7 toimia, joilla voidaan työskennellä postisi nopeammin

Sotkua postilaatikkoon ei ole vain pilata hetkeä, vaan myös viiniköynnöksen tappaa tuottavuutta. Mitä pitää tehdä, jos vuori saapuvien sähköpostien kasvaa, ja sinulla ei ole aikaa käsitellä kaikkia tämän?

1. Eroon sotkua

Näitä ovat paitsi Frank roskapostia. Tämä ja uutiskirjeitä, ja valikoima alennuksia ja tarjouksia verkossa ostoksia - kaikki mitä kerran tilannut ja mihin aikaan käyttöön ajoittain. Ajatuksena on tämä: kun avaat sähköpostin, kuten kirjeitä häiritse sinua ja häiritsevät keskittymistä työhön.

Ei alistua ikuinen taistelu kaaosta, lähetämme tämän kirjeenvaihdon nimetyille alueille.

Microsoft Outlook 2016 Sen avulla voit määrittää suodatuksen saapuvan siten, että kirjaimet oletuksena matalan prioriteetin kehittynyt kansioon "Ei-kiireellinen". Täällä ne odottavat siivet, eivät kovettumia silmäsi.

2. Varmuuskopioida sähköpostiviestit, jotka ovat menettäneet merkitystään

Tietenkin, jos jokin ei tarvitse juuri nyt, se ei tarkoita, että se ei ole hyötyä tulevaisuudessa. Vielä saapuvat ja lähtevät viestit täytyy ylläpitämiseksi.

Viestit, jotka sisältävät tärkeitä tietoja, että nyt turhaan, tulee lähettää arkistoon. Kätevin tapa tehdä tämän automaattisesti, määrittämällä varmuuskopiot tietyllä jaksotus. Tässä on toimintojen sarjaa: "Tiedosto» → «Settings» → «Advanced" in 'Automaattinen arkistointi', paina "Määrittäminen Automaattinen arkistointi" ja valitse "Suorita automaattinen arkistointi joka N päivää", mainittava haluttu aika välein.

Luettelosta (CTRL + E), voit helposti selata arkistossa ja voi jatkaa keskustelua tarvittaessa. Tämän seurauksena postilaatikko ei ole täynnä, ja sinun ei tarvitse tuhlata aikaa yrittää löytää oikeat sähköpostin joukossa kovin osuva.

3. Jaetaan vastaanottajaryhmästä

Yli ja uudestaan ​​eikä tuota samantyyppisiä postituslistoille, luoda teemaryhmissä, jonka voit jakaa vastaanottajille sähköposteja.

Perhe, ystävät, työ projektiryhmä - näkymät Sen avulla voit lisätä ryhmä ihmisiä osoitekirjasta tai yhteystietosi Excelissä.

Mikä on mukava? Sinun ei tarvitse jatkuvasti lapio kaikki kohteet löytää oikea. Ryhmän sisällä voit nopeasti jakaa asiakirjoja, sitten yhdessä heidän kanssaan. Viestit lajitellaan keskustelut, joten voit nopeasti löytää tärkeää tietoa ja ratkaisemaan kiireellisiä asioita. Jos haluat luoda yhteysryhmän, paina CTRL + VAIHTO + L

4. Käytettävä mobiilisovellusta

Tapauksissa, joissa kiireellisesti käsitellä mitään ongelmaa, on tärkeää saada sähköpostin milloin ja missä tahansa - kotona ja tien päällä.

Outlook sovelluksia mobiililaitteisiin, voit tarkastella viestejä, työtä yhteyshenkilöille ja tiedostot älypuhelimesta tai tablet. Kaikki tiedot on välittömästi synkronoidaan, joten vaara, että joitakin tärkeitä tietoja välitän teille, on poissuljettu.

5. Määritä sähköpostien aikataulun

Ei ollut tarpeen ratkaista useita ongelmia suhteen kokopäiväisesti vaivaa, tehdä työtä etukäteen. Microsoft Outlook avulla voit automaattisesti lähettää viestejä tiettyyn aikaan.

Muista kaikki tiedot siitä, kuka, mitä ja milloin olet lupasi lähettää, on vaikeaa. Mahdollisuudet ovat hyvät, että et yksinkertaisesti unohda tehdä sitä. Määritä kirjoittaminen päivä ja lähtöaika, joten et saa häiritä toimituksen ilmoituksia kokouksia tai muistutuksia määräajoista lähestyy.

6. Hallinnoida sähköposti sääntöjen avulla

Outlook 2016 säännöt - ovat toimenpiteitä, joita sovelletaan automaattisesti viesteihin määritellyin edellytyksin. Säännöt on jaettu kahteen luokkaan: ilmoitus- ja organisaatiota.

Esimerkiksi voit asettaa äänen hälytyksiä viestit tahansa henkilö tai vain lähettää erillisessä ryhmässä tietyt sanat viestien otsikkokenttään. Käytä tarjosi palvelun malleja tai luoda omia sääntöjä. Niitä voidaan käyttää saapuvien tai lähtevien viestien yhden tai useita tilejä.

7. Pidä kaikki sähköpostiviestit yhdessä paikassa

Työ laatikko, henkilökohtainen sähköposti - eivät lisäänny yksiköitä ilman välttämättömyys. Paljon helpompaa, kun samanaikaisesti on pääsy kaikkiin sähköposteihin.

Outlook 2016, voit koota saapuvia viestejä useille tileille.

Lisätä tähän kontakti ryhmässä ja suodattamalla viestit, joilla on alhainen prioriteetti - säästää aikaa näyttää erittäin vaikuttava.

ohjelmistopaketti Microsoft Office 365, joka sisältää Outlook 2016- yhdistelmä tuttuja työkaluja uusia ominaisuuksia, jotka tekevät työstä helpompaa ja nopeampaa. Synkronoi asiakirjoja, postia ja kalenteritiedot, vuorovaikutus pilvityökalut ilman pääsyä verkkoon, ja pääsy teksteihin esityksiä selaimen - se vain pieni osa innovaatioista, jotka auttavat sinua selviytymään arjen tehtävät nopeasti ja ilman tarpeettomia ponnisteluja.