tanssi näissä harava useammin kuin kerran, joten minun tehtäväni on suojella sitä tästä nuori ja kokematon "tanssijoita".

Et anna taulukon otsikot

Monet Excel työkaluja, kuten lajittelu, suodatus, älykäs pöydät, pivot-taulukot, - tarkoittavat, että tiedot sisältävät sarakeotsikot. Muuten, et joko eivät voi käyttää niitä, tai he työskentelevät ei ole täysin oikea. Aina huolehtia oman taulukot sisältävät sarakeotsikot.

Tyhjät sarakkeet ja rivit pöytäsi

Se koputtaa Excel tuloksetta. Edessä tyhjä rivi tai sarake taulukossa, hän alkaa ajatella, että teillä on 2 pöytää yhden sijasta. Sinun täytyy jatkuvasti korjata häntä. Älä myöskään piilottaa toivottuja riviä / sarakkeet taulukkoon, on parempi poistaa ne.

Yhdelle arkille on pöytiä

Jos tämä ei ole pieni taulukot sisältävä viitearvot, joten sinun ei pitäisi tehdä.

Sinut hankalaa täysin työskennellä useassa taulukossa arkille. Esimerkiksi, jos taulukko on sijoitettu vasemmalle ja toinen oikealle, sitten suodatetaan samassa pöydässä vaikuttaa muihin. Jos taulukot on järjestetty toinen toisensa päälle, on mahdotonta käyttää kiinnityskohtien, sekä yksi taulukoissa on jatkuvasti etsiä ja tuottaa lisää manipulointia nousta hänen taulukkomuodossa osoitinta. On välttämätöntä sinulle?

Nämä keinotekoisesti yhdenlaisia ​​on järjestetty eri sarakkeisiin

Hyvin usein ihmiset tietävät Excel on riittävä pinta-parhain taulukon muodon:

Se näyttäisi meille viattomia tallentamista varten tietoja, myyntiedustajat ja niiden seuraamuksia. Tällainen taulukko ulkoasu on hyvin havaita ihmissilmällä, koska se on pienikokoinen. Mutta uskokaa minua, se on painajainen - yrittää hakea tietoja tällaisia ​​taulukoita ja vastaanottaa osavuosikatsauksensa (yhteenlasketut tiedot).

Se, että tämä muoto sisältää kaksi ulottuvuutta: kohtaan löytää jotain taulukossaSinun täytyy päättää linjalla, koskettaa sivuliikkeen, ryhmä ja agentti. Kun löydät oikean valua, sitten myöhemmin täytyy etsiä sarakkeen jo, koska osaansa tässä. Ja tämä "kaksiulotteisuudesta" huomattavasti vaikeuttaa työtä tällainen taulukko standardin Excel työkalut - kaavat ja pivot-taulukot.

Jos rakentaa pivot-taulukon, tulet huomaamaan, että et voi helposti saada tiedot vuoden tai neljänneksen, koska luvut ovat mukana eri aloilla. Sinulla ei ole kentän myynnin määrä, joka voidaan helposti manipuloida ja on 12 yksittäisiä kenttiä. Meidän täytyy luoda erillinen laskettu kenttä kädet vuosineljänneksellä ja vuoden kuitenkin onko kaikki yhdessä sarakkeessa, tiivistelmätaulukossa olisi tehnyt sen sinulle.

Jos haluat hakea standardin kaava summattu tyyppiä SUMIF (SUMIF), SUMMA.JOS.JOUKKO (SUMMA.JOS.JOUKKO), SUMPRODUCT (SUMPRODUCT), se on myös, että ne pystyvät toimimaan tehokkaasti tällä järjestelyllä pöytä.

Suositeltava taulukon muodon on seuraavanlainen:

Monimuotoisuus tietoa eri arkkia kirjan "mukavuussyistä"

Toinen yleinen virhe - se ottaa jonkinlainen standardin taulukon muodon ja tarvitsee älykkyyttä perustuvat näihin tietoihin, jakaa se erillisellä arkkia Excel työkirjan. Esimerkiksi usein luoda erilliset luettelot kunkin kuukauden tai vuoden. Tämän seurauksena työmäärän todellisuudessa tietoja analysoimalla kerrottuna arkkien luotu. Ei ole tarpeen tehdä niin. Kerätä tietoa yhdelle arkille.

Tiedot kommentit

käyttäjät usein lisätä tärkeitä tietoja, joita ne saattavat tarvita, kommentissa soluun. Pidä mielessä, että siellä on kommentteja, voit vain katsella (jos löytyy). Get it soluun vaikeaa. Suosittelen parempi jakaa erillisen sarakkeen kommentteja.

Sotkea formatoinnin

Ehdottomasti ei lisätä taulukon mitään hyvää. Se näyttää inhottava ihmisiä, jotka nauttivat pöydät. Parhaassa tapauksessa tämä ei anna arvoa pahimmillaan - ajattelevat et ole organisoitu ja huolimaton liiketoiminnassa. Pyrkiä seuraavaa:

1. Jokaisessa taulukossa on oltava yhtenäinen kaava. käyttö muotoilu Smart taulukot. Poista vanha muotoon solun tyyliä "Normal".
   
2. Älä valitse väri koko rivin tai sarakkeen. Korostavat tyyli tietyn solun tai alue. Tarjota "legenda" oman vastuuvapauden. Jos valitset solun edelleen tehdä niistä mitään toimenpidettä, väri ei ole paras ratkaisu. Vaikka lajittelu värin ja ilmestyi Excel 2007, ja 2010 - suodatus värin, mutta kun läsnä on yhden sarakkeen selkeä arvo jälkeen suodatetaan / lajittelu on vielä parempi. Väri - asia vapaakirjautumattomat. Tiivistelmätaulukossa esimerkiksi et vedä.
3. Tottua lisätä pöytään automaattiset suodattimet (Ctrl + Shift + L), Turvaaminen alueilla. Taulukko toivottavaa lajitella. Itse olen aina raivostutti kun sain viikoittain vastuuhenkilön hankkeen taulukko, jossa ei ollut suodattimen ja turvallisemmille alueille. Muista, että nämä "pienet asiat" säilytetään kovin pitkään.

solujen yhdistäminen

Yhdistä solut ainoastaan, jos ilman sitä millään tavalla. Yhdistämisiä on hyvin vaikea manipuloida alueesta, jolla ne ovat mukana. Ongelmia syntyy, kun siirrät solua, kun liittää soluja jne

Yhdistämällä tekstiä ja numeroita yhdessä solussa

Tuskallinen vaikutelma solu, joka sisältää useita, täydennetty tekstin taakse vakio "RR." Tai "USD", manuaalisesti. Varsinkin jos se ei ole painolaatan ja tavallinen taulukko. Aritmeettinen toiminnot kuten solujen luonnollisesti mahdotonta.

Numerot muodossa solun tekstin

Vältä numeerista tietoa solussa on tekstimuodossa. Ajan myötä jotkut soluista tämän sarakkeen, sinun tulee olla tekstimuodossa, ja jotkut tavallisia. Tämän ongelman vuoksi on kaavoilla.

Jos pöytäsi esitellään kautta LCD-projektori

Valita kaikkein erottuvalla väriyhdistelmiä ja taustoja. Se näyttää hyvältä projektorin tummalla pohjalla ja valoa kirjaimia. Kaikkein kauhean vaikutuksen punainen musta ja päinvastoin. Tämä yhdistelmä erittäin vähäkontrastiset tarkastella projektori - välttää sitä.

Excel arkki sivutilassa

Tämä on tila, jossa Excel osoittaa, miten levy jaetaan sivuja tulostettaessa. Sivun rajat vaaleansiniseksi. En suosittele työskennellä jatkuvasti tässä tilassa, jota monet tekevät, koska prosessilähtödataan näyttöön tulostimen osa kuljettaja, ja se on Riippuen monista tekijöistä (esim., Verkko tulostimen ja ei ole tällä hetkellä käytettävissä) täynnä podvisanie kuvankäsittelyä ja uudelleenlaskenta kaavat. Toimivat normaalisti.

Vielä hyödyllisempää tietoa Excel, katso Online Denis.